Bauprojekt-Zahlen stimmen nicht? Das sind die Ursachen

Die Baustelle läuft, der Bauherr ist zufrieden, und auf dem Papier sieht das Projekt gut aus. Dann kommt der Jahresabschluss – und die Marge ist deutlich kleiner als gedacht. Viele Schweizer Bauunternehmen kennen diese Situation. Das ist kein Zufall, sondern ein typisches Muster der Branche. In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Zahlen im Bauprojekt oft erst Monate später stimmen, welche Ursachen dahinterstecken und wie Sie Abweichungen erkennen, solange Sie noch gegensteuern können.

Bauprojekt-Zahlen stimmen nicht: Warum der Bau besonders anfällig ist

In kaum einer Branche liegen Leistung, Rechnung und Zahlung so weit auseinander wie im Bau. Ein Auftrag dauert oft Monate, manchmal Jahre. In dieser Zeit laufen viele verschiedene Kostenpositionen auf: Löhne, Material, Geräte und Subunternehmer.

Dazu kommen Eigenheiten, welche die Zahlen zusätzlich verschieben:

• Akonto- und Teilrechnungen, die dem Baufortschritt vorauslaufen oder hinterherhinken
• Nachträge und Regiearbeiten, die erst spät verrechnet werden
• Eingangsrechnungen von Lieferanten und Subunternehmern, die Wochen nach der Leistung eintreffen
• Viele Beteiligte: Bauleitung, Einkauf, Projektleitung, Buchhaltung und Geschäftsführung

Jede dieser Stellen ist eine Lücke, durch die Kosten verspätet sichtbar werden. Die Zahlen sind dann nicht falsch. Sie kommen zu spät.

Die häufigsten Ursachen für falsche Projektzahlen

Bauprojekt-Zahlen stimmen nicht? Dann liegt der Fehler selten an einer einzigen Stelle. Drei Ursachen tauchen aber immer wieder auf.

Fehlende Abgrenzungen: Leistungen und Kosten landen im falschen Zeitraum

Ein typisches Beispiel: Der Subunternehmer hat die Fassade im Juni fertiggestellt, seine Rechnung trifft aber erst im August ein. Ohne Abgrenzung fehlen diese Kosten im Juni-Abschluss. Das Projekt wirkt profitabler, als es ist. Im August kippt das Bild.

Umgekehrt gilt dasselbe für erbrachte, aber noch nicht verrechnete Leistungen. Wer sie nicht abgrenzt, unterschätzt den Stand des Projekts. Wie Sie beides sauber lösen, lesen Sie im Beitrag zur aktiven und passiven Rechnungsabgrenzung.

Vergessene Rückstellungen: unsichtbare Kosten werden später sichtbar

Rückstellungen decken Verpflichtungen ab, deren Höhe oder Zeitpunkt noch unsicher ist. Im Bau sind das vor allem Garantie- und Mängelarbeiten nach der Abnahme oder strittige Nachforderungen. Fehlen diese Rückstellungen, sieht das abgeschlossene Projekt zunächst gut aus. Die Kosten kommen trotzdem – nur später und ohne Vorwarnung.

Gut zu wissen: Ausstehende Rechnungen für bereits erbrachte Leistungen sind keine Rückstellung, sondern eine Abgrenzung. Wann welche Buchung passt, erklärt der Artikel zu Rückstellungen im Baugewerbe.

Fehlendes Projektcontrolling: Niemand weiss rechtzeitig, wo das Projekt steht

Die Buchhaltung zeigt, was passiert ist. Das Projektcontrolling zeigt, wohin sich ein Auftrag entwickelt. Beides ist nötig, aber nicht dasselbe.

Kern des Projektcontrollings im Bau ist der Soll-Ist-Vergleich: Geplante Stunden, Kosten und Erlöse werden laufend den tatsächlichen Werten gegenübergestellt. Regelmässig im Blick behalten sollten Sie mindestens diese Kennzahlen:

• Soll- und Ist-Stunden je Projekt
• Material-, Geräte- und Subunternehmerkosten im Vergleich zur Kalkulation
• Verrechnete Leistung im Vergleich zum Leistungsstand auf der Baustelle
• Voraussichtliche Marge bei Projektende

Wer diese Werte erst beim Jahresabschluss prüft, macht zwar eine Nachkalkulation für den Bau, kann aber nicht mehr steuern. Ein digitaler Monatsabschluss im Bau verkürzt diesen Abstand deutlich.

Das Kernproblem: Buchhaltung und Baustelle sprechen nicht dieselbe Sprache

Abgrenzungen, Rückstellungen und Controlling sind Werkzeuge der Buchhaltung. Die Informationen dafür entstehen aber auf der Baustelle. Genau an dieser Schnittstelle gehen sie verloren – und die Bauprojekt-Zahlen stimmen nicht mehr mit der Realität überein.

Einige typische Situationen aus dem Baualltag:

Achtung: Ein Tagesrapport, der erst am Ende der Woche aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, ist selten vollständig. Die Löhne werden trotzdem bezahlt, landen aber nicht auf dem Projekt.

Oft ist zudem nicht geregelt, wer offene Leistungen und erwartete Kosten an die Buchhaltung meldet. Eine häufige Lücke schliessen Sie, wenn Sie Regiearbeiten digital abrechnen – direkt dann, wenn sie anfallen.

Was Bauunternehmen konkret ändern können

Die meisten Ursachen lassen sich mit klaren Abläufen beheben. Diese fünf Massnahmen setzen genau dort an:

• Monatliche Projektabschlüsse einführen statt nur einen Jahresabschluss
• Abgrenzungen und Rückstellungen bei jedem Abschluss systematisch prüfen
• Projektbudgets aktualisieren, sobald Nachträge oder Mehrleistungen dazukommen
• Frühwarnindikatoren definieren, etwa für Abweichungen bei den Ist-Stunden
• Verantwortlichkeiten zwischen Projektleitung, Bauleitung und Buchhaltung festlegen

Praxis-Tipp: Legen Sie für jedes Projekt eine Schwelle fest, ab der die Projektleitung reagieren muss – zum Beispiel, wenn die Ist-Stunden den Soll-Wert eines Arbeitsschritts überschreiten. So wird aus einer Auswertung eine Entscheidung.

Von der Excel-Liste zum digitalen Projektcontrolling

Viele Schweizer KMU im Bau führen ihr Projektcontrolling noch in Excel. Das funktioniert, solange jemand die Daten von Hand zusammenträgt. Genau das ist der Engpass: Rapporte, Lieferscheine und Eingangsrechnungen liegen an verschiedenen Orten. Bis alles in der Liste steht, ist der Monat vorbei.

Eine integrierte Bausoftware führt die Daten aus Baustelle und Buchhaltung an einem Ort zusammen. Die Zahlen sind dann nicht nur korrekt, sondern aktuell.

So läuft das Ganze in SORBA: SORBA 360 verbindet Projektverwaltung, Rapportierung und Buchhaltung in einer Gesamtlösung für Schweizer Bauunternehmen. Ihre Mitarbeitenden erfassen Stunden direkt auf der Baustelle über die mySORBA App. Dadurch ist die Nachkalkulation tagesaktuell.

Soll- und Ist-Stunden stehen direkt nebeneinander, und die angefallenen Kosten lassen sich jederzeit mit dem Offert- oder Werkvertragswert vergleichen. Lieferscheine prüfen Sie im Tagesrapport, die Informationen gehen automatisch an die Buchhaltung. Mehrere Projekte werten Sie gleichzeitig aus. So sehen Sie Abweichungen, während das Projekt noch läuft.

Fazit: Gute Zahlen müssen rechtzeitig kommen

Bauprojekt-Zahlen stimmen nicht? Das liegt selten an falschen Rechnungen. Meist kommen die richtigen Informationen zu spät an. Wer Abgrenzungen, Rückstellungen und den Soll-Ist-Vergleich laufend pflegt, erkennt Verluste, solange sie sich noch abwenden lassen. Warten Sie nicht, bis die Zahlen stimmen. Sorgen Sie dafür, dass sie rechtzeitig stimmen.