E-Rechnung im Bau: Warum digitale Rechnungsprozesse immer wichtiger werden

Teilrechnungen, Nachträge, Rapporte und unterschiedliche Zahlungsstände gehören im Baualltag längst zur Routine. Gleichzeitig werden viele Informationen noch immer manuell zwischen Baustelle, Büro und Buchhaltung übertragen. Genau dort entstehen Zeitverluste, Rückfragen und unnötige Fehler. Die E-Rechnung hilft Bauunternehmen dabei, die Abläufe im Rechnungswesen zu vereinfachen und Rechnungsprozesse durchgängig digital abzubilden.

Die digitale Rechnung einfach erklärt: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale, strukturierte und maschinenlesbare Rechnung, die auch so versendet und bearbeitet wird. Anders als bei einer PDF- oder Papierrechnung können die Daten der E-Rechnung automatisch von einer Software eingelesen und weiterverarbeitet werden. Der gesamte Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Bezahlung ist komplett digital.

E-Rechnung in der Baubranche: Weniger Aufwand, mehr Produktivität

Für Bauunternehmen sind E-Rechnungen besonders interessant, weil hier sehr viele Rechnungen, Teilrechnungen und Nachträge verarbeitet werden. Die digitalen und automatisierten Prozesse sparen Zeit, vermeiden Fehler und sorgen dafür, dass Zahlungen schneller eingehen und besser verwaltet werden können. Die digitale Archivierung vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Baustelle, Büro und Buchhaltung zusätzlich enorm.

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Der digitale Rechnungsworkflow: So funktioniert E-Billing in der Schweiz

Der Ablauf einer E-Rechnung orientiert sich an dem Ziel, Rechnungen schneller, fehlerfrei und medienbruchfrei zu erstellen, zu versenden und zu verarbeiten. Sie verbinden digitale Projekt- und Buchungsprozesse miteinander. Der Workflow dahinter sieht so aus:

1. Leistungen und Projektdaten erfassen: Mitarbeiter erfassen Arbeitsstunden, Material, Maschinen oder Rapporte direkt im Projekt. Mit SORBA geht das auch mobil, direkt von der Baustelle aus.
2. Offerte, Auftrag und Rechnung erstellen: Die Software übernimmt bestehende Projekt- und Kundendaten automatisch in Vertragsangebot, Aufträge und E-Rechnungen. Dadurch bleiben alle Informationen konsistent.
3. Elektronischer Rechnungsversand in der Schweiz: Unternehmen versenden die Rechnung elektronisch, zum Beispiel als QR-Rechnung  oder über Standards wie swissDIGIN XML, Peppol oder EDI.
4. Automatisierung von Verarbeitung und Bezahlung: Der Empfänger liest die Rechnungsdaten direkt in die Buchhaltung ein. QR-Rechnungen erleichtern zusätzlich den Zahlungsprozess und den Abgleich offener Rechnungen. Mit SORBA können Bauunternehmen ihren QR-Einzahlungsschein direkt aus dem Projekt heraus erstellen.
5. Digital archivieren und auswerten: Unternehmen speichern E-Rechnungen revisionssicher für 10 Jahre und nutzen die Daten für Projektübersichten, Controlling und Nachkalkulation.

E-Rechnung in der Schweiz: So viel Zeit und Kosten sparen Bauunternehmen

Durch die Einführung der E-Rechnung kann ein Schweizer Bauunternehmen mit rund 100 Rechnungen pro Monat jährlich mehrere Arbeitstage einsparen. Wenn sich der Bearbeitungsaufwand pro Rechnung um nur 10 Minuten reduziert, ergibt das über 200 Stunden weniger Administrationsaufwand pro Jahr. Gleichzeitig lassen sich durch weniger Papier, Porto, Druck und manuelle Erfassung schnell 3000 bis 5000 CHF Verwaltungskosten jährlich einsparen.

Vorteile für Schweizer Bau-KMU: Digitale Rechnungsfreigabe und effizientere Abläufe

E-Rechnungen bieten viele Vorteile im Arbeitsalltag. Schweizer Bau-KMU erleichtern sie die Arbeit erheblich: Sie vereinfachen administrative Abläufe, schaffen mehr Übersicht und unterstützen Unternehmen dabei, effizienter zu arbeiten. Davon profitieren Schweizer KMU des Bauwesens besonders:

• Sie sparen Zeit: E-Rechnungen automatisieren viele Arbeitsschritte. Dadurch verbringen Mitarbeitende weniger Zeit mit manueller Bauadministration.
• Sie reduzieren Fehler: Digitale Rechnungsdaten vermeiden Tippfehler und doppelte Erfassungen. Das verbessert die Datenqualität und verhindert unnötige Rückfragen oder Verzögerungen.
• Prozesse sind standardisiert: Einheitliche digitale Abläufe sorgen für klare und nachvollziehbare Prozesse. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Baustelle, Büro, Buchhaltung und externen Partnern.
• Liquidität verbessert sich: Schnellere Bearbeitung und Freigaben führen oft zu schnelleren Zahlungseingängen. Unternehmen behalten ihre offenen Rechnungen besser im Blick und können ihre Finanzen zuverlässiger planen.
• Transparenz erhöht sich: Rechnungen lassen sich jederzeit digital nachverfolgen und einfach abrufen. Das schafft mehr Übersicht über Projekte, Kosten und Zahlungsstände.
• Mobile Nutzung ist möglich: Mitarbeitende können Rechnungen ortsunabhängig prüfen, freigeben oder abrufen, also auch direkt auf der Baustelle oder im Homeoffice. Das macht Prozesse flexibler und schneller

 Ein Mitarbeiter erstellt eine digitale Rechnung   

E-Rechnung erstellen: Was gilt in der Schweiz?

In der Schweiz wird die elektronische Rechnungsstellung immer beliebter. Viele Geschäftspartner und öffentliche Auftraggeber verlangen heute schon E-Rechnung. Der Grund: Der Markt verändert sich, die Digitalisierung schreitet voran und Unternehmen müssen mitziehen, um den Anschluss am Markt nicht zu verlieren.

E-Rechnung in CH: Das sind die Standards

Eine allgemeine Pflicht für E-Rechnungen für Unternehmen gibt es in der Schweiz aber aktuell noch nicht. Mit der Zeit haben sich aber rechtliche und technische Standards etabliert, die die Rechnungsprozesse vereinfachen sollen. Anders für Lieferanten der Schweizer Bundesverwaltung, Kantone und Gemeinden: Hier gilt die E-Rechnung bereits seit dem 1. Januar 2016 verpflichtend. Konkret heisst das, Rechnungen über 5.000 CHF müssen elektronisch eingereicht werden. Papierrechnungen werden in diesem Fall nicht akzeptiert.

💡 Elektronische Rechnungen müssen zudem 10 Jahre lang digital aufbewahrt werden. Eine elektronische Signatur ist nicht grundsätzlich vorgeschrieben, kann jedoch von Behörden oder Geschäftspartnern verlangt werden.

QR-Rechnung und ZUGFeRD: Diese Formate sind in der Schweiz relevant

Auch bei den Formaten schreibt die Schweiz keine einheitlichen Standards vor. Besonders verbreitet und meistens empfohlen sind jedoch swissDIGIN XML, UBL 2.0, CII XML 2.0. Auch der Umgang mit QR-Rechnungen ist im Schweizer Markt von Bedeutung. Elektronische Rechnungen werden häufig über EDI, E-Invoicing-Plattformen oder das Peppol-Netzwerk versendet.

So digitalisiert SORBA den Rechnungsprozess

SORBA unterstützt Bauunternehmen im Umgang mit E-Rechnungen, indem der gesamte Ablauf digital und projektbezogen verbunden wird. Die Software verknüpft administrative Prozesse direkt mit den Baustellen- und Projektdaten. Dadurch reduziert SORBA den manuellen Aufwand und somit den grössten Zeitfresser auf der Baustelle erheblich. So hilft SORBA konkret:

Von der Offerte bis zur Rechnung:

SORBA bildet den gesamten Prozess digital in einer durchgängigen Lösung ab. Leistungsbeschreibungen und Projektdaten werden nur einmal erfasst und anschliessend für Offerten, Auftragsbestätigungen, Teil- und Schlussrechnungen weiterverwendet.

Schnittstellen zur Buchhaltung:

Rechnungen lassen sich direkt in die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung übernehmen. Dadurch vermeiden Bauunternehmen doppelte Datenerfassungen und beschleunigen die Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungen an Kreditoren.

QR-Rechnung für den Bau erstellen:

SORBA unterstützt die in der Schweiz etablierten QR-Rechnungen und ermöglicht deren Erstellung und Verarbeitung direkt im System. Mit der myQR-Scan-App können QR-Codes mobil gescannt und automatisch in die Buchhaltung übernommen werden.

Projektbezug:

Sämtliche Rechnungen, Rapporte und Kosten bleiben direkt mit dem jeweiligen Bauprojekt verknüpft. Dadurch behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über Kosten, Leistungen und offene Zahlungen pro Baustelle.

Nachkalkulation:

SORBA nutzt Daten aus Rapportierung, Offertwesen und Rechnungsstellung für eine projektorientierte Nachkalkulation. Bauunternehmen erkennen so frühzeitig Abweichungen und können ihre Kalkulation laufend verbessern.

💡 Mehr dazu finden Sie in der E-Rechnung-Modulanleitung!

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Digitale Rechnung für Hochbau, Tiefbau und mehr

Planen Sie Projekte, rapportieren Sie Leistungen oder möchten Sie Rechnungen direkt mit Ihren Baustellen verknüpfen, dann eignet sich SORBA besonders für Ihren Bau- und Handwerksbetrieb. Je nach Gewerbe unterstützt die Software unterschiedliche Anforderungen im Arbeitsalltag:

• Hochbau: Verwaltung von Offerten, Regierapporten, Teilrechnungen und Nachkalkulationen für Wohn- und Gewerbebauten auf Basis des Normpositionen-Katalogs.
• Tiefbau: Unterstützung bei komplexen Bauprojekten mit Leistungserfassung, Maschinenrapporten und projektbezogener Kostenkontrolle.
• Maler- und Gipserbetriebe: Einfache Erstellung von Offerten und Rechnungen für kleinere und mittlere Bauprojekte und saubere Nachkalkulationen.
• Garten- und Landschaftsbau: Projektbezogene Planung und Abrechnung von Arbeitsstunden, Maschinen und Materialien direkt von der Baustelle aus.
• Weitere Ausbaugewerbe: Auch Handwerker wie Dachdecker, Holzbau-, Metall-, Gerüst- und Spenglerunternehmen, profitieren von digitalen Prozessen rund um Rapportierung, Rechnungsstellung und Projektcontrolling.

Die E-Rechnung für die Baubranche: Mit SORBA fit für die Digitalisierung

Der richtige Zeitpunkt, um die eigenen Prozesse im Bauunternehmen konsequent zu digitalisieren, ist jetzt, denn die Digitalisierung der Rechnungsprozesse bietet Bauunternehmen klare Vorteile: Sie reduziert administrative Aufwände und sorgt für klar strukturierte Abläufe. Das bedeutet mehr Effizienz und mehr Zeit im Tausch für einen einzigen Schritt: Eine Demo im SORBA 360 Büro gibt einen praxisnahen Einblick in die Lösung. Für den optimalen Einstieg empfiehlt sich zudem eine persönliche Beratung.

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