Häufige Fehler in der Buchhaltung von Bauunternehmen erkennen und umgehen

Komplexe Bauprojekte, wechselnde Handwerkerrechnungen und aufwendige Lohnabrechnungen führen in der Baubranche immer wieder zu typischen Buchhaltungsfehlern. Gerade für Bau-KMUs ist die Buchhaltung eine Herausforderung: Zu viele Belege, zu wenig Zeit und fehlendes Fachwissen sind häufige Gründe für Fehler in der Buchhaltung solcher Bauunternehmen. Ein klassisches Beispiel: Eine falsch verbuchte Materiallieferung führt zu Mehrwertsteuer-Differenzen, die bei der nächsten Revision teuer werden können. Häufige Fehler entstehen meist dort, wo Prozesse fehlen oder veraltet sind. Dieser Artikel zeigt die häufigsten Fehler in der Buchhaltung im Bau auf und erklärt, wie man diese mittels digitaler Software effizient erkennen und vermeiden kann.

Warum Bauunternehmen ihre Buchhaltung falsch aufsetzen

In der Baubranche liegt der Fokus verständlicherweise auf dem, was auf der Baustelle passiert: Planung, Ausführung, Koordination. Genau hier beginnt eines der häufigsten Probleme in der Buchhaltung von Bauunternehmen. Denn: Wer sich nur auf die Baustelle konzentriert, verliert den Überblick über Zahlen, Kosten und Pflichten im Hintergrund. Die Buchhaltung im Bau wird zur Nebensache, mit teuren Folgen. Doch warum läuft es so häufig falsch mit der Buchhaltung? Hier sind einige zentrale Gründe:

Fehlendes Know-how im kaufmännischen Bereich

Viele Bauunternehmer sind Experten für Beton, Holz oder Kabel, aber keine Buchhalter. Ohne solides kaufmännisches Wissen ist es schwierig, Handwerkerrechnungen, Lohnabrechnungen, Spesen oder Material korrekt zu verbuchen. Die Folge: Typische Buchhaltungsfehler, die zu falschen Bilanzen oder sogar rechtlichen Problemen führen können.

Buchhaltung wird nebenbei erledigt

Gerade in Bau-KMU übernimmt oft der Geschäftsführer oder eine externe Stelle ohne Branchenkenntnis die Buchhaltung. Das spart zwar kurzfristig Zeit, führt aber langfristig zu häufigen Fehlern in der Buchhaltung von Bauunternehmen, besonders bei der Trennung von Projektkosten, Löhnen und Materialaufwand.

Unklare Kostenstruktur 

Ohne klare Trennung der Kostenarten, etwa zwischen Lohn, Material, Maschinenstunden oder Spesen, wird die Projektkalkulation zur Blackbox. Das erschwert die Nachkalkulation und die strategische Planung. Eine korrekte Buchhaltung für Bauunternehmen braucht eine Struktur, die branchenspezifisch passt.

Fehlende Digitalisierung und Tools

Noch immer arbeiten viele mit Excel oder veralteten Systemen, die nicht für die Baubranche in der Schweiz ausgelegt sind. Fehlerhafte oder nicht integrierte Tools führen zu doppelter Arbeit, fehlerhaften Einträgen und fehlender Transparenz. Dabei wäre Buchhaltung im Bau einfach erklärt und digitalisiert der Schlüssel zur Effizienz.

Die Buchhaltung in der Baubranche ist ein zentrales Steuerungsinstrument. Wer typische Fehler vermeidet und auf digitale Lösungen mit Branchen-Know-how setzt, spart Zeit und Nerven und sichert die Zukunft seines Unternehmens.

Die 7 häufigsten Fehler in der Bau-Buchhaltung 

In der Schweizer Bauwirtschaft kann eine saubere Buchhaltung über Erfolg oder Frust entscheiden. Trotzdem schleichen sich immer wieder typische Fehler ein, die Zeit, Geld und Nerven kosten. Die Fehler sind oft vermeidbar, und zwar mit klaren Prozessen, digitalen Lösungen und dem passenden Werkzeug. Hier sind die häufigsten Fehler in der Bau-Buchhaltung und was man dagegen tun kann:

1. Belege auf Thermopapier: Thermopapier verblasst schnell. Ohne digitale Sicherung verschwinden wichtige Belege und damit die Nachvollziehbarkeit. Das ist besonders kritisch bei Steuerprüfungen oder Projektabrechnungen, wo jeder Nachweis zählt. Tipp: Belege sofort digitalisieren und zentral ablegen. 
   
2. Projektkosten auf Abwegen: Eine falsche Kontierung, und schon sind Kosten dem falschen Projekt zugewiesen. Besonders bei Bauprojekten mit vielen Beteiligten ist präzises Buchen entscheidend. Diese Fehler führen zu falschen Auswertungen und können die Nachkalkulation massiv verfälschen. Automatisierte Projektzuweisungen schaffen Abhilfe. 
   
3. Unordnung im Debitoren-/Kreditorenmanagement: Offene Rechnungen, doppelte Zahlungen, vergessene Mahnungen: All das passiert, wenn kein klares System dahintersteckt. Ohne Überblick über Zahlungseingänge und -ausgänge droht Liquiditätsengpass. Eine strukturierte Softwarelösung schafft Ordnung und spart bares Geld. 
   
4. MwSt-Fallen bei Subunternehmern: Die korrekte MwSt-Abrechnung ist komplex, besonders bei Leistungen durch Subunternehmer. Ein häufiger Fehler in der Buchhaltung im Bau: falsche MwSt-Codes oder -Sätze. Das führt nicht selten zu Nachzahlungen oder Problemen bei der Revision. Regelmässige Schulung und ein System mit automatischer MwSt-Prüfung helfen. 
   
5. Garantieleistungen? Vergessen! Aufwände für Garantieleistungen treten oft später auf und wurden bei der Projektabrechnung nicht berücksichtigt. Diese Nachträge können die Marge empfindlich drücken, wenn sie nicht eingeplant sind. Wer vorausschauend kalkuliert und Rückstellungen bildet, vermeidet böse Überraschungen. 
   
6. Kontenplan – veraltet und unvollständig: Ein veralteter oder schlecht gepflegter Kontenplan führt zu Inkonsistenzen in der Buchhaltung. Das erschwert Auswertungen, Projektvergleiche und kann zu unnötigem Mehraufwand bei der Revision führen. Moderne Buchhaltungssoftware hält den Kontenrahmen aktuell und passt sich der Baupraxis an.
   
7. Medienbrüche durch Excel & Co.: Zwischen Excel-Listen, Word-Dokumenten und separaten Tools entstehen schnell doppelte Erfassungen, mit Fehlern und Mehraufwand. Diese Insellösungen erhöhen das Risiko für Zahlendreher, Versionskonflikte und unvollständige Daten. Die Lösung: eine integrierte Bau-Buchhaltungssoftware, die alles zentral abbildet.

    Laptop mit Arbeitshelm und digitalen Icons, die für die Digitalisierung im Baugewerbe stehen.

So erkennen und korrigieren Sie Buchhaltungsfehler rechtzeitig 

Im Bauwesen ist Zeit Geld. Fehlerhafte Buchhaltung kann schnell beides kosten. Ob kleinere Unachtsamkeit oder strukturelles Versäumnis: Fehler in der Buchhaltung am Bau bleiben selten ohne Folgen. Umso wichtiger ist es, typische Warnsignale frühzeitig zu erkennen, gezielt gegenzusteuern und so die Kontrolle zu behalten:

Warnsignale, die Sie nicht ignorieren sollten

Achten Sie auf diese typischen Hinweise, dass Buchhaltungsfehler im Bauprojekt schlummern könnten:

• Unklare oder schwankende Liquidität, obwohl Einnahmen und Ausgaben eigentlich planbar wären
• Häufige Nachträge oder korrigierte Rechnungen, besonders bei Projekten mit mehreren Subunternehmern
• Rückfragen vom Treuhänder, die sich wiederholen oder ins Detail gehen
• Nicht verbuchte Regiearbeiten, Materialeinkäufe ohne Belege oder falsch zugewiesene Kostenstellen

Diese Anzeichen sind oft die Spitze des Eisbergs. Sie deuten darauf hin, dass es in der Buchführung knirscht.

Ihre Checkliste zur Fehlervermeidung 

Mit einer einfachen, aber wirkungsvollen Routine behalten Sie die Übersicht:

• Regelmässige Abstimmung von Kontoauszügen und Projektkonten (mind. monatlich)
• Belegprüfung und -zuordnung direkt nach Eingang oder Zahlung
• Projektkosten laufend überwachen – inkl. Soll-Ist-Vergleich
• Bautagesrapporte & Regieberichte sauber erfassen
• Umsatzsteuervoranmeldung prüfen: korrekt gebucht, korrekte Perioden?

So korrigieren Sie Buchhaltungsfehler effizient 

Fehler passieren. Entscheidend ist, wie Sie damit umgehen:

• Belege nachfordern oder digital verwalten, z. B. via mySORBA
• Fehlbuchungen markieren und kommentieren statt stillschweigend zu ändern
• Mit dem Treuhänder Rücksprache halten, bevor grössere Korrekturen gemacht werden
• Notizen zur Korrektur dokumentieren, damit die Revision nachvollziehbar bleibt

Ein gutes Belegmanagement ist die halbe Miete, idealerweise digital und projektbezogen organisiert.

Transparenz ist das beste Werkzeug 

Fehler in der Bau-Buchhaltung entstehen oft im Schatten fehlender Kontrolle. Transparenz und laufende Buchungsprüfung (z. B. mit Software-Unterstützung) helfen, Unstimmigkeiten rechtzeitig zu entdecken und zu verhindern, dass kleine Lücken zu grossen Problemen werden.

Kurzinterview: Buchhaltungsfehler in der Praxis 

„Viele arbeiten immer noch wie vor 30 Jahren.“

– Daniel Nufer, kaufmännischer Aussendienst bei SORBA

Chaotische Abläufe, dezentrale Zuständigkeiten und ein Wildwuchs an Schnittstellen: In vielen Bauunternehmen läuft die Buchhaltung alles andere als effizient. Dabei gäbe es längst digitale Lösungen, die genau hier ansetzen. Im Interview erklärt Daniel Nufer, kaufmännischer Aussendienst bei SORBA, woran es in der Praxis oft scheitert – und wie Bauunternehmen mit der Gesamtlösung von SORBA ihre Buchhaltung endlich in den Griff bekommen:

Frage 1: Was sind aus Ihrer Sicht die grössten Fehler, die Bauunternehmen in der Buchhaltung machen?

Antwort: In der Buchhaltung selbst liegt meistens kein Problem vor. Aber die Art und Weise, wie diese konzipiert bzw. organisiert ist, ist teils recht chaotisch und unstrukturiert (siehe Punkt 3). Es werden Dinge von der Finanzbuchhaltung über die Kreditorenbuchhaltung bis zur Lohnbuchhaltung ausgelagert, weil entweder nicht bekannt ist, dass SORBA das alles mit der Gesamtlösung abdeckt. Oder es geschieht schlichtweg aus Gewohnheit, nach dem Motto: «Jo… mä hät das halt scho di letschte 30 johr so gmacht». Meistens besteht bei letztgenanntem Fall die simple Angst, dass die Umstellung einen riesigen Haufen Arbeit mit sich bringt.

Frage 2: Wie kann SORBA konkret dabei helfen, diese Stolperfallen zu vermeiden?

Antwort: Diese Stolperfallen à la „Schnittstellen oder Doppelspurigkeit“ lassen sich mit der Gesamtlösung nahtlos in das bereits bestehende System integrieren. Der anfängliche einmalige Mehraufwand der Stammdaten-Erfassung amortisiert sich quasi durch den anschliessend enorm optimierten Prozess. Durch die Gesamtlösung entfallen die dezentralen Probleme wie «Habe ich diese falsche Kreditoren-Rechnung dem externen Buchhalter schon per Mail geschickt? Diese muss storniert werden… Hat er sie etwa schon bezahlt und verbucht?» oder «Habe ich dem Treuhänder diese Krankentaggeld-Abrechnung für einen Mitarbeiter für die Lohnbuchhaltung schon übermittelt? Ist diese schon in irgendeinem Lohn korrekt berücksichtigt worden?» Solche Probleme entstehen mit der Gesamtlösung schon gar nicht, da sämtliche Fragen in einem einzigen System beantwortet werden können.

Frage 3: Haben Sie ein Beispiel aus der Praxis, wo ein Unternehmen dank SORBA seine Buchhaltung in den Griff bekommen hat?

Antwort: Ja, schon mehrere. Bei einem Kunden war es wirklich sehr extrem. Er stellte monatlich mühsam sämtliche Belege zu sämtlichen Bankbelastungen/-Gutschriften für einen externen Buchhalter zusammen. Dringende Rechnungen bezahlte er selbst. Weniger dringende liess er über den Buchhalter bezahlen. Die Debitoren kamen aus dem SORBA (Auftragsabwicklung), die Kreditoren wild durcheinander in Postform, teilweise als PDFs oder Mails mit Word-Dokumenten.

Der Buchhalter musste insbesondere bei den Kreditoren immer rückfragen, welche Rechnungen der Kunde denn schon selbst bezahlt hatte, ob mit oder ohne Skonto, und welche Rechnungen er jetzt noch selbst in Auftrag geben müsse. Bei den Debitoren (grössere Projekte, gleicher Bauherr) war die Schwierigkeit, gleich hohe Akonti bei den richtigen Objekten/Projekten abzubuchen. So entstanden beispielsweise Abstimmungsschwierigkeiten bei der Abgrenzung der angefangenen Arbeiten.

Diese mühsame Buchhaltung wurde dann noch von einem weiteren, anderen Treuhandbüro kontrolliert, und der Abschluss gemacht. Dieser musste aber noch von einer anderen Revisionsstelle revidiert werden. Bei Rückfragen gab es dann Chaos. Die Revisionsstelle fragte dann den Treuhänder, der wiederum den Buchhalter, der seinerseits wieder den Kunden fragen musste, der die Belege (da ja Buchhaltung extern) raussuchen musste.

Heute sieht das bei diesem Kunden allerdings ganz anders aus: Er macht von A-Z alles sofort mit der Gesamtlösung (inkl.  Visumskontrolle Kreditoren), da er ja die Unterlagen schon hat. Die MwSt-Abrechnung lässt er ebenfalls via SORBA per Knopfdruck raus. Der Treuhänder (externer Buchhalter entfällt ja jetzt) kontrolliert nur noch einmal im Zuge des Abschlusses die Buchungen und MwSt-Abrechnungen des Kunden via Fernzugriff direkt in SORBA. Wenn der Abschluss bereit für die Revision ist, kann der Kunde auf einen einzigen Export-Button in der SORBA-Finanzbuchhaltung drücken, der sämtliche Belege digital für die Revision bereitstellt.

Kurzum: Durch die Gesamtlösung erledigt der Kunde zwar diverse Punkte selbst. Da diese aber zentral und digital in der Gesamtlösung sind, vermeidet er Schnittstellen und Doppelspurigkeiten. Es wird nicht über ein Problem geredet, das dann irgendwann und irgendwo bearbeitet und nochmals kontrolliert wird, sondern es wird angeschaut und sofort gelöst.

SORBA als Lösung: Buchhaltung, für die Baupraxis gemacht 

Fehler in der Buchhaltung kosten Zeit, Nerven, und mitunter viel Geld. Das liegt daran, dass viele digitale Buchhaltungs-Lösungen zu allgemein oder zu kompliziert für den Baustellenalltag sind. Genau hier setzt SORBA an, die Gesamtlösung für den Bau, die speziell für die Praxis entwickelt wurde.

Branchenfokus: Von Profis für Profis 

SORBA versteht die Buchhaltung im Bau, weil es aus der Branche für die Branche entwickelt wurde. Bauunternehmen profitieren von einem System, das typische Bauprozesse wie Projektkostenrechnung, Regiearbeiten oder Intercompany-Subunternehmer-Abrechnung direkt integriert, ohne Umwege über externe Tools.

Alles aus einer Hand 

Mit der SORBA-Gesamtlösung für den Bau ist alles verbunden, auch in den Apps: Von der Lohnabrechnung, über Rechnungsstellung, Debitoren/Kreditoren, bis hin zur Kostenkontrolle. Die tiefe Integration spart nicht nur Arbeitsschritte, sondern vermeidet auch typische Fehler in der Buchhaltung im Bau, die durch manuelle Doppelarbeit entstehen.

Fehlervermeidung durch Struktur 

Automatische Prüfungen, smarte Vorlagen und eine klare Struktur helfen dabei, Stolperfallen zu vermeiden, von der korrekten MwSt-Abrechnung bis zum Jahresabschluss. So minimieren Sie das Risiko und behalten die Kontrolle.

Weniger Stress bei Abschluss und Controlling

Mit wenigen Klicks behalten Sie Ihre Projekte im Griff. SORBA liefert die Zahlen, die zählen, ob im Controlling oder bei der Betriebsprüfung. Die intelligente Verknüpfung spart Zeit und gibt Sicherheit.

Buchhaltung als Werkzeug, nicht als Risiko

SORBA macht die Buchhaltung im Bau zum echten Vorteil. Statt Fehler zu korrigieren, können Sie sich auf den Bau konzentrieren, und auf Ihre Projekte. Mit SORBA wird Ihre Buchhaltung zum Werkzeug anstatt zum Risiko.