Von Papierbergen zu digitaler Effizienz: Arbeiten für den digitalen Monatsabschluss im Bau

Im Schweizer Baugewerbe ist es von grosser Bedeutung, einen Überblick über die Finanzen des eigenen Unternehmens zu haben. Die vielen Herausforderungen in der Branche, etwa Konkurrenzkampf, Fachkräftemangel und Lohndumping, machen dies notwendiger denn je. Geschäftsabläufe müssen immer effizienter werden, Entscheidungen auf immer genaueren Daten getroffen werden, um langfristige Ziele zu erreichen. In diesem Zusammenhang ist der Monatsabschluss in der Buchhaltung ein zentrales Instrument. Er hilft Unternehmen dabei, die eigene finanzielle Stabilität zu überprüfen und so sicherzustellen. In diesem Blogartikel erläutern wir die Bedeutung des Monatsabschlusses und zeigen auf, wie die Digitalisierung dabei behilflich ist, Workflows zu optimieren und die Finanzen nachhaltig im Griff zu behalten.

Definition: Was ist der Monatsabschluss?

Der Monatsabschluss ist ein wichtiger buchhalterischer Prozess im Bau. Mit ihm lässt sich die finanzielle Situation eines Unternehmens am Ende jedes Monats bewerten. Zugleich dient er als Prüfung, ob es seine finanziellen Ziele erreicht. Der Monatsabschluss umfasst die Überprüfung aller finanziellen Transaktionen des abgelaufenen Monats - einschliesslich Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Lohnabrechnungen und anderer wichtiger Finanzdokumente. Ziel ist es sicherzustellen, dass alle Konten korrekt gebucht wurden und dass das Unternehmen über ausreichende liquide Mittel verfügt, um seine laufenden Verpflichtungen zu erfüllen.

Vorarbeiten zum Monatsabschluss

Für den Monatsabschluss im Baugewerbe sind verschiedene grundlegende Vorbereitungen zu treffen. Die Buchhaltung spielt hierbei eine zentrale Rolle. Sie muss alle finanziellen Transaktionen korrekt erfassen, damit eine aussagekräftige Auswertung möglich ist. Im Rahmen des Monatsabschlusses müssen in der Regel auch die Kostenrechnung, das Controlling und der Zahlungsverkehr überprüft werden. Zudem sind Belege und Unterlagen für die Buchhaltung und Steuererklärung aufzubereiten. In der Schweiz gilt für den Monatsabschluss das Obligationsrecht (OR), während in Deutschland das Handelsgesetzbuch (HGB) greift.

Software hilft beim Monatsabschluss

Für den Monatsabschluss können verschiedene Software-Lösungen genutzt werden, die den Prozess erleichtern und beschleunigen. Zudem ist es wichtig, dass die Lohnabrechnung und die Auftragsabwicklung korrekt erfasst werden, um eine zuverlässige Auswertung zu gewährleisten. Der Monatsabschluss ist aber nicht nur wichtig, um eine aktuelle finanzielle Lage des Unternehmens zu erhalten, sondern auch als Vorbereitung für den Jahresabschluss, bei dem die Monatsabschlüsse konsolidiert und geprüft werden. Eine Checkliste ist hilfreich, um alle für den Monatsabschluss relevanten Aufgaben zu erledigen:

10 Punkte: Checkliste für den Monatsabschluss

Beim Erstellen des Monatsabschlusses lohnt es sich, planvoll vorzugehen. Eine Checkliste kann dabei helfen, die Schritte für den Monatsabschluss systematisch festzulegen. Im Baugewerbe können diese wie folgt aussehen:

1. Erfassung aller Geschäftsvorfälle im betrieblichen Rechnungswesen (z.B. Buchhaltung, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Zahlungsverkehr, Lohnabrechnung).
2. Kontrolle und Verbuchung der offenen Posten, inklusive Kontenabstimmung und Überprüfung der Kassenbestände.
3. Erstellung von Auswertungen wie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), der Bilanz sowie des Saldenblattes.
4. Überprüfung der Auswertungen auf Plausibilität und Abweichungen.
5. Gegebenenfalls Korrekturen der Buchungen, um ein korrektes Ergebnis zu erhalten.
6. Erstellung von Auswertungen zur Überwachung der Auftragsabwicklung und des Projektfortschritts.
7. Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften, wie z.B. der Steuervorschriften oder buchhalterischer Standards.
8. Erstellung einer Zusammenfassung der Ergebnisse des Monatsabschlusses.
9. Wenn nötig, Einleitung von Massnahmen zur Verbesserung von Prozessen oder zur Optimierung von Kosten.
10. Archivierung aller relevanten Unterlagen in der Dokumentenmanagement Software.

Besonderheiten des Monatsabschlusses in der Baubranche

Beim Monatsabschluss von Bauunternehmen können Besonderheiten auftreten, die so in Branchen vielleicht eher untypisch sind. Dazu gehört zum Beispiel, dass es langfristige Bauprojekte gibt, deren Abschluss komplexer ist. Das heisst: Im Laufe des Projekts können Änderungen an Kosten und Zeitplan auftreten, die sich auf den Monatsabschluss auswirken. Zudem erfordern die Verfolgung und Zuordnung von Kosten und Einnahmen zu bestimmten Projektphasen oder -aktivitäten eine gründliche Buchhaltung und Kostenrechnung. Hinzu kommt, dass unterschiedliche Steuersätze für verschiedene Arten von Bauprojekten gelten, was eine sorgfältige Überprüfung der Rechnungslegung erforderlich macht.

Änderungen der Vorschriften beeinflussen Monatsabschlüsse

Und noch etwas gilt in besonderem Masse für Unternehmen im Bau: Das Baugewerbe ist regelmässigen Änderungen der Vorschriften und Regulierungen ausgesetzt, was sich auch auf die Anforderungen an den Monatsabschluss auswirken kann. Ebenso ist die Einhaltung von baurechtlichen Vorschriften, beispielsweise bei der Abrechnung von Subunternehmern, zu berücksichtigen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung und Projektleitung ist wichtig, um eine korrekte Erfassung der Kosten für die Monatsabschlüsse sicherzustellen.

Herausforderungen beim Monatsabschluss

Bei wichtigen, wiederkehrenden Prozessen sollten Unternehmen besonders sorgsam arbeiten und ihre Workflows immer weiter anpassen. Das gilt auch für den Monatsabschluss. Beim Monatsabschluss können nämlich verschiedene Herausforderungen auftreten, die sich vermeiden lassen, wie:

• Zeitdruck: Er muss in der Regel innerhalb einer bestimmten Frist durchgeführt werden.
• Komplexität: Er kann sehr komplex sein, insbesondere bei grossen Unternehmen.
• Datenqualität: Eine hohe Datenqualität ist für einen erfolgreichen Monatsabschluss unerlässlich.
• Manuelle Prozesse: Sie sind zeitaufwendig und fehleranfällig.
• IT-Probleme: Systemausfälle oder Datenverlust können den Monatsabschluss verzögern.
• Compliance: Die Einhaltung erfordert eine gründliche Kenntnis der relevanten Vorschriften.
• Kommunikation: Unklare Prozesse können den Abschluss beeinträchtigen.

Wie kann SORBA beim Monatsabschluss helfen?

Die Bau-Gesamtlösung von SORBA für das Bauhaupt- und Baunebengewerbe kann bei verschiedenen Schritten des Monatsabschlusses helfen, indem sie zum Beispiel:

1. Automatisierung von Prozessen: Mit mySORBA Activity kann manuelle Prozesse im Bereich der Buchhaltung automatisieren, wodurch Zeit gespart und Fehler reduziert werden.
2. Verbesserung der Datenqualität: Automatisierte Prozesse und eine zentrale Datenbank für Dokumente tragen dazu bei, die Datenqualität zu verbessern, Inkonsistenzen zu reduzieren und wichtige Dokumente schnell zur Verfügung zu stellen.
3. Integration von Systemen: mySORBA kann verschiedene Systeme und Datenquellen (z.B. Zeiterfassungssysteme, Lohnabrechnung, Rapportierung) integrieren und so ein umfassendes Bild der Finanzlage des Unternehmens zu erhalten.
4. Steuerung des Zahlungsverkehrs: mySORBA kann den Zahlungsverkehr steuern und Zahlungen einfach abwickeln, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.
5. Kostenkontrolle: Durch die Verwendung von mySORBA kann eine genaue Zuordnung von Kosten zu Projekten oder Abteilungen erfolgen. So lassen sich eine genaue Kostenkontrolle und Nachkalkulation gewährleisten und die Abrechnung von geleisteten Arbeiten vereinfachen.
6. Reporting: mySORBA kann verschiedene Reports generieren und so einen schnellen und genauen Überblick über die Finanzlage des Unternehmens einschliesslich offener Posten und Zahlungseingänge
7. Compliance: Die Software ist in der Lage, die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und regulatorischen Anforderungen sicherzustellen.
8. Visumskontrolle: Mit der elektronischen Visumskontrolle für Kreditorenrechnungen von mySORBA bleibt mehr Zeit für das Wesentliche in der Buchhaltung. Sie ermöglicht die digitale und mobile Visierung von Lieferantenrechnungen und anderen Belegen.

Effizientes Finanzmanagement durch Software

Der Monatsabschluss ist ein wichtiger Prozess für Unternehmen im Schweizer Baugewerbe, weil die Branche unter Druck steht und der Monatsabschluss wertvolle Daten zur Konkurrenzfähigkeit von Unternehmen liefert. Die Verwendung von Software bietet hierbei viele Vorteile: Sie ermöglicht die Automatisierung von Prozessen, verbessert die Datenqualität und bietet eine umfassende Steuerung des Zahlungsverkehrs. Weiterhin kann sie die Kostenkontrolle verbessern, genaue Reports generieren und die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen. Diese Vorteile zeigen, dass die Verwendung von Software für den Monatsabschluss in der Baubranche von entscheidender Bedeutung ist, um Zeit und Kosten zu sparen, die Genauigkeit der Finanzauswertung zu erhöhen und ein effizientes Finanzmanagement zu gewährleisten.