QR-Rechnung Schweiz: Alles, was Sie wissen müssen

Was ist die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist eine standardisierte Zahlungsrechnung, die den gesamten Schweizer Zahlungsverkehr vereinheitlicht. Sie enthält einen Swiss QR-Code, der alle relevanten Zahlungsinformationen verschlüsselt und eine schnelle, fehlerfreie Verarbeitung ermöglicht.

Die QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen:
📄 Empfangsschein – Enthält die Angaben des Rechnungsstellers, des Empfängers und den Rechnungsbetrag.
📌 QR-Zahlteil – Beinhaltet den Swiss QR-Code, der die bisherige Referenznummer ersetzt und sämtliche Zahlungsinformationen digital übermittelt.

Die aufgedruckten Informationen sowie der QR-Code befinden sich standardisiert auf der rechten Seite der Rechnung im Format A6. Neu können Rechnungen auf herkömmlichem, weissem, perforiertem Papier gedruckt werden, wodurch keine speziellen Einzahlungsscheine mehr benötigt werden.

Bild: Muster einer QR-Rechnung

Ein markantes Merkmal der QR-Rechnung ist das Schweizer Kreuz im Swiss QR-Code, welches die Echtheit der Rechnung kennzeichnet. Die QR-Rechnung erfüllt zudem alle regulatorischen Anforderungen, insbesondere im Zusammenhang mit der revidierten Geldwäschereiverordnung. Sie eignet sich sowohl für Zahlungen in CHF als auch in EUR und kann sowohl digital als auch physisch verarbeitet werden – egal, ob per Mobile Banking, E-Banking oder direkt am Postschalter.

Vorteile der QR-Rechnung

✅ Effizientere Zahlungsabwicklung durch die neue Einzahlungsscheine
Die QR-Rechnung, oft auch als „neue Einzahlungsscheine“ bezeichnet, ist ein wesentlicher Schritt in Richtung einer konsistenten Digitalisierungsstrategie. Der QR-Code ersetzt die manuelle Eingabe von Referenznummern vollständig, was den Zahlungsprozess schneller und fehlerfrei macht.

✅ Weniger Fehler und höhere Datenqualität
Da alle Zahlungsinformationen direkt im Swiss QR-Code enthalten sind, entfallen Tippfehler und manuelle Übertragungsfehler. Dies verbessert die Datenqualität und ermöglicht eine präzisere, standardisierte Verarbeitung in Buchhaltungssystemen und Zahlungsplattformen.

✅ Flexibel einsetzbar und zukunftssicher
Die QR-Rechnung ist sowohl für Zahlungen in CHF als auch in EUR geeignet und kann mit E-Banking, Mobile Banking Apps sowie physischen Einzahlungsmöglichkeiten kombiniert werden. Dadurch bleibt der Zahlungsverkehr modern, sicher und flexibel für Unternehmen und Privatpersonen.

✅ Optimierte Rechnungsstellung für Unternehmen
Unternehmen profitieren von der automatisierten Übermittlung aller Zahlungsinformationen, wodurch der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert wird. Zudem entfällt die Notwendigkeit vorgedruckter Einzahlungsscheine – die QR-Rechnung kann einfach auf weisses, perforiertes Papier gedruckt werden, was Kosten spart und den Prozess vereinfacht.

Mit der QR-Rechnung wird der Zahlungsverkehr in der Schweiz digitalisiert, standardisiert und für die Zukunft optimiert – ein wichtiger Bestandteil einer effizienten Digitalisierungsstrategie für Unternehmen.

Wie bezahle ich eine QR-Rechnung?

Die Bezahlung einer QR-Rechnung ist einfach und flexibel. Sie kann sowohl digital als auch physisch abgewickelt werden, sodass jeder Rechnungssteller und -empfänger davon profitieren kann.

4 Möglichkeiten zur Bezahlung einer QR-Rechnung:

1️⃣ Mobile Banking App – Den QR-Code mit der Banking-App der Bank scannen und die Zahlung in wenigen Sekunden bestätigen.
2️⃣ E-Banking am PC – Der QR-Code kann direkt mit einer angeschlossenen Kamera oder einem QR-Scanner erfasst und die Zahlung ausgeführt werden.
3️⃣ Manuelle Eingabe – Falls kein Scanner zur Verfügung steht, können die Zahlungsinformationen auch manuell eingegeben werden. Alle relevanten Daten sind weiterhin in lesbarer Form auf der Rechnung vorhanden.
4️⃣ Postschalter oder Bankfiliale – Die QR-Rechnung kann wie gewohnt physisch eingereicht und bezahlt werden.

Einlesen von QR-Rechnung in Ihrer Kreditorenbuchhaltung mit Scanner & Apps

Die QR-Rechnung wurde speziell entwickelt, um den Zahlungsprozess zu automatisieren und zu erleichtern. Neben der klassischen Eingabe bieten verschiedene Geräte und Softwarelösungen eine elektronische Erfassung der Zahlungsdaten:

myQR-Scan App: kostenlose App von SORBA

In Ihrem Kreditorenmodul von mySORBA erscheint ein QR-Code, wenn Sie im Fenster "QR-Rechnungen verwalten" auf "Gerät verbinden" klicken. Über diesen QR–Code kann die App mit Ihrer mySORBA Domain verbunden werden. Dies ist nötig, damit die gescannten Rechnungen danach in Ihrem mySORBA erscheinen. Die Rechnungen können dann bequem mit dem Mobiltelefon gescannt und in der Kreditorenbuchhaltung weiterverarbeitet werden. Die Daten der Rechnungen werden direkt in mySORBA übertragen. Der grosse Vorteil dieser App ist, dass Sie kein zusätzliches Gerät beschaffen müssen und die Rechnung direkt übertragen wird. Die App finden Sie im Appstore und im Playstore.

Bild: Screenshot myQR-Scan App

PayEye

Mit dem PayEye lassen sich QR-Rechnungen einlesen. Die wichtigen Daten werden gescannt und direkt ins E-Banking oder in mySORBA übertragen. Der PayEye kann via USB-C, Bluetooth oder WiFi verbunden und mit dem Einsatz der optionalen Dockingstation kann der PayEye kabellos benutzt werden. Zur Verwendung wird noch ein externer Treiber benötigt, den Sie auf dieser Seite herunterladen können.

Sie können PayEye auf folgenden zwei Seiten bestellen: CREALOGIX oder Digitec

Bild: Swiss QR-Reader (links) und Payeye (rechts)

Swiss QR-Reader

Der Swiss QR Reader ist ebenso als QR-Rechnung Scanner geeignet. Zusätzlich mit dem Autosense-Ständer wird die Strichcodelesung automatisch und bequem ausgelöst.

Sie können Swiss QR Reader auf folgender Seite bestellen: Strichcode-Shop

QR-Rechnung in Aktion: Alle Funktionen in 5 Minuten entdecken:

Was braucht es für die Erstellung einer QR-Rechnung?

Die Erstellung einer QR-Rechnung erfordert eine gut strukturierte Rechnungssoftware, die alle relevanten Zahlungsdaten automatisch generieren kann. Eine Buchhaltungssoftware wie mySORBA ist ideal, um den gesamten Prozess der Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung zu digitalisieren und zu vereinfachen.

Voraussetzungen für die Erstellung einer QR-Rechnung:

✔ Eine geeignete Buchhaltungssoftware mit QR-Rechnungsfunktion (z. B. mySORBA Buchhaltungssoftware für den Bau)
✔ Eine gültige QR-IBAN, die von Ihrer Bank für QR-Rechnungen ausgestellt wird
✔ Ein korrekt konfiguriertes Rechnungsmodul, das die QR-Rechnung nach den offiziellen Swiss QR-Code-Standards generiert
✔ Ein Drucklayout für die QR-Rechnung, das den Zahlteil (A6-Format) und das Schweizer Kreuz im QR-Code enthält

QR-Rechnung in Ihrer Debitorenbuchhaltung implementieren

Die Integration der QR-Rechnung in Ihre Debitorenbuchhaltung sorgt für eine automatisierte, fehlerfreie Rechnungsverarbeitung und erleichtert die Zahlungsabwicklung erheblich.

🔹 Schritt 1: QR-IBAN hinterlegen
Stellen Sie sicher, dass in Ihrer Buchhaltungssoftware die QR-IBAN in der Firmenzahlstelle korrekt erfasst ist. Diese spezielle IBAN ist notwendig, um QR-Rechnungen mit strukturierter Referenz zu verwenden.

🔹 Schritt 2: Drucklayout anpassen
Das Drucklayout Ihrer Rechnungen muss den QR-Zahlteil enthalten, damit die QR-Rechnung standardkonform erstellt wird. In mySORBA kann dies individuell angepasst oder mit Unterstützung unseres Teams eingerichtet werden.

🔹 Schritt 3: Automatische Rechnungsstellung aktivieren
In der Buchhaltungssoftware können Rechnungen direkt mit QR-Code erstellt und versendet werden. Dank der digitalen Erfassung entfällt das manuelle Eintippen von Referenznummern und Bankdaten.

🔹 Schritt 4: Prüfung und Versand
Sobald die QR-Rechnung generiert wurde, kann sie als PDF per E-Mail versendet oder gedruckt und per Post verschickt werden. Die Kunden können den QR-Code einfach scannen und die Zahlung direkt vornehmen.

Die QR-Rechnung als Zukunft des Zahlungsverkehrs

Die QR-Rechnung ist nicht nur eine Erleichterung im Alltag, sondern auch ein wichtiger Schritt in Richtung digitale Buchhaltung. Unternehmen profitieren von schnelleren, fehlerfreien Zahlungen und einer einfacheren Rechnungsverwaltung.

Nutzen Sie mySORBA, um QR-Rechnungen effizient in Ihre Buchhaltung zu integrieren und profitieren Sie von einer zeitgemässen, digitalen Lösung für Ihren Zahlungsverkehr.

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Quellen:

Swiss Payment Standards Roadmap

Swiss Payment Standards