QR-Rechnung: Seien Sie bereit für die Umstellung | SORBA EDV AG
Sind Sie es leid, die unendlich lange Referenznummer der Einzahlungsscheine abzutippen, nur um festzustellen, dass Sie irgendwo eine Zahl vergessen haben? Das alles wird ein Ende haben. Mit der QR-Rechnung Schweiz will SIX [Swiss Infrastructure and Exchange] den Schweizer Zahlungsverkehr nicht nur digitalisieren, sondern auch weitestgehend harmonisieren. Am 30. Juni 2020 begann die Übergangsfrist, in der sowohl QR-Rechnungen als auch die orangen/roten Einzahlungsscheine verwendet werden können. Von da an sollten Sie bereit sein, die neuen Einzahlungsscheine erstellen zu können, da die ersten Firmen diese Möglichkeit bereits nutzen. Aber bis wann muss man auf QR-Rechnung umgestellt haben? Am 30. September 2022 werden die orangen und roten Einzahlungsscheine schweizweit eingestellt, sodass ab dem 1. Oktober 2022 nur noch mit der QR-Rechnung bezahlt werden kann. Die neue QR-Rechnung, die alle wichtigen Zahlungsinformationen enthält, wird in Zukunft alle heutigen Varianten von Einzahlungsscheinen ablösen.
Aber was sind QR-Rechnungen überhaupt? Wie bereiten Sie sich auf diese Umstellung vor? Welche Geräte können Sie für das Scannen nutzen? Und wie unterstützt Sie SORBA dabei? Wir klären in folgendem Blogbeitrag auf.
Bild: Muster einer QR-Rechnung
Was ist die QR-Rechnung?
Die aufgedruckten Informationen sowie auch der Swiss QR-Code in der QR-Rechnung bilden den Zahlteil auf der rechten Seite und kommen neu im Format A6 vor. Die QR-Rechnung erfüllt vollumfänglich die Regelung der Anforderungen im Zusammenhang mit der revidierten Geldwäschereiverordnung und eignet sich für die Rechnungsstellung in CHF und in EUR.
Neu können Rechnungen auf ein herkömmliches, weisses, perforiertes Papier gedruckt werden. Die Rechnung besteht dabei aus einem Empfangsschein und einem QR-Zahlteil. Im Empfangsschein sind die Informationen des Rechnungsstellers, des Rechnungsempfängers und der Rechnungssumme enthalten. Der Zahlteil verfügt über den QR-Code, der die Referenznummer ersetzt und alle wichtigen Daten enthält. Markant ist bei der QR-Rechnung das Schweizer Kreuz, welches als Erkennungsmerkmal dient. In diesen Swiss QR-Codes sind alle wichtigen Informationen enthalten.
Ist die QR-Rechnung in der Schweiz Pflicht?
Ja, bis zum 30. September 2022 müssen Schweizer Unternehmen ihre Einzahlungsscheine durch QR-Rechnungen eintauschen. Sobald die erste QR-Rechnung erhalten wird, muss der Rechnungsempfänger die Daueraufträge selbst bei seiner Bank anpassen. Der Grund dafür ist, dass auf BESR basierende Daueraufträge ab dem 1. Oktober 2022 nicht mehr ausgeführt werden.
Bis wann muss auf QR-Rechnung umgestellt werden?
Ab dem 01. Oktober 2022 kann nur noch mit QR-Rechnungen bezahlt werden. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie keine Rechnungen mit ESR verschicken sollten, welche erst nach dem 30. September 2022 fällig sind. Diese können ab dem 1. Oktober 2022 nicht mehr bezahlt werden, obwohl die Fälligkeit noch nicht abgelaufen ist.
Das bedeutet, dass in der Regel (bei netto 30 Tagen) die Umstellung bis spätestens Ende August 2022 erfolgen muss, sodass per 1. September nur noch QR-Rechnungen gestellt werden. Bei längeren Zahlungsfristen entsprechend früher.
Wie kann ich eine QR-Rechnung bezahlen?
Damit die Rechnung auch analog – also beispielsweise bei der Post – bezahlt werden kann, sind alle relevanten Informationen wie bisher üblich schriftlich festgehalten. Neu ist aber die elektronische Erfassung, die via Smartphone dank der myQR-Scan App von SORBA, einem Lesegerät wie dem PayEye oder dem Swiss QR Reader ist und eine Überweisung für den Rechnungsempfänger direkt möglich macht. Die manuelle Erfassung oder nachträgliche Ergänzung der Daten entfällt, kann jedoch dank der Informationen in lesbarer Form aber trotzdem noch vorgenommen werden.
Vorteile der QR-Rechnung
Generell ist die Einführung der QR-Rechnung (oft auch „neue Einzahlungsscheine“ benannt) ein weiterer Schritt in Richtung einer konsistenten Digitalisierungsstrategie. Dies ermöglicht eine effizientere Zahlungsabwicklung und Zahlungsüberwachung, da nicht mehr alles manuell übertragen werden muss, weniger Fehler entstehen und der Zahlungsverkehr wird komplett automatisiert. Dies führt ausserdem zu einer besseren Datenqualität, denn die Daten können präziser und in einer standardisierten Form verarbeitet werden.
Für Rechnungsempfänger bietet die QR-Rechnung den Vorteil der vereinfachten Rechnungsverarbeitung, denn der geringe manuelle Aufwand spart Zeit und Geld. Zudem können nebst der digitalen Zahlung auch Zahlungen am Postschalter vorgenommen werden.
Der Rechnungssteller hingegen profitiert von der elektronischen Übermittlung aller Zahlungsinformationen. Darüber hinaus benötigt er neu keine vorgedruckten Einzahlungsscheine mehr, sondern kann sich, um einen QR-Einzahlungsschein zu erstellen, eines weissen, perforierten Blattes bedienen. Weitere Informationen und Vorteile erhalten Sie auf der offiziellen Seite von SIX.
Was braucht es für die Erstellung einer QR-Rechnung?
Um QR-Rechnungen zu erstellen, empfehlen wir Ihnen die Erstellung einer Buchhaltungssoftware, zum Beispiel die mySORBA Buchhaltungssoftware für den Bau. Diese Software muss bereit sein für die Umstellung auf die QR-Rechnung.
Schon vor einiger Zeit hat SORBA mit der Implementierung der QR-Rechnung in die SORBA Software begonnen. Bereits seit der Version 20.1.9 ist die Verarbeitung der QR-Rechnung möglich.
QR-Rechnung in Ihrer Debitorenbuchhaltung implementieren
Mit der neuen QR-Rechnung arbeiten Sie effizienter und schneller dank der Digitalisierung. Die Umstellung benötigt ein paar Anpassungen, welche Sie zum Teil bereits selber vorbereiten und vornehmen können. Sobald einmal die QR-Rechnung in Ihrer Debitorenbuchhaltung integriert ist, profitieren Sie von dieser Umstellung. Danach sind Sie bereit, die neuste Innovation des Schweizer Finanzmarkts vollumfänglich zu nutzen!
Was ändert sich und was muss eingestellt werden:
- Bankenstamm muss in mySORBA neu eingelesen werden
- QR-IBAN in der Firmenzahlstelle anpassen
- Drucklayout anpassen: das Drucklayout des Zahlteils kann Ihnen einer unserer Aussendienstmitarbeiter gerne einrichten. Melden Sie sich direkt unter support@sorba.ch.
Wenn Sie mehr Informationen über die Änderungen und Umstellungen möchten, lesen Sie unseren Help Center Artikel.
Einlesen von QR-Rechnung in Ihrer Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenrechnungen können mit drei verschiedenen Hilfsmitteln bzw. Geräten eingelesen werden. Diese drei QR-Rechnung Scanner werden von mySORBA unterstützt. Zuerst müssen Sie jedoch die QR-IBAN den Lieferantenzahlstellen zuweisen, damit die Rechnung richtig verbucht wird.
Gerne stellen wir Ihnen drei Geräte vor, mit denen Sie QR-Rechnungen einscannen können. Wir haben für Sie ausserdem ein Video erstellt, in welchem Sie die Geräte in Verwendung sehen und weitere Informationen zur QR-Rechnung erhalten. Folgende Geräte stehen zur Auswahl:
myQR-Scan App: kostenlose App von SORBA
In Ihrem Kreditorenmodul von mySORBA erscheint ein QR-Code, wenn Sie im Fenster "QR-Rechnungen verwalten" auf "Gerät verbinden" klicken. Über diesen QR–Code kann die App mit Ihrer mySORBA Domain verbunden werden. Dies ist nötig, damit die gescannten Rechnungen nachher in Ihrem mySORBA erscheinen. Die Rechnungen können dann bequem mit dem Mobiltelefon gescannt und in der Kreditorenbuchhaltung weiterverarbeitet werden. Die Daten der Rechnungen werden direkt in mySORBA übertragen. Der grosse Vorteil dieser App ist, dass Sie kein zusätzliches Gerät beschaffen müssen und die Rechnung direkt übertragen wird. Die App finden Sie im Appstore und im Playstore.
Bild: Screenshot myQR-Scan App
Payeye
Mit dem PayEye lassen sich QR-Rechnungen einlesen. Die wichtigen Daten werden gescannt und direkt ins E-Banking oder in mySORBA übertragen. Der PayEye kann via USB-C, Bluetooth oder WiFi verbunden und mit dem Einsatz der optionalen Dockingstation kann der PayEye kabellos benutzt werden. Zur Verwendung wird noch ein externer Treiber benötigt, den Sie auf dieser Seite herunterladen können.
Sie können PayEye auf folgenden zwei Seiten bestellen: CREALOGIX oder Digitec
Bild: Swiss QR-Reader (links) und Payeye (rechts)
Swiss QR-Reader
Der Swiss QR Reader ist ebenso als QR-Rechnung Scanner geeignet. Zusätzlich mit dem Autosense-Ständer wird die Strichcodelesung automatisch und bequem ausgelöst.
Sie können Swiss QR Reader auf folgender Seite bestellen: Strichcode-Shop
Was ändert sich in der Visumskontrolle von SORBA?
Die QR-Rechnung kann eingescannt (am besten mit der myQR-Scan App) oder direkt als PDF im Posteingangsordner abgelegt werden (Scan Client). Die Rechnung erscheint direkt in der Visumskontrolle und kann weiterverarbeitet werden.
Bild: Einsatz der QR-Rechnung in der Visumskontrolle von mySORBA
Die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs betrifft alle Konsumentinnen und Konsumenten, KMUs und Banken. Sie ist somit weitreichend, aber nicht komplex in der Anwendung und bringt dennoch zahlreiche Vorteile mit sich: die verbesserte Datenqualität, die vereinfachte Rechnungsverarbeitung und das Vorbeugen von Fehlern sind nur einige davon. Nach der Übergangsfrist wird es jedoch keine alten Einzahlungsscheine mehr geben, weshalb es lohnenswert ist, sich bereits frühzeitig mit der Umstellung zu befassen. Sollten Sie noch Fragen haben, können Sie sich mit uns in Kontakt setzen. Wir beraten Sie gerne!
Wir haben für Sie noch ein Video erstellt, das Ihnen einen Überblick über die Funktionen der neuen QR-Rechnung geben soll und die 3 Geräte in Aktion zeigt!
Haben Sie noch Fragen? Unser Service Desk steht zu Ihrer Verfügung!
Quellen:
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