Digitales Rechnungswesen im Bau

Rechnungswesen gewährleistet finanzielle Gesundheit

Im Baugewerbe sind Projekte häufig komplex. Viele verschiedene Kostenfaktoren sind an ihrer Realisierung beteiligt. Eine genaue Aufzeichnung aller Kosten und Ausgaben kann nur durch eine präzise Buchhaltung gelingen und so zu besserer Transparenz und Kontrolle führen. Doch inwiefern trägt das Rechnungswesen dazu bei, die finanzielle Gesundheit von Unternehmen in der Branche zu gewährleisten? Wie lassen sich mit ihm Compliance-Risiken minimieren und fundierte Entscheidungen treffen? Und warum ist eine digitale Online-Buchhaltung wichtig? Das erklären wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Definition: Was ist das Rechnungswesen?

Das Rechnungswesen ist ein Teilgebiet der Betriebswirtschaftslehre (BWL). Es beschäftigt sich mit der Erfassung, Verarbeitung, Analyse und Darstellung von finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Das Rechnungswesen umfasst alle Aktivitäten, die die finanzielle Situation eines Unternehmens steuern und kontrollieren. Zu den wichtigsten Aufgaben des Rechnungswesens gehören die Buchhaltung, die Bilanzierung, die Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Finanzplanung und -steuerung. Das Rechnungswesen ist also ein wichtiges Instrument für die Unternehmensführung, denn es bildet eine Grundlage für Entscheidungen in Bezug auf die Finanzen eines Unternehmens.

Die Buchhaltung als Teil des Rechnungswesens

Die Buchhaltung dient innerhalb des Rechnungswesens als Grundlage für die effektive Finanzplanung und -kontrolle. Zur Buchhaltung zählt die Erfassung aller geschäftlichen Vorgänge wie etwa Rechnungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Steuerzahlungen. Sämtliche Transaktionen sind dabei lückenlos und ordnungsgemäss zu dokumentieren. Die Buchhaltung erstellt regelmässig Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV), um den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens zu ermitteln. Diese Informationen sind für interne Entscheidungen sowie für externe Interessenten, zum Beispiel Banken und Investoren, von Bedeutung.

Schwachstellen im Unternehmen erkennen und beseitigen

Eine korrekte Buchhaltung trägt zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie der Steuererklärung oder der Offenlegung von Geschäftsabschlüssen bei. Dabei ist es wichtig, die jeweiligen Vorschriften des Schweizer Steuerrechts zu beachten. Die Buchhaltung hat somit einen direkten Einfluss auf die finanzielle Stabilität des Unternehmens. Durch eine genaue Erfassung und Auswertung der Daten können Schwachstellen im Unternehmen erkannt und beseitigt werden.

Rechnungsstellung und -prüfung im Rechnungswesen

In der Schweiz erfolgt auf die Rechnungsstellung im Bau üblicherweise die Rechnungsprüfung. Diese wird durch den Auftraggeber oder einen externen Rechnungsprüfer durchgeführt, um die ordnungsgemässe Erfüllung der Leistungen und die korrekte Abrechnung zu gewährleisten. Hier einige Richtlinien, die in Verbindung mit der Rechnungsstellung wichtig sind:

Anforderungen an Rechnungen

Rechnungen müssen alle notwendigen Informationen enthalten: Name und Adresse des Leistungsempfängers und -erbringers, Beschreibung der Leistungen oder gelieferten Waren, Datum der Leistung oder Lieferung, Preise und Mehrwertsteuersätze
Für Bauleistungen muss die genaue Baustelle oder der Projektname angegeben werden
Rechnungsstellung möglichst schnell nach Erbringung der Leistungen oder Lieferung der Waren

Prüfung von Rechnungen

Rechnungsprüfung auf Richtigkeit und Vollständigkeit
Prüfung der Rechnungen auf ihre Übereinstimmung mit den Vertragsbedingungen und ursprünglichen Angeboten
Plausibilitätsprüfung, um sicherzustellen, dass die Leistungen oder Waren tatsächlich erbracht oder geliefert wurden
Eine digitale Visumskontrolle kann den Prozess der Rechnungsprüfung vereinfachen.

Besonderheiten bei der Rechnungsstellung in der Baubranche

In der Baubranche sind Teil- und Schlussrechnungen üblich
Die Positionen müssen genau aufgeführt sein, um Missverständnisse zu vermeiden
Bei Bauleistungen: Rechnung muss auch die entsprechenden Bauabrechnungen und Abrechnungskonten enthalten, um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten
Zahlungsfristen und -modalitäten in Rechnungen berücksichtigen, damit Zahlungen termingerecht erfolgen
Bei Arbeitsgemeinschaften wird die ARGE-Rechnung an die Partner geschickt

Die Rolle von Kostenrechnung und Controlling

Kostenrechnung und Controlling spielen eine wichtige Rolle im Rechnungswesen. Bei der Kalkulation von Bauvorhaben ist es wichtig, die Kosten möglichst genau zu ermitteln, um eine realistische Kalkulation durchführen zu können. Dabei müssen auch indirekte Kosten, wie Materialtransporte oder Maschineneinsatz, berücksichtigt werden. Nach Abschluss eines Projekts ist es wichtig, die tatsächlich angefallenen Kosten in der Nachkalkulation zu ermitteln. Die geplanten Kosten werden dabei mit den tatsächlichen Kosten verglichen, um Abweichungen zu erkennen und Korrekturen vorzunehmen.

Controlling erkennt Abweichungen und ermöglicht Korrekturen

Das Controlling als Instrument zur Kostenüberwachung dient dazu, die Kosten während des laufenden Projekts zu steuern. Hierbei werden Abweichungen von den Planungen frühzeitig erkannt. Es kann also rechtzeitig gegengesteuert werden, um das Budget einzuhalten. Die Kostenrechnung und das Controlling tragen somit entscheidend dazu bei, dass Bauvorhaben in der Schweiz erfolgreich und wirtschaftlich durchgeführt werden können.

Steuern und Abgaben im Baugewerbe

Im Bau in der Schweiz spielen Steuern und Abgaben eine wichtige Rolle im Rechnungswesen. Sie haben Auswirkungen auf den Jahresabschluss und die betriebswirtschaftliche Auswertung. Die Auftragsabwicklung sowie die Materialwirtschaft sind stark von der Finanzierung abhängig, wobei Steuern und Abgaben einen entscheidenden Einfluss auf die Liquiditätsplanung haben. Dabei müssen Betriebsausgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Abschreibungen und Rückstellungen für das Anlagevermögen berücksichtigt werden.

Kalkulation der Betriebsbuchhaltung bestimmt Rentabilität

Die Mehrwertsteuer muss bei der Investitionsrechnung und der Gewinn- und Verlustrechnung beachtet werden. Eine Kosten-Nutzen-Analyse ist wichtig, um die Auswirkungen von Steuern und Abgaben auf die Rentabilität des Unternehmens zu bestimmen. Insgesamt sind diese Steuern und Abgaben in der Schweizer Baubranche ein wichtiger Faktor für das Rechnungswesen und die finanzielle Stabilität des Unternehmens.

Mit SORBA-Software zum digitalen Rechnungswesen

SORBA-Software kann Unternehmen bei der Digitalisierung ihres Rechnungswesens unterstützen. Das bringt zahlreiche Vorteile wie eine schnellere und effizientere Buchführung, die Reduzierung von Papierkram und Lagerplatzbedarf, eine vereinfachte und beschleunigte Rechnungsstellung, die bessere Kontrolle und Überwachung von Finanzen und Zahlungen sowie die Optimierung von Geschäftsprozessen und eine Steigerung der Produktivität. Konkret bedeutet das für die SORBA-Gesamtlösung in Bezug auf das Rechnungswesen:

Als Gesamtlösung bietet SORBA-Software viele Funktionen zur Unterstützung des Rechnungswesens, einschliesslich Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung innerhalb der SORBA-Software ermöglicht es Unternehmen, Buchhaltungsvorgänge wie das Erstellen von Rechnungen, Buchen von Geschäftsvorfällen, Führen von Konten, Erstellen von Abschlüssen und vieles mehr zu automatisieren.
Die Buchhaltung der SORBA-Software lässt Unternehmen alle Buchhaltungsaktivitäten von einem Ort aus verwalten und überwachen. Das reduziert Fehler und den Zeitaufwand bei der Buchhaltung.
Die mySORBA-Software stellt automatisierte Berichtsfunktionen bereit, die es Unternehmen ermöglichen, Finanzdaten schnell und einfach zu analysieren und zu interpretieren.
Die mySORBA-Software verfügt über integrierte Funktionen, damit Unternehmen alle gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften einhalten.
Durch die Verwendung von mySORBA zentralisieren Unternehmen ihre Daten und schränken den Zugriff auf Finanzdaten ein, damit die Sicherheit und die Integrität ihrer Finanzinformationen gewährleistet sind.

Fazit: Workflows automatisieren und Daten auswerten

Im Bausektor spielt das Rechnungswesen eine zentrale Rolle für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Um erfolgreich zu sein, ist es wichtig, die Grundlagen in Sachen Rechnungswesen zu beherrschen – und bei der Erfüllung der buchhalterischen Pflichten Zeit zu sparen, indem eine moderne Software zeitintensive Workflows automatisiert und Daten zur Auswertung bereitstellt.

Software unterstützt beim Jahresabschluss

Zu diesen Grundlagen im Rechnungswesen gehören unter anderem die Betriebsbuchhaltung, und die Investitionsrechnung. Eine präzise Budgetierung und Liquiditätsplanung sind ebenfalls entscheidend, um finanzielle Engpässe zu vermeiden und eine gesunde Finanzbasis aufrechtzuerhalten. Ein fundierter Jahresabschluss schafft Transparenz und gibt Einblick in die finanzielle Lage des Unternehmens.

Rechnungswesen erfordert Planung und Überwachung

Insgesamt ist das Rechnungswesen ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit in der Baubranche und erfordert eine sorgfältige Planung und Überwachung, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens langfristig zu sichern. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Unternehmen auch zukünftig wirtschaftlich erfolgreich bleibt und sich gegenüber den Herausforderungen des Marktes behaupten kann.