Bausoftware Nachteile: Was spricht wirklich dagegen?

Kosten, Einführung, Abhängigkeit: eine ehrliche Einordnung für Schweizer Bauunternehmen, die vor dem Entscheid stehen.

Die grössten Nachteile einer Bausoftware sind die laufenden Kosten, der Aufwand für die Einführung, die Einarbeitung Ihres Teams und die Abhängigkeit vom Anbieter. Sobald Sie sich mit Bausoftware beschäftigen, hören Sie schnell Kritik: zu teuer, zu kompliziert, zu viel Aufwand. Die Bedenken sind berechtigt. Gleichzeitig kostet auch der Status quo mit Excel, Papier und Insellösungen Zeit und Geld. Dieser Artikel zeigt, welche Nachteile einer Bausoftware tatsächlich ins Gewicht fallen, wann sie zum Problem werden, wie SORBA damit umgeht und woran Sie erkennen, ob sich der Schritt für Ihre Baufirma lohnt.

Welche Nachteile hat eine Bausoftware?

Eine Bausoftware hat sieben typische Nachteile: Kosten, Einführungsaufwand, Schulungsbedarf, Komplexität, Abhängigkeit vom Anbieter, technische Risiken und Anforderungen an den Datenschutz. Nicht jeder trifft jeden Betrieb gleich stark. Die folgenden Abschnitte greifen die Fragen auf, die Bauunternehmen dazu am häufigsten stellen.

Ist eine Bausoftware nicht zu teuer für meinen Betrieb?

Teuer wird eine Bausoftware vor allem dann, wenn Sie für Funktionen bezahlen, die Sie nicht nutzen. Neben den Anschaffungskosten fallen laufende Kosten an: Lizenzkosten oder Abo-Gebühren, Wartung, Updates und je nach Anbieter Zusatzkosten für weitere Funktionen oder Benutzer. Dazu kommt der interne Projektaufwand. Vergleichen Sie nur den Einstiegspreis, unterschätzen Sie die Gesamtkosten. Ob eine Software teuer ist, zeigt erst der Blick über mehrere Jahre. Fragen Sie deshalb bei jeder Offerte nach den Gesamtkosten inklusive Einführung und Schulung.

So handhabt es SORBA: SORBA 360 läuft im Abo mit monatlichen Kosten pro Paket und Benutzer, jährlich verrechnet. Einmalige Softwarekosten fallen keine an. So starten Sie mit dem Paket, das zu Ihrer Betriebsgrösse passt, und ergänzen Add-ons erst, wenn Sie sie brauchen. Mehr Infos zu unseren Paketen finden Sie auf unserer Preiseseite.

Wie viel Aufwand bedeutet die Umstellung neben dem Tagesgeschäft?

Die Implementierung bindet Ressourcen, und zwar parallel zum Tagesgeschäft. Adressen, Artikel, Mitarbeitende und laufende Projekte müssen übernommen, Abläufe neu definiert werden. Die Datenmigration aus Excel oder einer Altsoftware ist oft der aufwendigste Teil. Planen Sie die Umstellung deshalb in Etappen und legen Sie in Ihrer Digitalisierungsstrategie fest, welche Abläufe zuerst umgestellt werden.

So handhabt es SORBA: Der Aussendienst von SORBA begleitet die Einführung. Schritt für Schritt, in Ihrem Betrieb koordiniert ein Key User die Umstellung. Die Zeit für Datenübernahme und Einarbeitung kann Ihnen SORBA aber auch nicht komplett abnehmen. Planen Sie das demnach bei der Integration mit ein.

Ziehen meine Mitarbeiter da überhaupt mit?

Nicht automatisch. Mitarbeitende müssen neue Funktionen und Abläufe lernen. Nicht alle sind davon begeistert, gerade wenn die bisherige Excel-Liste seit Jahren funktioniert. Fehlende Akzeptanz und interner Widerstand gehören zu den häufig unterschätzten Schwächen jeder Einführung einer Bausoftware, unabhängig vom Produkt. Akzeptanz entsteht, wenn Ihre Leute im Alltag schnell einen Vorteil merken, etwa weil der Tagesrapport auf dem Smartphone entsteht und nicht mehr abgetippt werden muss. Binden Sie deshalb früh die Personen ein, die täglich mit der Software arbeiten, und schulen Sie entlang ihrer Aufgaben. Je nach Rolle im Unternehmen braucht eine Bausoftware andere Funktionen, die Bauleitung arbeitet anders damit als die Buchhaltung.

So handhabt es SORBA: SORBA schult Ihr Team individuell. Danach hilft der eigene Support mit Spezialisten für Bau und Buchhaltung per Mail oder Ticket weiter. Für Alltagsfragen gibt es ein Help Center mit Anleitungen und Support-Videos.

Brauche ich wirklich so viele Funktionen?

Wahrscheinlich nicht von Anfang an. Nicht jede Bausoftware passt zu jedem Betrieb. Ein Malergeschäft im Baunebengewerbe mit acht Mitarbeitenden braucht einen anderen Funktionsumfang als ein Bauunternehmen im Bauhauptgewerbe mit 150 Personen. Eine überdimensionierte Lösung macht die Arbeit langsamer statt schneller.

So handhabt es SORBA: Das Start-Paket von SORBA 360 Büro deckt die Projekt- und Adressverwaltung sowie Offerten und Regieabrechnung ab. Nachkalkulation und Tagesrapport kommen erst mit dem Work-Paket hinzu, branchenspezifische Add-ons nur bei Bedarf. Wenn für Sie eher die Buchhaltungs-Funktionen relevant sind, gibt es auch noch die Paketreihe SORBA 360 Buchhaltung.

Bin ich danach vom Anbieter abhängig?

In einem gewissen Mass ja. Support, Updates und Weiterentwicklung liegen beim Anbieter. Ist ein Anbieterwechsel teuer oder kommen Sie nicht vollständig an Ihre Daten, stecken Sie im sogenannten Vendor Lock-in und verlieren Flexibilität. Klären Sie vor Vertragsabschluss, wem die Daten gehören und in welchem Format Sie sie bei einem Wechsel erhalten. Datenhoheit ist Verhandlungssache.

So handhabt es SORBA: Updates und neue Funktionen sind im SORBA 360 Abo enthalten, für neue Versionen zahlen Sie nichts extra.

Was passiert, wenn das System ausfällt?

Dann stehen Offerten und Rapporte still, bis die Probleme mit der Bausoftware behoben sind. Welches Risiko Sie tragen, hängt vom Betriebsmodell ab: Bei einer lokalen Installation sind es Serverausfälle im eigenen Büro, bei einer Cloud-Lösung ist es die Internetabhängigkeit. Die Vor- und Nachteile von Cloud vs. On-Premises sollten Sie deshalb vor der Wahl kennen. Dazu kommen Schnittstellen zu Treuhänder, Bank, Lieferanten oder Planungsprogrammen, etwa SIA 451 für den Austausch von Leistungsverzeichnissen.

So handhabt es SORBA: SORBA 360 läuft lokal, oder im Outsourcing. Sie wählen also das Risiko, das besser zu Ihrem Betrieb passt. Lokal behalten Sie die volle Kontrolle über den eigenen Server. Im Outsourcing betreibt SORBA die Software im Rechenzentrum Ostschweiz, das als Tier-IV-Rechenzentrum auf 99,998 % Verfügbarkeit ausgelegt ist. Ein Wechsel ins Outsourcing ist auch später möglich.

Sind meine Lohn- und Projektdaten sicher?

Das hängt davon ab, wo Ihre Daten liegen und wie der Anbieter sie schützt. Lohndaten und Projektkalkulationen sind sensibel. Gehen sie verloren oder landen sie in falschen Händen, ist der Schaden gross. Nach dem revidierten Datenschutzgesetz sind für Bausoftware zwei Punkte besonders relevant. Bearbeitet ein Anbieter Personendaten in Ihrem Auftrag, etwa beim Hosting der Lohndaten, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung, der auch die Datensicherheit regelt (Art. 9 nDSG). Liegen die Daten im Ausland, muss das Zielland einen angemessenen Datenschutz bieten oder es braucht zusätzliche Garantien (Art. 16 nDSG). Kommt es trotzdem zu einem Datenleck mit voraussichtlich hohem Risiko für die Betroffenen, müssen Sie es dem EDÖB melden (Art. 24 nDSG). Die Pflichten für Unternehmen fasst der Leitfaden des EDÖB zum neuen Datenschutzgesetz verständlich zusammen.

Gut zu wissen: Seit dem 1. September 2023 gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG). Prüfen Sie, wo Ihre Daten gespeichert werden und ob der Anbieter einen Datenstandort Schweiz garantiert.

So handhabt es SORBA: Im Outsourcing liegen Ihre Daten im Rechenzentrum Ostschweiz in Gais, eine Bekanntgabe ins Ausland findet also nicht statt. SORBA sichert die Daten bis zu 48 Mal pro Tag und im Outsourcing schützt zusätzlich eine Multi-Faktor-Authentifizierung den Zugang. Für den Fall eines Cyberangriffs empfehlen wir ausserdem eine Cyberversicherung, die auch Ausfälle beim Anbieter selbst abdeckt.

Bausoftware Nachteile: Wie schwer wiegen sie wirklich?

Wie stark ein Nachteil ins Gewicht fällt, hängt von Grösse, Anforderungen und Ausgangslage Ihres Betriebs ab. Die Übersicht zeigt, wann er zum Problem wird und worauf Sie bei der Auswahl achten, damit Sie die Vorteile und Nachteile einer Bausoftware für Ihren Betrieb ehrlich abwägen können.

Fünf der sieben Nachteile entschärfen Sie bereits bei der Auswahl. Einführung und Schulung hängen dagegen vor allem von Ihrer Planung ab.

Was kostet es, keine Bausoftware zu haben?

Ohne Bausoftware bezahlen Sie mit Arbeitszeit, die in keiner Offerte auftaucht. Die Frage «Bausoftware ja oder nein» hat deshalb zwei Seiten, denn auch ohne Software entstehen Kosten:

• Doppelte Datenerfassung zwischen Rapportzetteln und Buchhaltung
• Fehler in Rechnungen und Baulohn, die erst spät auffallen
• Fehlende Übersicht über Projektkosten und Ressourcen
• Abhängigkeit von einzelnen Personen, die wissen, wo welche Liste liegt

Die grössten Zeitfresser auf der Baustelle entstehen dort, wo dieselbe Information mehrfach erfasst wird. Warum steigende IT-Budgets diese Lücke allein nicht schliessen, zeigt ein Blick auf die digitale Ineffizienz im Bau.

Wann lohnt sich eine Bausoftware trotz der Nachteile?

Bausoftware ist sinnvoll, wenn mindestens einer dieser Punkte auf Ihren Betrieb zutrifft:

• Ihr Betrieb wächst, die Zahl der Projekte steigt.
• Die Bauadministration bindet Stunden, die auf der Baustelle fehlen.
• Mehrere Mitarbeitende arbeiten mit denselben Daten.
• Sie wissen erst beim Jahresabschluss, welches Projekt rentiert hat.
• Excel oder Einzellösungen stossen an ihre Grenzen.

Wie viel Zeit dabei frei werden kann, zeigt die Ernst Frey AG in Kaiseraugst: Seit der Einführung von SORBA Werkhof braucht der Betrieb nach eigenen Angaben nur noch die Hälfte der Zeit für Bestellungen.

Jetzt die ganze Referenz der Ernst Frey AG zu SORBA lesen

Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer Bausoftware achten?

Wenn Sie die Vor- und Nachteile einer Bausoftware kennen, wählen Sie gezielter. Achten Sie auf einen passenden Funktionsumfang, auf Schnittstellen, Datenübernahme und ein transparentes Kostenmodell. Und auf Schweizer Branchenkenntnis: Baulohn nach Landesmantelvertrag (LMV) und Gesamtarbeitsverträgen (GAV), Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung und Offerten nach Normpositionen-Katalog (NPK).

Bei der Wahl einer Bausoftware hilft es, alle Anbieter mit denselben Fragen zur Auswahl einer Bausoftware zu prüfen. Viele Fehler bei der Bausoftware-Auswahl entstehen, weil Betriebe zuerst die Preise vergleichen und erst danach ihren Bedarf klären. Ob eine Gesamtlösung oder Einzellösung besser passt, hängt davon ab, wie viele Abläufe Sie miteinander verbinden möchten. Sind Ihre Anforderungen klar, lohnt sich ein Bausoftware-Vergleich der Anbieter auf dem Schweizer Markt.

Fazit: Die passende Bausoftware macht ihre Nachteile kalkulierbar

Bausoftware hat Nachteile: Kosten, Einführungsaufwand, Schulung und eine gewisse Abhängigkeit vom Anbieter. Die meisten davon lassen sich mit der richtigen Auswahl und einer sauberen Einführung steuern. Nicht jeder Betrieb braucht sofort eine Gesamtlösung. SORBA begleitet seit 1989 Bauunternehmen im Bauhaupt- und Baunebengewerbe. Heute arbeiten über 2700 Unternehmen mit der Gesamtlösung von SORBA. Verlieren Sie heute jede Woche Stunden in Excel-Listen, bezahlen Sie diese Kosten bereits, nur ohne Gegenwert.

Sie möchten die Einführung realistisch planen? Eine Checkliste für die Einführung einer Bausoftware zeigt Schritt für Schritt, was auf Sie zukommt. Oder Sie sehen sich SORBA 360 direkt an und klären Ihre Fragen mit unserem Aussendienst.