Im Baugewerbe geht es vor allem um eines: Effizienz. Je schneller und reibungsloser Informationen verfügbar sind, desto effizienter lassen sich Baustellen planen und fertigstellen. Die Schweizer Baubranche weiss um das immense Potenzial, das ihr die Digitalisierung dabei bieten kann. Nur bei der Umsetzung läuft es noch nicht rund. Das Problem: Vermeidbare Fehler hindern kleine und grosse Bauunternehmen daran, die Möglichkeiten, die ihnen die richtige Software für den Bau bieten könnte, voll auszuschöpfen. In diesem Blogbeitrag geht es um die zehn häufigsten Fehler: Was läuft falsch bei der Software-Auswahl im Schweizer Baugewerbe? Und wie können Sie diese Fehler am besten vermeiden?
Fehler 1: Separierte Betrachtung der Abteilungen
Häufig gleicht die Digitalisierung in KMU und Grossbetrieben in der Baubranche einem Flickenteppich. Der Grund dafür: Software wird dort angeschafft, wo sie gerade benötigt wird, und zwar impulsgesteuert und unsystematisch. Das führt oft zu Insellösungen in einzelnen Abteilungen wie der Buchhaltung, die nur sehr begrenzt Arbeitsprozesse verschlanken und das gesamte IT-Konstrukt immer unübersichtlicher werden lassen.
Unternehmenssoftware macht Informationen strategisch nutzbar
Etwas weitergedacht, könnten mit einer Unternehmenssoftware-Gesamtlösung digitale Prozesse im gesamten Unternehmen ineinandergreifen, so dass Informationen medienbruchfrei fliessen. Anstatt nur die Buchhaltung zu digitalisieren, wäre es besser, gleich alle Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu schauen, wo Abhängigkeiten im Informationsfluss bestehen und wo ungenutztes Datenpotenzial schlummert. Die GPS-gesteuerte Nachverfolgung von Fahrzeugen könnte eine solche Datenquelle sein.
Mit Bausoftware neue Datenquellen strategisch nutzen
Durch eine ganzheitliche Betrachtung des Unternehmens durch die Augen eines professionellen Digitalisierers wie der SORBA EDV AG liessen sich die Probleme von morgen gleich lösbar gestalten. Eine integrierte Software kann nicht nur für die Bauführung, sondern auch für die gesamte Bauadministration samt Buchhaltung genutzt werden. So können alle gewonnenen Informationen in einer Software-Gesamtlösung zusammenfliessen, was neue Datenquellen schafft, die Sie auswerten und strategisch nutzen können.
Fehler 2: Keine Ermittlung strategischer Anforderungen
Bevor es an die Auswahl einer Bausoftware-Lösung geht, ist eine Analyse des Ist- und des Soll-Zustands empfehlenswert. Das bedeutet: Finden Sie heraus, wo bei Ihnen die grössten Effizienzprobleme liegen, und überlegen Sie, was Sie dagegen tun können und wollen. Dazu formulieren Sie Ihre Anforderungen an eine Software konkret und fertigen ein Pflichtenheft an, in dem Sie aufführen, was Ihr Unternehmen benötigt.
Softwareintegration: Bausoftware in individuellen IT-Strukturen
Erst danach suchen Sie nach einem Software-Anbieter, der Ihre Anforderungen erfüllen kann und der auf Softwareintegration spezialisiert ist. Der Vorteil: Sie bekommen eine Softwarelösung, die Ihnen wirklich weiterhilft, weil sie einerseits Ihre Anforderungen erfüllt und andererseits perfekt in Ihre IT-Strukturen passt. Aber nicht nur das: Sie sparen darüber hinaus Geld, weil Sie nicht für überflüssige Funktionen zahlen, die Sie gar nicht benötigen. Es empfiehlt sich hier, auf einen Softwarepartner zu setzen, der eine modular aufgebaute EDV-Lösung anbietet.
Fehler 3: Nutzer nicht in den Auswahlprozess einbeziehen
Die Anschaffung einer Unternehmenssoftware ist keine Impulshandlung, die Sie einfach über die Köpfe der Belegschaft hinweg beschliessen und realisieren können. Im Gegenteil: Wenn Sie die Menschen in Ihrem Unternehmen, von der Buchhaltung über die Baukalkulation bis hin zum Projektmanagement, nicht mit in die Software-Auswahl einbeziehen, wird Ihnen die Digitalisierung nicht gelingen. Warum? Weil Sie so nicht erfahren werden, welche Funktionen diese Menschen wirklich benötigen. Und weil Sie auf keinerlei Akzeptanz für Ihre Digitalisierungsbestrebungen stossen werden.
Fehler 4: Bausoftware wird sofort benötigt und eingesetzt
Eine goldene Regel bei der Einführung digitaler Technologien lautet auch im Baugewerbe: nur nichts überstürzen. Das bedeutet: Auch wenn es gute Gründe gibt, einen Prozess zu digitalisieren, ist eine impulsive Entscheidung für eine Software kontraproduktiv. Noch schlechter ist es nur, wenn Sie diese Lösung sofort kaufen, installieren und diese umgehend über alle Bereiche Ihrer Bauadministration produktiv einsetzen. Besser ist es, sich Zeit zu nehmen, um die Software-Lösung Schritt für Schritt kennenzulernen und zu implementieren. An dieser Stelle lohnt es sich den zu digitalisierenden Prozess im Kontext des ganzen Unternehmens zu sehen und zu schauen, ob eine Komplettlösung nicht andere ineffiziente Abläufe mit optimieren kann. Die SORBA-Bausoftware ist eine solche Unternehmenssoftware als Gesamtlösung. Mit einem kompetenten Softwarepartner wie der SORBA finden Sie die richtige Bausoftware für alle Betriebsgrössen im Bauhaupt- und Baunebengewerbe und können diese sukzessive einführen.
Fehler 5: Tagesgeschäft ist wichtiger als Softwareprojekt
Viele Bauunternehmen verfahren nach dem Prinzip: Das Tagesgeschäft läuft gut, also müssen wir nichts ändern - "never change a running system“. Das mag für den Moment stimmen. Hinsichtlich des wachsenden Konkurrenzdrucks im Handwerk könnte in Zukunft aber eine Bausoftware viele Prozesse deutlich effizienter gestalten und einen echten Vorteil gegenüber der Konkurrenz bedeuten.
SORBA EDV AG bietet Bausoftware-Gesamtlösung
Bauunternehmen sollten nicht warten, bis die Lage unausweichlich ernst wird. Besser wäre es, wenn sie sich frühzeitig mit den Potenzialen der Digitalisierung auseinandersetzen und mit einem Softwarepartner wie SORBA Handlungsoptionen besprechen, um eine Bausoftware-Gesamtlösung zu installieren. Das erspart am Ende viel Stress und mindert das Risiko eines „Big-Bang-Szenarios“, in dem plötzlich alle Systeme parallel ersetzt werden müssen. Planung ist also alles.
Bau- und Handwerkersoftware fürs Bauhaupt- und Baunebengewerbe
Eine solche Gesamtlösung umspannt das gesamte Organisationsspektrum eines KMU im Baugewerbe und Handwerk. Das Paket, das es auch mit weniger Bausteinen gibt, umfasst dann für fast das gesamte Bauhaupt- und Baunebengewerbe folgende Module:
- Basisprogramme: Projekt- und Adressverwaltung, Dokumentenmanagement und -vorlagen
- Auftragsabwicklung: Offerten/Rechnungen, Vorkalkulation und Ausmasserfassung
- Leistungserfassung: Rapporte und Arbeitszeiterfassung
- Ressourcen-Management: Lager- und Maschinenverwaltung, GPS-Tracking, Ressourcenplanung und Werkhof-Administration
- Buchhaltung: von der einfachen Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltung bis zur kompletten Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung
- Controlling
- SORBA-Apps für effiziente Arbeit auf der Baustelle
Fehler 6: Zu viele Softwarelösungen im Einsatz
Für jede Abteilung und fast für jeden Prozess gibt es eigene Fachsoftwares von verschiedensten Anbietern. Eine für die Buchhaltung, eine für die Bauadministration, eine für das Baumanagement oder für die Arbeitszeiterfassung. Hinzu kommen Office-Programme wie Excel für Tabellenkalkulationen und viele Anwendungen mehr. All diese Softwares aufeinander abzustimmen, kann schnell unübersichtlich werden. Bei der Einführung einer neuen Softwarelösung empfiehlt es sich, eine Analyse der angewendeten Softwares durchzuführen, um potenzielle Synergien und Integrationen in einer Gesamtlösung zu erkennen – z.B. die Integration der kaufmännischen und technischen Prozesse in einer Software.
Bausoftware-Gesamtlösung vermeidet Medienbrüche
Medienbrüche lassen sich kaum vermeiden. Diese kosten Zeit und Nerven. Es sei denn, ein Anbieter kommt mit der passenden Bausoftware-Gesamtlösung, bei der sämtliche Module dieselbe Basis nutzen und Datenaustausch wie -Auswertung problemlos ermöglichen. Ein integriertes Dokumentenmanagement-System (DMS) beispielsweise kann dabei helfen, dass Dateien aus allen Abteilungen zentral und für jeden abrufbar abgespeichert werden. Das fördert einen effizienten Informationsfluss und dient der Kollaboration, in der Cloud auch ortsunabhängig, etwa im Homeoffice. Steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen können Sie revisionssicher im digitalen Archiv ablegen.
Softwarepartner bietet ganzheitliche Betrachtungsweise
Ein Softwarepartner wie SORBA, der Ihnen eine EDV-Gesamtlösung aus einer Hand anbietet, kann Ihnen wertvolle Tipps geben und Anregungen geben, an die Sie vielleicht noch gar nicht gedacht haben. Ausserdem minimiert eine gute Partnerschaft mit Produkten aus einer Hand den Administrationsaufwand und stellt sicher, dass es jemanden gibt, der Ihnen bei Problemen wirklich schnell helfen kann.
Fehler 7: Dienste der Softwareanbieter werden nicht beachtet
Wer sich für die Anschaffung einer Bausoftware entscheidet, sollte sich darüber im Klaren sein, dass es mit der Anschaffung allein nicht getan ist. Was zählt, ist nicht nur das Produkt an sich, sondern auch der Support drumherum. Die persönliche Beratung und die individuelle Betreuung ist eine der meistunterschätzten Serviceleistungen – gerade dann, wenn ein System sukzessive noch erweitert werden soll.
Installation, Beratung und Betreuung
Bei der Anbieter-Auswahl gibt es grosse Unterschiede, was das Spektrum der Dienstleistungen angeht, die Software-Hersteller rund um ihre Produkte anbieten. Sie sollten sich vor dem Kauf gut informieren, ob unter anderem eine schnelle Unterstützung durch den Kundendienst verfügbar ist, für den Fall, dass Schwierigkeiten auftreten. Je mehr Erfahrungen Ihr Software-Hersteller im Bereich Bausoftware hat und je grösser das Produktportfolio ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Infrastruktur mit diesem Anbieter weiterwachsen kann.
Fehler 8: Befangenheit
Während der Software-Auswahl ist es empfehlenswert, sich von der Ansicht „es ist immer so gewesen und es soll auch so bleiben“ zu trennen. Neue Software, neue digitale Prozesse erfordern ein Umdenken, sei es in den Unternehmensstrukturen, Arbeitsweisen oder internen Verantwortlichkeiten.
Die neue Software ist installiert, der Livegang absolviert. Die erste Phase der Arbeitserprobung ist naturgemäss wichtig, was die Weichenstellung für die Zukunft angeht. Die Evaluierung der digitalen Workflows macht erst eine finale Anpassung der Software möglich. Nur: Wenn niemand aus Befangenheitsgründen etwas sagt, kann der letzte Schliff nicht erfolgen. Es muss glasklar sein, dass in Ihrem Unternehmen Kritik geübt werden darf, damit Fehler beseitigt werden können. Wenn die Software nicht hundertprozentig effizient auf Ihre Workflows abgestimmt ist, haben Sie Potenzial verschenkt.
Fehler 9: Misstrauen in Berater
Viele in der Baubranche haben sich bisher nicht für eine grosse Digitalisierungsoffensive entschieden, weil sie vorwiegend den Aufwand sehen, nicht den Nutzen, den sie langfristig hat. Analoge durch digitale Prozesse zu ersetzen, ist keine einfache Angelegenheit. Hilfreich dabei ist, wenn Sie auf einen Digitalisierungspartner setzen, dem Sie vertrauen.
Er wird dafür sorgen, dass:
- das Tagesgeschäft weiterläuft,
- der Wechsel perfekt im Hintergrund vorbereitet wird,
- jeder die benötigten Schulungen im System bekommen wird, um damit routiniert arbeiten zu können.
Am besten eignet sich dafür eine Gesamtlösung für das Baugewerbe, die aus einer Hand stammt und perfekt aufeinander abgestimmt ist.
Fehler 10: Keine einheitliche Schulung der Nutzer
Damit Ihre Bausoftware als digitales Informationssystem funktioniert, müssen alle, die damit arbeiten, auf dem bestmöglichen Wissensstand sein. Ist dem nicht so, wird viel Zeit verloren gehen, weil Daten falsch abgespeichert werden oder das Frageaufkommen nach der Funktionsweise von Arbeitsabläufen sehr hoch sein wird. Auch die Frustration bei der Belegschaft steigt, wenn die Nutzung der Software nicht genug geschult wurde.
Hauptbenutzer werben intern für Bausoftware-Lösung
Der ideale Weg zu einem einheitlichen Wissensstand besteht darin, einige Hauptbenutzer (Englisch: Key User) auszuwählen, die den Prozess der Bausoftware-Einführung begleiten und auch als Influencer intern für die angestrebte Lösung werben. Diese Key User sorgen schliesslich dafür, dass das Wissen über die Software in der Belegschaft verankert wird. Sie stehen nach dem Livegang zugleich als Ansprechpartner für Nutzerfragen zur Verfügung.
Haben Sie Interesse, eine Bausoftware in Ihr Unternehmen einzuführen und suchen Sie einen Partner? Möchten Sie mehr darüber erfahren, welche Vorteile eine Gesamtlösung für Ihr Unternehmen bringen kann? Buchen Sie mit uns einen unverbindlichen Telefontermin ab. Wir beraten Sie gerne!
