Unternehmer im Baugewerbe wissen: Einmal im Jahr steht die Steuererklärung an. Bis dahin müssen sie alle erforderlichen Finanzinformationen so vorbereitet haben, dass sie später sowohl den Finanzbehörden genügen als auch leicht in den Jahresabschluss eingefügt werden können. Zu dieser vorbereitenden Buchhaltung (auch vorbereitende Buchführung) gehören noch weitere Aufgaben: die Überprüfung der Daten auf Genauigkeit und Vollständigkeit, zum Beispiel, oder die ordnungsgemässe Erfassung und Zuordnung von Kosten und Erlösen. Wie Ihnen eine sorgfältige vorbereitende Buchhaltung gelingt und wie diese das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten mindert, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
Was ist vorbereitende Buchhaltung?
Die vorbereitende Buchhaltung beschreibt den Prozess, finanzielle Transaktionen so zu organisieren und zu dokumentieren, dass sie für buchhalterische Vorgänge in der eigenen Finanzbuchhaltung oder beim Treuhänder vorbereitet sind. Dazu zählt die Erfassung von Geschäftsvorfällen wie Einkäufen und Verkäufen genauso wie die Verwaltung von Zahlungen, Quittungen und anderen Finanzdokumenten. Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist es, alle relevanten Informationen vorschriftsgemäss zu erfassen und aufzubereiten, damit sie später in der eigentlichen Buchhaltung nutzbar sind. Eine zuverlässige vorbereitende Buchhaltung bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Finanzplanung und -steuerung eines Unternehmens.
Gesetzliche Grundlagen der vorbereitenden Buchhaltung
In der Schweiz gibt es einige allgemeine gesetzliche Vorschriften für die vorbereitende Buchhaltung, die auch für die Baubranche gelten. Zunächst hilft sie bei der Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärung. Dabei beinhaltet sie die Erfassung von Geschäftsvorfällen, die Erstellung von Kontenplänen, die Verbuchung von Belegen und die Erstellung von Zwischenabschlüssen.
Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung (GoB)
Die gesetzlichen Grundlagen für die Buchhaltung in der Schweiz sind insbesondere im Obligationenrecht (OR) und in der Verordnung über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung (VASR) festgelegt. Diese besagen, dass jedes Unternehmen Bücher führen und einen Jahresabschluss erstellen muss. Vor allem das Obligationenrecht ist relevant, da es in den Artikeln 957 bis 962 OR die Anforderungen für beides festlegt. Dabei sind hauptsächlich die Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung (GoB) zu beachten.
Vorbereitende Finanzbuchhaltung vs. vorbereitende Buchhaltung
Die Begriffe „vorbereitende Finanzbuchhaltung“ und „vorbereitende Buchhaltung“ werden oft synonym verwendet. Einen Unterschied zwischen beiden gibt es aber genau genommen doch: Die vorbereitende Finanzbuchhaltung erledigt die Erfassung und Organisation aller finanziellen Transaktionen eines Unternehmens in den entsprechenden Konten. Dazu zählt die Erfassung von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Banktransaktionen, Lohnabrechnungen und sonstigen Zahlungen. Das Ziel: Alle finanziellen Informationen in einer geordneten und strukturierten Weise zu sammeln, damit diese später für die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen verwendet werden können.
Vorbereitende Buchhaltung: kontrollierende Aufgaben
Die vorbereitende Buchhaltung hingegen bezieht sich lediglich auf die Überprüfung und Korrektur der finanziellen Informationen, die zuvor erfasst wurden. Hier werden die Informationen auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft, damit sie den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und keine Unstimmigkeiten vorliegen. Die vorbereitende Buchhaltung ist ein wichtiger Schritt vor der Erstellung der endgültigen Jahresabschlüsse und Steuererklärungen.
Vorbereitende Finanzbuchhaltung erfasst Transaktionen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die vorbereitende Finanzbuchhaltung die eigentliche Erfassung der finanziellen Transaktionen umfasst, während die vorbereitende Buchhaltung eine Überprüfung der erfassten Informationen auf Richtigkeit und Vollständigkeit darstellt.
Vorbereitende Buchführung: Aufgaben im Bau
Die vorbereitende Buchhaltung im Bau umfasst eine Reihe von Aufgaben, die darauf abzielen, die finanzielle Abwicklung von Bauprojekten zu verwalten. So lässt sich sicherstellen, dass alle Kosten und Ausgaben ordnungsgemäss erfasst werden. Hier sind einige der wichtigsten Aufgaben, die zur vorbereitenden Buchhaltung im Bau gehören:
- Kostenschätzungen erstellen: Vor Beginn des Projekts müssen Kostenschätzungen erstellt werden, damit das Projekt im Budget bleibt. Die vorbereitende Buchhaltung ist dafür verantwortlich, diese Schätzungen zu erstellen und auf dem aktuellen Stand zu halten.
- Budgetverwaltung: Die vorbereitende Buchhaltung ist dafür verantwortlich, das Budget des Projekts zu verwalten, damit die Ausgaben im Rahmen der Schätzungen bleiben.
- Verwaltung von Subunternehmerrechnungen: Beteiligte Subunternehmer am Bau müssen bezahlt, ihre Rechnungen überprüft werden. Die vorbereitende Buchführung ist dafür verantwortlich, dass alle Rechnungen korrekt sind und Zahlungen pünktlich erfolgen.
- Rechnungsstellung: Die vorbereitende Buchhaltung muss Rechnungen an Kunden stellen, damit alle Kosten und Ausgaben ordnungsgemäss erfasst werden.
- Überwachung von Zahlungen: Die vorbereitende Buchhaltung ist dafür verantwortlich, Zahlungen von Kunden und anderen Partnern zu überwachen, damit alle Zahlungen pünktlich erfolgen.
- Buchführung und Berichterstattung: Schliesslich ist die vorbereitende Buchhaltung dafür zuständig, alle Kosten und Ausgaben des Projekts zu erfassen und Berichte zu erstellen, die die finanzielle Leistung des Projekts widerspiegeln.
Software von SORBA für die vorbereitende Buchhaltung im Bau
Die modulare Software Bau-Gesamtlösung von SORBA bietet für den Bereich der (vorbereitenden) Buchhaltung ein breit gefächertes Angebot. Zum Spektrum zählen neben der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung auch Funktionen für die Lohnbuchhaltung und die Finanzbuchhaltung. Und damit die Dokumente auch jederzeit auffindbar sind, ermöglicht das Dokumentenmanagement-System (DMS) die zentrale Archivierung aller steuerrelevanten Unterlagen.
Wichtiger Bestandteil der Finanzplanung und Compliance
Die vorbereitende Buchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil der Finanzplanung und Compliance im Baugewerbe. Sie umfasst die Erfassung und Dokumentation von Geschäftsvorfällen sowie die Verwaltung von Finanzdokumenten und die Überprüfung auf Genauigkeit und Vollständigkeit. Eine zuverlässige vorbereitende Buchhaltung bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Finanzplanung und -steuerung eines Unternehmens. Mit der richtigen Software lassen sich alle verwendeten Programme integrieren und die so entstandenen Daten viel besser erfassen, auswerten und nutzen.
