Tipp von der Buchhaltung: Die stillen Wasser der Absenzen

27.06.19 15:28

Der Satz: «Die Mitarbeiter sind das Kapital der Unternehmung» ist in der Baubranche bekannt und wird mehrheitlich so unterstützt. Obwohl das eigentlich allen bewusst ist, sieht das Absenzenmanagement vieler Baufirmen dürftig aus. Insbesondere mittelgrosse Unternehmen (über 50 Mitarbeiter) verlieren schnell den Überblick über die Absenzen ihrer Mitarbeiter. Dabei ist nur wenigen bewusst, dass das unsaubere Führen von Absenzen finanzielle und betriebliche Konsequenzen mit sich bringt.

ArbeitszeiterfassungBild: Arbeitszeiterfassung und Absenzenmanagement mit SORBA

Die Mitarbeiter meckern, der Chef weiss von nichts

Herr Meier ist krank und meldet das am Montagmorgen so im Betrieb. Der Vorarbeiter oder der Polier meckern langsam schon, er würde sehr oft am Montag oder am Freitag fehlen. Der Chef weiss jedoch von nichts. Da er bei all den Mitarbeitern sich nicht bei jedem merken kann, wie oft und weshalb er genau fehlt, fallen ihm keine Regelmässigkeiten auf. Dass sein anderer Mitarbeiter, Herr Mattle, der als Mechaniker tätig ist, unzählige Überstunden hat und eigentlich kompensieren sollte, merkt er ebenfalls nicht. Diese Situation hört sich im ersten Moment absurd an, ist aber gängiger als man denkt. Dabei liesse sich so einiges mit einer konsequenten Analyse vorbeugen. Insbesondere bei Betriebsunfällen können Muster erkannt und Massnahmen für die Zukunft getroffen werden. Aber auch Krankheiten lassen sich bis zu einem gewissen Grad vorbeugen. So können etwa Überbelastungen der Mitarbeiter mit zu vielen Überstunden teilweise verhindert werden..

Finanzielle und operative Konsequenzen

Ausfälle der Mitarbeiter merkt man kurzfristig zunächst im operativen Geschäft. Fehlt Herr Meier, muss sich um einen Ersatz bemüht werden. Wenn dann Frau Hasler auf seine Baustelle muss, fehlt sie wiederum irgendwo anders. Fallen Mitarbeiter öfters aus, wird das spontane Organisieren von Ersatz mühsam. Bei längeren Ausfällen muss vielleicht sogar eine temporäre Aushilfe eingestellt werden. Langfristig haben viele Absenzen auch finanzielle Konsequenzen. Je nach Branche und Betriebsgrösse, hängen die Unfallprämien von den betrieblichen Kosten ab, welche für die UVG-Leistungen (SUVA) anfallen. Bei den Krankentaggeld-Prämien gilt dasselbe Spiel. Ein kleines Beispiel: Für die Tiefbau AG betragen die Prämien 2% der Lohnsumme. Über das Geschäftsjahr verteilt, sind immer wieder Mitarbeiter krank. Die Krankentaggeldversicherung bezahlt für die Krankheitsfälle. Am Ende vom Jahr werden die angefallenen Kosten zusammengerechnet. Übersteigen die Kosten die bezahlten Prämien, kann es passieren, dass der Versicherer die Police sanieren muss und die Prämien werden erhöht.

Kein Rezept, aber ein Ansatz

Wie können solche Situationen verhindert werden? Ein Geheimrezept dafür gibt es leider nicht – auch wir können das Rad nicht neu erfinden. Ein erster Ansatz ist aber das genaue Erfassen aller Absenzen. Mit einem ERP-System können die Ausfälle sauber erfasst und kategorisiert werden. Auch mit SORBA können Absenzen rapportiert werden. Falls das ERP-System in den Details der Erfassung eingeschränkt ist, kann auch eine Excel-Tabelle mit zusätzlichen Informationen erstellt werden. Die gesammelten Daten sollten nach einer gewissen Zeit ausgewertet und bei einer Sitzung behandelt werden. Daraus können dann einige Schlussfolgerungen gezogen werden. Hat zum Beispiel ein Mitarbeiter immer wieder die gleiche Art von Verletzung, wird vielleicht auf der Baustelle nicht korrekt gearbeitet. Es ist hier wichtig, dass proaktiv das Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitern gesucht wird. Schliesslich hat man als Unternehmer nicht nur die Verantwortung für das Geschäft, sondern auch für die Angestellten.

Diese Massnahme scheint nicht sehr aufwändig zu sein. Dennoch denken viele, dass dieser administrative Zusatzaufwand unnötig ist. Wie in den vorherigen Abschnitten aufgezeigt, sind die Konsequenzen eines unsauberen oder nicht existenten Absenzenmanagements nicht zu unterschätzen. Gian Luca Lorenzini, unser Spezialist im Bereich Service Finanzen, hat ein klares Fazit: «Wer beim Absenzenmanagement aufgibt oder sich gar nicht erst damit befasst, hat a priori verloren.»

Mehr über Services Finanzen

Edona Zeciri

Verfasst von Edona Zeciri

Ich bin immer auf Trab, diskutiere aber auch gerne stundenlang über Gott und die Welt. Wenn ich mal nicht im Bürostuhl sitzen sollte, findet man mich unter Büchern vergraben in einer Ecke der Bibliothek, im Tanzstudio oder an einem interessanten Podium.

Aktuelle Beiträge

Beitrag kommentieren

Möchten Sie Ihre Meinung zu diesem Beitrag/Post sagen?

Wir freuen uns über eine lebhafte Kommunikation - schön, dass Sie ein Teil davon sind!