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Die Ära der Einzahlungsscheine geht zu Ende


Rote und orange Einzahlungsscheine werden ab Ende September 2022 nicht mehr unterstützt

Die neue QR-Rechnung wurde ab dem 30. Juni 2020 in der Schweiz eingeführt. Die Übergangsfrist von den orangen/roten Einzahlungsscheinen zu den QR-Rechnungen, hat ab diesem Zeitpunkt begonnen. Das Ende der roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine steht nun offiziell fest, wie Postfinance am 19. Januar 2021 in einer Pressemitteilung mitteilte. Ab dem 30. September 2022 kann nicht mehr mit Einzahlungsscheine bezahlt werden. Die Abschaffung von den alten Einzahlungsscheinen eröffnet neue Perspektiven in der Zukunft des digitalen Zahlungsverkehrs. Was bedeutet das für Schweizer KMU und wie bereiten Sie sich am besten auf diese Umstellung vor? Das erfahren Sie in unserem Beitrag.

Rote und Orange Einzahlungsscheine: was ist der Unterschied?

In der Schweiz wurden bis jetzt rote und orange Einzahlungsscheine für die Rechnungsstellung benutzt. Der rote Einzahlungsschein enthält keine Referenznummer. Lediglich die IBAN und ein Feld für die Mitteilung wird auf dem roten Einzahlungsschein vermerkt. Der Unterschied zu dem orangen Einzahlungsschein ist, dass dieser eine Referenznummer enthält. Die Referenznummer enthält Daten wie Rechnungsempfänger, Rechnungssteller, Informationen zur Zahlung.

Die QR-Rechnung kann nach Erstellung ähnlich wie bei den Einzahlungsscheinen ausgedruckt oder als PDF mit einer Bauadministrationssoftware erstellt und verschickt werden.

Die QR-Rechnung ersetzt die Einzahlungsscheine in der Schweiz

Die QR-Rechnung deckt mit ihren drei Erscheinungsformen die Möglichkeiten der bisherigen Einzahlungsscheine ab:

  1. 1. Die QR-Rechnung mit QR-IBAN, QR-Referenz und dem Zahlteil mit QR-Code ersetzt den orangen Einzahlungsschein (ESR) mit der Referenznummer für Zahlungen innerhalb der Schweiz.
    2. Die QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz ist der direkte Nachfolger für den roten Einzahlungsschein (ES) für Zahlungen innerhalb und ausserhalb der Schweiz.
    3. Alternativ kann die QR-Rechnung mit IBAN und Creditor Reference für Zahlungen innerhalb und ausserhalb der Schweiz verwendet werden.

Viele Rechnungssteller und Rechnungsempfänger nutzen die Begriffe „Neue Einzahlungsscheine“, "Einzahlungsschein QR"oder "QR-Einzahlungsschein" als Synonym zur „QR-Rechnung“.

Sind Einzahlungsscheine noch gültig?

Bis zur Übergangsfrist vom 30. September 2022, ist es noch möglich, mit den roten Einzahlungsscheinen, den Zahlungsauftrag zu begleichen. Sobald die erste QR-Rechnung erhalten wird, muss der Rechnungsempfänger die Daueraufträge selbst bei seiner Bank anpassen. Der Grund dafür ist, dass auf BESR basierende Daueraufträge ab dem 1. Oktober 2022 nicht mehr ausgeführt werden.

Daueraufträge anpassen

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie keine Rechnungen mit ESR verschicken sollten, welche erst nach dem 30. September 2022 fällig sind. Diese können ab dem 1. Oktober 2022 nicht mehr bezahlt werden, obwohl die Fälligkeit noch nicht abgelaufen ist.
Das bedeutet, dass in der Regel (bei netto 30 Tagen) die Umstellung bis spätestens Ende August 2022 erfolgen muss, sodass per 1. September nur noch QR-Rechnungen gestellt werden. Bei längeren Zahlungsfristen entsprechend früher.

Was bedeutet die Abschaffung von Einzahlungsscheine für Schweizer KMU?

Die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs betrifft alle Konsumentinnen und Konsumenten, KMUs und Banken. Sie ist somit weitreichend, aber nicht komplex in der Anwendung und bringt dennoch zahlreiche Vorteile mit sich wie z.B. die verbesserte Datenqualität, die einfache Rechnungsverarbeitung und das Minimieren von Fehlern. Sollten Sie noch nicht bereit sein, können Sie bis zum Ende der Übergangsfrist mit den QR-Rechnungen umgehen, wie bisher mit den Einzahlungsscheinen. Nach der Übergangsfrist, ab dem 30. September 2022, wird es jedoch keine Einzahlungsscheine mehr geben. Stellen Sie noch rechtzeitig um und nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

Wie lange kann man noch mit den roten Einzahlungsscheinen bezahlen?

Nach der Übergangsfrist, ab dem 30. September 2022, werden Zahlungen mit Einzahlungsscheinen nicht mehr möglich sein, weshalb es lohnenswert ist, sich bereits frühzeitig mit der Umstellung der QR-Codes auf den Rechnungen zu befassen. Nach der Abschaffung der Einzahlungsscheine am. 30. September 2022 kann mit allen Arten von Einzahlungsscheinen nicht mehr bezahlt werden.

Als Ihren Softwarepartner im Bau ist es uns wichtig, Sie bei dieser Umstellung zu unterstützen. Sollten Sie noch Fragen haben, können Sie sich mit uns in Kontakt setzen.

Handlungsbedarf für alle Rechnungssteller

Für Rechnungssteller und Unternehmen mit Hard- und Softwarelösungen gibt es bei der Umstellung auf die Nachfolgeprodukte Handlungsbedarf. Unternehmen, die sich bis heute noch nicht mit der Umstellung befasst haben, wird empfohlen, sich umgehend bei ihrem Softwarepartner zu melden. Wir als Bausoftware-Hersteller unterstützen Sie bei den erforderlichen Planungs- und Umstellungsarbeiten.
 

QR Rechnung Darstellung Zusammenarbeit

Bild: Zusammenarbeit bei der Einstellung der Einzahlungsscheine (Quelle: UBS)

mySORBA Buchhaltungssoftware ist bereit!

Schon seit einiger Zeit hat SORBA mit der Implementierung der QR-Rechnung in die SORBA-Software begonnen. Ab der Version 20.1.9 ist die Verarbeitung der Rechnungen mit QR-Code möglich.

QR-Rechnung in der mySORBA Debitorenbuchhaltung implementieren

Mit der neuen QR-Rechnung arbeiten Sie effizienter und schneller. Die Umstellung benötigt ein paar Anpassungen, welche Sie zum Teil bereits selbst vorbereiten und vornehmen können. Sobald einmal die QR-Rechnung in Ihrer Debitorenbuchhaltung integriert ist, profitieren Sie und der Rechnungsempfänger von dieser Umstellung.

Was ändert sich und was muss in der Software eingestellt werden:

  1. Bankenstamm muss in mySORBA neu eingelesen werden.
  2. QR-IBAN in der Firmenzahlstelle anpassen.
  3. Drucklayout anpassen; das Drucklayout des Zahlteils kann Ihnen einer unserer Aussendienstmitarbeiter gerne einrichten. Melden Sie sich direkt unter support@sorba.ch

Mehr Informationen über die QR-Rechnung und die Umstellungen in mySORBA, erfahren Sie in folgendem Video:

 

Sind Sie mit dem mySORBA Programm auf dem neusten Stand? Haben Sie eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware, mit der Möglichkeit, QR-Rechnungen einzulesen? Gerne beraten wir Sie, kostenlos und unverbindlich bei der Umstellung! Mit unserem Rundum-sorglos-Paket unterstützen wir Sie, damit Sie bereit sind für die neue QR-Rechnung.

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Quellen: UBS, Postfinance