Turbo-Modus auf der Baustelle: Effiziente Prozesse durch digitale Lieferscheine

Elektronische Lieferscheine für modernere Bauprozesse

Die Baubranche der Schweiz ist schnelllebig geworden und Effizienz ist entscheidend für den Erfolg. Digitale Lieferscheine sind ein Baustein und gewinnen zunehmend an Bedeutung. Sie ermöglichen eine Optimierung der Arbeitsabläufe auf Baustellen, weil sie den traditionellen papierbasierten Prozess durch eine zeitgemässe Lösung ersetzen. Diese Technologie bietet nicht nur eine verbesserte Verwaltung und Nachverfolgung von Lieferungen, sondern trägt zur Modernisierung und Automatisierung der Bauprozesse bei. In diesem Blogartikel werden wir elektronische Lieferscheine und ihre Vorteile und Möglichkeiten im Bauwesen genauer betrachten.

Traditionelle vs. digitale Lieferscheine im Bauwesen

Der herkömmliche Prozess der Lieferscheinkontrolle und -abwicklung im Bauwesen basiert oft auf papierbasierten Dokumenten. Nach der Lieferung müssen die Fahrer physische Lieferscheine ausfüllen und sie vor Ort von den Empfängern unterschreiben lassen. Anschliessend werden die unterschriebenen Papiere zurück ins Büro gebracht, wo man sie herumreicht, manuell kontrolliert und einscannt, damit sie schliesslich im Archiv abgelegt werden. Dieser traditionelle Prozess ist zeitaufwendig und anfällig für Fehler, da Papierdokumente leicht verloren gehen oder beschädigt werden können. Die manuelle Archivierung führt ausserdem zu Platzproblemen und erschwert den Zugriff auf die Daten bei Bedarf.

Digitale Lieferscheine verschlanken Prozess der Lieferabwicklung

Digitale Lieferscheine hingegen verschlanken den Prozess der Lieferabwicklung im Bauwesen, indem sie traditionelle papierbasierte Methoden durch elektronische Lösungen ersetzen. Durch die Nutzung von digitalen Lieferschein-Apps können Lieferungen einfach dokumentiert, elektronisch unterschrieben und digital archiviert werden, was zu einer effizienteren und fehlerfreien Verwaltung der Lieferungen führt.

Die Vorteile: weniger Fehler durch digitale Lieferscheine

Die Einführung digitaler Lieferscheine bietet zahlreiche Vorteile im Bauwesen. Sie führen sie zu einer effizienteren Dokumentation und Abwicklung von Lieferungen auf Baustellen, wodurch Prozesse optimiert, Fehler reduziert und Umweltaspekte berücksichtigt werden können. Im Einzelnen bedeutet das:

Effizienzsteigerung im Lieferprozess

Durch die Nutzung von digitalen Lieferschein-Apps wird der gesamte Lieferprozess optimiert, indem Lieferungen schnell und einfach dokumentiert sowie elektronisch unterschrieben werden können. Dies beschleunigt den Ablauf und reduziert Wartezeiten auf der Baustelle.

Reduzierung von Missverständnissen

Die Digitalisierung von Lieferscheinen minimiert menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe und verringert das Risiko von Missverständnissen zwischen Lieferanten und Empfängern. Dadurch werden Genauigkeit und Zuverlässigkeit in der Dokumentation verbessert.

Nachverfolgbarkeit und Transparenz

Digitale Lieferscheinlösungen ermöglichen eine lückenlose Nachverfolgung von Lieferungen und bieten eine transparente Übersicht über den Lieferstatus. Dies erleichtert die Koordination auf der Baustelle und die Kontrolle im Büro und erhöht die Transparenz für alle Beteiligten.

Umweltaspekte und Nachhaltigkeit

Die Verwendung digitaler Lieferscheine trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs und damit zur Schonung der Umwelt bei. Durch den Verzicht auf papierbasierte Dokumente wird nicht nur Abfall vermieden, sondern auch der ökologische Fussabdruck der Baustelle verringert.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen in der Schweiz

In der Schweiz gelten bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen für die Verwendung digitaler Lieferscheine im Bauwesen. Die Verwendung von digitalen Lieferschein-Apps, die die Möglichkeit bieten, Lieferscheine elektronisch zu unterschreiben und zu archivieren, erleichtert die Einhaltung dieser rechtlichen Rahmenbedingungen. Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Lieferscheinprozesse können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumentation den gesetzlichen Anforderungen entspricht und gleichzeitig effizient und rechtskonform ist.

• Gesetzliche Anforderungen an Lieferscheine im Bauwesen: Lieferscheine sind keine Pflicht in der Schweiz, jedoch haben Unternehmen, die Waren abnehmen, ein Interesse daran, den Lieferschein als Prüfungsgrundlage bei Wareneingang zu nutzen. Es wird also empfohlen, dass Lieferanten einen Lieferschein ausstellen. Dessen Inhalt ist aber nicht konkret vom Gesetzgeber vorgegeben.  
• Datenschutz und Sicherheit: Bei der Verwendung digitaler Lieferscheine ist der Datenschutz ein wichtiges Anliegen. Es müssen angemessene Sicherheitsmassnahmen getroffen werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz vor unbefugtem Zugriff, die Verschlüsselung von Datenübertragungen und die sichere Speicherung der Informationen.
• Compliance mit steuerlichen Vorschriften: Digitale Lieferscheine müssen auch steuerlichen Vorschriften entsprechen, insbesondere in Bezug auf die Mehrwertsteuer. Die korrekte Erfassung und Dokumentation von Lieferungen ist wichtig für die Einhaltung der steuerlichen Bestimmungen und die Vermeidung von steuerlichen Risiken.

Lieferscheine digital unterschreiben und archivieren

Wer auf digitale Lieferscheine setzen und jeden einzelnen Lieferschein, der auf einer Baustelle auftaucht, künftig digital unterschreiben und archivieren können möchte, dem stehen dazu verschiedene Technologien zur Verfügung. Durch die Nutzung dieser Technologien können Unternehmen effizientere und transparentere Lieferscheinprozesse implementieren:

1. Softwarelösungen: Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen speziell für die Erstellung, Verwaltung und Archivierung digitaler Lieferscheine. Diese Lieferscheinlösungen bieten Funktionen, mit denen man etwa digital unterschreiben, Lieferdetails erfassen und Dokumente archivieren kann.
2. Integration in bestehende Systeme: Viele Unternehmen nutzen bereits ERP- oder CRM-Systeme zur Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse. Die Integration digitaler Lieferscheinlösungen in diese bestehenden Systeme ermöglicht eine nahtlose Datenübertragung und vereinfacht die Arbeitsabläufe.
3. Mobile Anwendungen und Cloud-Lösungen: Eine mobile digitale Lieferschein-App für Smartphones und Tablets bietet die Flexibilität, Lieferscheine direkt vor Ort auf der Baustelle digital zu erfassen, unterschreiben, bearbeiten und archivieren sowie das gelieferte Material digital zu rapportieren. Cloud-basierte Lösungen ermöglichen den sicheren Zugriff auf Lieferscheindaten von verschiedenen Standorten aus und erleichtern die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten. 

Bauarbeiter mit Tablet-PC: So lässt sich jeder Lieferschein bequem per App digital unterschreiben und archivieren.

Wie SORBA bei digitalen Lieferscheinen unterstützt

SORBA bietet mit seiner Gesamtlösung für das Baugewerbe auch eine umfassende Unterstützung für digitale Lieferscheine durch verschiedene Funktionen. Durch die Nutzung von SORBA können Unternehmen ihre Lieferscheinprozesse optimieren, Arbeitsabläufe papierlos implementieren und die Effizienz in der Verwaltung von Lieferungen deutlich steigern:

• Digitale Dokumentenverwaltung: SORBA ermöglicht eine effiziente Verwaltung digitaler Dokumente wie Lieferscheine, indem alle relevanten Dokumente im Dokumentenmanagement-System (DMS) elektronisch erfasst, gespeichert und archiviert werden. Dies ermöglicht eine papierlose Dokumentation und eine verbesserte Übersicht über Lieferungen.
• Mobile App für Lieferschein-Erfassung: Mit der mobilen App für den Tagesrapport von SORBA können Lieferscheine vor Ort auf der Baustelle erfasst oder direkt digital empfangen. Die App bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Erfassung von Lieferdetails und die elektronische Unterschrift der Empfänger.
• Integration mit ERP-Systemen: SORBA ist nahtlos in vorhandene ERP-Systeme integrierbar, was eine reibungslose Datenübertragung und eine konsistente Datenhaltung ermöglicht. Diese Integration optimiert die Arbeitsabläufe und erleichtert die Verwaltung von Lieferungen im Rahmen der Ressourcenplanung bei gleichzeitiger Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit.
• Digitale Signatur und Genehmigungsworkflow: SORBA unterstützt die digitale Unterschrift von Lieferscheinen in der Transport-App, was eine schnellere und effizientere Abwicklung von Lieferungen ermöglicht. Ebenso bietet die Software einen Genehmigungsworkflow für eine transparente und nachvollziehbare Bearbeitung von Lieferscheinen.
• Berichterstellung und Analyse: SORBA ermöglicht die Erstellung von detaillierten Berichten, Nachkalkulationen und Analysen über Lieferungen und Projekte, was eine fundierte Entscheidungsfindung und eine kontinuierliche Prozessoptimierung ermöglicht.

Digitale Lieferscheine als Motor für mehr Effizienz

Digitale Lieferscheine sind nicht nur ein Schritt in die Zukunft der Baubranche, sondern auch ein Motor für Effizienz und Nachhaltigkeit. Mit einer reibungslosen Integration in bestehende Systeme und einer Vielzahl von Funktionen wie mobilen Apps und digitalen Unterschriften wird der Weg zur papierlosen Baustelle geebnet, während rechtliche Anforderungen und Compliance gewährleistet sind. SORBA steht dabei als verlässlicher Partner für eine ganzheitliche Lösung bereit, um den digitalen Wandel im Bauwesen voranzutreiben.