Vom Papier zum Pixel: Lieferschein digitalisieren und in Prozesse integrieren

Elektronischer Lieferschein löst Papierdokument im Bau ab

Eine typische Situation auf der Baustelle: Der Polier legt einen Papier-Lieferschein in die Baracke. Im Büro trifft dieses Stück Papier verspätet und völlig verschmutzt ein. Die Kontrolle und die Abrechnung werden zu einer echten Herausforderung. Viele Schweizer Bauunternehmen kennen solche Erfahrungen. Die Lösung: die Digitalisierung des Lieferscheins. Weil Effizienz und Nachhaltigkeit im Bauwesen immer wichtiger werden, stehen Unternehmen im Bau vor der Herausforderung, traditionelle Prozesse zu modernisieren. Ein Schlüsselelement dieser Transformation ist die Digitalisierung von Lieferscheinen.

Schnellere, effizientere und günstigere Abwicklung von Lieferungen

Statt mühsam Papierdokumente zu erstellen und zu verwalten, ermöglicht ein elektronischer Lieferschein eine schnellere, effizientere und kostengünstigere Abwicklung von Lieferungen von Baumaterialien und Rohstoffen. Mit spezieller Lieferschein-Software oder einer Lieferschein-App können diese Dokumente automatisch erstellt, mobil abgerufen und cloudbasiert gespeichert werden. Welche Technologien es gibt, um den Lieferschein zu digitalisieren, welche Vorteile diese haben und wie sich die Digitalisierung des Lieferscheins umsetzen lässt, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Lieferschein digitalisieren: die Vorteile

Die Digitalisierung von Lieferscheinen im Baugewerbe bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch Kosten sparen und gleichzeitig die Umwelt schonen. Durch den Einsatz elektronischer und digitaler Lieferscheine mittels spezialisierter Software oder Apps wird der Prozess der Lieferschein-Erstellung, Rapportierung und Prüfung beschleunigt und vereinfacht. Dies ermöglicht eine schnellere Abwicklung von Lieferungen und reduziert die benötigte Zeit auf der Baustelle und im Büro erheblich.

Zuverlässige Möglichkeit, auf die Lieferscheindaten zuzugreifen

Der papierlose Ansatz ist dabei nachhaltig und spart Ressourcen. Zudem verringert ein elektronischer Lieferschein auch das Risiko von Fehlern und Missverständnissen bei der Übertragung von Informationen. Hinzu kommt, dass die cloudbasierte Speicherung eine sichere und zuverlässige Möglichkeit bietet, auf die Lieferscheindaten zuzugreifen und diese zu verwalten.

Bessere Fehlervermeidung: Lieferschein digital erstellen

Durch die Automatisierung des Prozesses werden menschliche Fehler minimiert, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Dokumentation weiter verbessert. Insgesamt trägt der Prozess, den Lieferschein einfach digital zu erstellen, dazu bei, die Arbeitsabläufe im Baugewerbe schnell und effizient, modern und papierlos, benutzerfreundlich und nachhaltig, zuverlässig und sicher zu gestalten.

Technologien, um den Lieferschein aus Papier zu ersetzen

Eine Reihe innovativer Technologien treibt die Digitalisierung des Lieferscheins voran. Diese unterstützen den Prozess der Erstellung und Verwaltung elektronischer Lieferscheine. Eine mobile Lieferschein-App oder eine spezialisierte Software kann diesen Job übernehmen und eine benutzerfreundliche Plattform bieten, damit ein digitaler Lieferschein elektronisch erstellt und verwaltet werden kann. Diese Anwendungen ermöglichen eine schnelle Erfassung von Lieferinformationen und bieten Funktionen zur automatischen Generierung digitaler Lieferscheine, was zu erheblichen Zeit- und Kostenersparnissen führt.

Lieferschein digitalisieren mit der Baustellen-App 

Die Nutzung von Baustellen-Apps für die Rapportierung und Verwaltung von Transportaufträgen bietet eine effiziente Möglichkeit, Lieferungen zu verfolgen und zu identifizieren, wodurch Fehler minimiert werden und sich die Genauigkeit verbessert. Zudem spielt die Nutzung von Cloud-Speicher und Datenmanagement eine entscheidende Rolle, um elektronische Lieferscheine sicher und zuverlässig zu speichern, zu teilen und zu verwalten. Durch die Kombination dieser Technologien wird die Digitalisierung von Lieferscheinen im Baugewerbe vorangetrieben, was nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Verwaltung von Rohstofflieferungen optimiert.

Lieferschein digitalisieren: rechtliche Aspekte und Compliance

Bei der Digitalisierung von Lieferscheinen sind einige rechtliche Aspekte und Compliance-Vorschriften zu beachten, insbesondere in Bezug auf die gesetzlichen Anforderungen in der Schweiz. Elektronische Lieferscheine müssen den gleichen rechtlichen Standards entsprechen wie ihre papierbasierten Pendants. Dies umfasst die Sicherstellung der rechtlichen Gültigkeit elektronischer Signaturen und die Einhaltung von Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen.

Schweizer Vorschriften für elektronische Dokumente und Signaturen

In der Schweiz gelten spezifische Vorschriften für elektronische Dokumente und Signaturen gemäss dem Schweizerischen Zivilgesetzbuch (ZGB) und dem Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (ZertES). Unternehmen, die Lieferschein-Software oder -Apps nutzen, sollten sicherstellen, dass ihre Lösungen diesen rechtlichen Anforderungen entsprechen, um eine rechtskonforme Digitalisierung zu gewährleisten.

Elektronischer Lieferschein: Zeit- und Kostenersparnis

Durch die Berücksichtigung dieser rechtlichen Aspekte können Unternehmen die Vorteile nutzen, wenn sie den Lieferschein digitalisieren, und sicherstellen, dass sie gesetzlichen Anforderungen und Compliance-Standards entsprechen, während sie von einer erheblichen Zeitersparnis und Kostenersparnis profitieren und die Verwaltung von Rohstofflieferungen optimieren.

Laptop auf der Baustelle: Mit der richtigen Software lässt sich der Lieferschein schnell digitalisieren und archivieren.

Praktische Umsetzung: Lieferschein digitalisieren

Durch die sorgfältige Auswahl, Implementierung und Schulung können Bauunternehmen einen reibungslosen Übergang von papierbasierten zu digitalen Lieferscheinen gewährleisten und dabei die Vorteile voll ausschöpfen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Bauunternehmen, die den Wechsel von papierbasierten Lieferscheinen zu digitalen Lieferscheinen vollziehen möchten:

1. Bedarfsanalyse durchführen

Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer aktuellen Prozesse und Anforderungen. Identifizieren Sie die Schwachstellen und Bereiche, in denen die Digitalisierung von Lieferscheinen Vorteile bringen könnte. Wie werden Lieferscheine heute empfangen? Welche Lieferanten setzen bereits auf elektronische Lieferscheine und welche liefern noch Papier?

2. Auswahl der geeigneten digitalen Lösung

Recherchieren Sie verschiedene Lieferschein-Software und -Apps, die Ihren Anforderungen entsprechen. Achten Sie dabei auf Funktionen wie Benutzerfreundlichkeit, Integrationsoptionen, Datenschutz und Sicherheit sowie Compliance mit rechtlichen Vorschriften.

3. Pilotprojekt starten

Führen Sie ein Pilotprojekt mit der ausgewählten digitalen Lösung durch, um ihre Praktikabilität und Wirksamkeit in Ihrem Betrieb zu testen. Arbeiten Sie eng mit dem Softwareanbieter zusammen, um Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass die Software optimal in Ihre Arbeitsabläufe integriert ist. Auch die Lieferanten sollten in den Prozess eingebunden werden. Es ist wichtig, proaktiv auf diese zuzugehen, um die Lieferscheine künftig auf digitalen Kanälen zu erhalten (E-Mail, e-Portal, Direktanbindung ans ERP-System wie z.B. SORBA).

4. Integration in bestehende Systeme

Stellen Sie sicher, dass die neue digitale Lösung nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann. Dies kann die Anbindung an Ihre Buchhaltungssoftware, Rapportierungslösung, Lagerverwaltungssysteme oder andere relevante Plattformen umfassen.

5. Schulung der Mitarbeiter

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Schulungen an, um sie mit der neuen digitalen Lieferscheinlösung vertraut zu machen. Zeigen Sie ihnen, wie sie die Software oder App effektiv nutzen können, um Lieferscheine zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. Betonen Sie dabei die Vorteile der Digitalisierung, wie Zeitersparnis und Fehlervermeidung.

6. Feedback einholen und anpassen

Fordern Sie kontinuierlich Feedback von Ihren Mitarbeitern ein und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen an der digitalen Lösung vor, um den Arbeitsprozess weiter zu optimieren und die Akzeptanz zu fördern.

7. Vollständige Implementierung

Nach erfolgreicher Durchführung des Pilotprojekts und Schulung der Mitarbeiter können Sie die digitale Lieferscheinlösung vollständig implementieren und die papierbasierten Prozesse abschaffen.

Wie SORBA beim digitalen Lieferschein unterstützt

SORBA unterstützt mit seiner Gesamtlösung für den Bau Unternehmen bei der Digitalisierung von Lieferscheinen durch eine Reihe integrierter Lösungen und Technologien. Durch die Nutzung dieser integrierten Lösungen und Technologien können Bauunternehmen den gesamten Prozess der Lieferscheinverwaltung digitalisieren:

• Integrierte Softwarelösungen: SORBA bietet integrierte Softwarelösungen, die speziell auf die Bedürfnisse des Baugewerbes zugeschnitten sind. Diese Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe, etwa die Ressourcenplanung, zu optimieren und den gesamten Prozess der Lieferscheinverwaltung zu digitalisieren.
• Mobile Anwendungen: Mit den mobilen Anwendungen von SORBA können Mitarbeiter Tagesrapporte führen, Papierlieferscheine fotografieren und diese in digitale Formate umwandeln und direkt in den Tagesrapport integrieren. Die API zum Lieferanten ermöglicht eine nahtlose Erfassung und Verwaltung von Lieferinformationen direkt vor Ort auf der Baustelle, eine nahtlose Übernahme von Materialien und Mengen in die Rapportierung und die abschliessende Lieferscheinkontrolle im Büro.
• Cloud-basierte Datenmanagementplattform: SORBA bietet ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) als Datenmanagementplattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Lieferscheindaten sicher und effizient zu speichern, zu verwalten und zu teilen. Diese Plattform bietet einen zentralen Ort für alle relevanten Dokumente und Informationen, was die Suche und den Zugriff erleichtert. Dabei werden alle Aspekte rund um die Datensicherheit und den Datenschutz
• Elektronische Signaturen und Workflows: Durch die Integration von elektronischen Signaturen und Workflows in die SORBA-Lösungen können Unternehmen Visumskontrollen und Genehmigungsprozesse für Lieferscheine und Lieferantenrechnungen elektronisch durchführen. Dies ermöglicht eine schnellere Abwicklung und eine verbesserte Nachverfolgbarkeit der Genehmigungsstatus.

Lieferschein-Prozess digitalisieren und nachhaltiger arbeiten
Wer seinen Lieferschein-Prozess digitalisieren möchte, ermöglicht eine effizientere und kostengünstigere Abwicklung von Lieferungen im Bauwesen und trägt durch eine Reduzierung des Papierverbrauchs zur Nachhaltigkeit bei. Dank integrierter Softwarelösungen, mobilen Anwendungen und cloudbasierten Datenmanagementplattformen wie SORBA können Bauunternehmen diesen Wandel erfolgreich umsetzen und von den zahlreichen Vorteilen der Digitalisierung profitieren. Durch die sorgfältige Auswahl, Implementierung und Schulung können Unternehmen einen reibungslosen Übergang von papierbasierten zu digitalen Lieferscheinen gewährleisten und dabei Zeit, Kosten und Ressourcen einsparen.