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20.05.22 16:44

Materialeingang überwachen: Digitale Lieferscheinkontrolle auf dem Bau


Wenn Sie den Wareneingang optimieren möchten, sollten Sie ihn digitalisieren.

Die meisten Bauunternehmen unterhalten nicht nur eine Baustelle. Da kann es schwierig werden, den Überblick zu bewahren, welcher Lieferant an welchem Tag welche Baumaterialien wohin ausgeliefert hat. Wenn dann noch Unstimmigkeiten hinzukommen, ist die Verwirrung schnell gross.

Warenströme auf vielen Baustellen kontrollieren

Mit der digitalen Lieferscheinkontrolle haben Sie eine verlässliche Wareneingangskontrolle und wissen immer, welche Materialien an welchem Tag auf welche Baustelle geliefert wurden. Gemeinsam mit dem Tagesrapport gelangen diese Informationen ohne Verzug auch mobil nahtlos zurück ins Büro und in die Buchhaltung. Wie Ihnen die digitale Lieferscheinkontrolle den Wareneingang auf dem Bau erleichtert, beschreibt dieser Blogartikel.

Was versteht man unter Wareneingangskontrolle?

Auf Baustellen werden jede Menge Rohstoffe und fertig produzierte Waren verarbeitet. Lastwagen und andere Transportfahrzeuge liefern diese täglich an. Damit sichergestellt ist, dass die Ware, die Ihre Baustellen erreicht, in Menge und Qualität der Bestellung entspricht, sollten Sie diese bei der Anlieferung kontrollieren. Der Lieferschein ist dabei das wichtigste Dokument, um eine Falschlieferung zu verhindern. Er enthält alle Daten über den Warenempfänger und die bestellte Menge. So lässt sich feststellen, ob die Ware vollständig ist. Eine stichprobenartige Prüfung ermöglicht anschliessend die Qualitätskontrolle.

Was muss man bei der Warenannahme prüfen?

Der Wareneingang und die Warenannahme sind auf der Baustelle ein fester Prozessablauf. Er fällt in den Bereich der Qualitätssicherung und beschreibt einen Prozess, der vor allem darauf abzielt, spätere Baumängel durch Materialfehler zu vermeiden. Es geht aber nicht nur darum, die Qualität der gelieferten Ware zu kontrollieren. Die folgenden Punkte geben Auskunft darüber, wie der Ablauf einer Wareneingangskontrolle realisiert wird und warum Sie die gelieferte Ware kontrollieren sollten:

  • Sind Sie der richtige Adressat? Ist die Ware für Sie bestimmt?
  • Ist die richtige Menge geliefert worden? Ist die Anzahl der Einheiten korrekt?
  • Sind von aussen Beschädigungen erkennbar? Wenn ja, ist eine weitere Inspektion notwendig.
  • Ist die Lieferung pünktlich angekommen? Können Sie also darauf vertrauen, dass durch den Lieferanten keine Verzögerungen auf der Baustelle entstehen?
  • Ist auch tatsächlich das geliefert worden, was Sie bestellt haben, und was auf dem Lieferschein steht?
  • Ist die Qualität so, wie vereinbart? Nehmen Sie Stichproben und schauen Sie genau hin.

Es ist wichtig, dass diese Kontrollen vor Ort durchgeführt werden, damit etwaige Reklamationen von Waren nicht scheitern. Es ist immer besser, Qualitätsmängel und sonstige Lieferfehler im Beisein des Lieferanten zu entdecken.

Warum die digitale Lieferscheinkontrolle unverzichtbar wird

Mit der digitalen Lieferscheinkontrolle erreichen Sie eine Echtzeitkommunikation zwischen Baustellen und Ihrer Buchhaltung. Damit haben Sie die direkte Kontrolle über den Wareneingangsprozess und darüber, ob der Materialeingang wie vertraglich festgeschrieben funktioniert. Der Lieferschein vom Lieferanten, vom Werkhof oder der Fuhrschein aus der LKW-Disposition kommen direkt auf der Baustelle elektronisch ins System und kann mittels Tagesrapport direkt ins Büro übertragen werden. Die Lieferscheine, welche nicht digital vom Lieferanten zur Verfügung gestellt werden, können mittels der SORBA Lieferscheinerfassung einschliesslich eines Fotos des Lieferscheins im SORBA Tagesrapport vom Rapportersteller erfasst werden.

Lieferscheine samt Detaildaten werden automatisch angezeigt

Unser SORBA Experte für den digitalen Lieferscheinprozess, Herr Gregory Lioi erklärt, wie der digitale Lieferscheinprozess nach der Erfassung im Tagesrapport abläuft:

„Die erfassten Rapportdaten werden nach der Übermittlung des Rapportes in der SORBA Lieferscheinkontrolle aufgeführt. Die Lieferscheindaten können in SORBA für die Zuweisung zu Objektgliederungen, Positionslagen, Nachträgen usw. weiterverarbeitet werden. Somit kann die Übernahme in die SORBA Ausmass-Verrechnung im Devisierungsmodul rationell ausgeführt werden.“

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Gregory Lioi, Key Account Manager und SORBA Spezialist für den digitalen Lieferscheinprozess

Im Zusammenhang mit der SORBA Buchhaltung und der Visumskontrolle werden dem Bauführer die Lieferscheine einschliesslich Detaildaten elektronisch und automatisch angezeigt. „Somit kann die Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, welche im täglichen Bedarf sehr aufwendig ist, speditiv erledigt werden“, ergänzt Gregory Lioi.

Lieferscheine sofort anzeigen und ändern

Das Zusammenspiel von Tagesrapport und Lieferscheinkontrolle ist ebenfalls ein grosser Vorteil. Die vor Ort auf der Baustelle kontrollierten Lieferscheine können Sie im System sofort anzeigen. Ebenso ist es viel einfacher, durch die Lieferscheinkontrolle die Abrechnung vorzunehmen und die Mengen von Materialien auf einem Lieferschein direkt in Ihr Ausmass zu übernehmen.Digitale Lieferscheinkontrolle Anzeige-min

Digitale Lieferscheinkontrolle für einen optimierten Wareneingang- und Rapportierungsprozess

Vorteile der digitalen Lieferscheinkontrolle von SORBA

Die digitale Lieferscheinkontrolle von SORBA ist eine sinnvolle Erweiterung zum Modul der Rapportierung. Der Tagesrapport ist ein Teil der SORBA Bausoftware-Gesamtlösung, die Ihre Baustelle vollständig digitalisiert. Ein grosser Vorteil dabei ist: Der gesamte Prozess ist papierlos. Das bedeutet: Keine Zettelwirtschaft mehr, nie wieder Verzögerungen bei der Übertragung von Daten ins Büro und nie wieder Dokumente verlieren. Darüber hinaus entgehen Ihnen durch die unverzügliche Rechnungserfassung keine Skonti mehr und Sie können die Lieferungen direkt ins Ausmass übernehmen.

Aufwendige Prozesse strukturiert erledigen

Das Zusammenspiel der gesamten SORBA Software mit dem Werkhof, Tagesrapport, Kreditoren- und Lieferscheinkontrolle, Ausmass-Verrechnung und vielen weiteren ermöglicht einer Baufirma, die täglichen, sehr aufwendigen, manuellen Prozesse strukturiert, rationell und aktuell zu erledigen.

Die in diesem Prozess erfassten Daten können jederzeit mittels der SORBA Nachkalkulation oder der Kostenträgerrechnung abgerufen werden. Gregory Lioi erlebt die Vorteile der digitalen Lieferscheinkontrolle bei vielen Kundenprojekten in der Praxis:

„Mit diesen Möglichkeiten kann während der Bauphase agiert, statt erst bei der Schlussrechnung reagiert werden.“

Digitaler Wareneingangsprozess sorgt für besseren Überblick

Wenn Sie den Wareneingang auf Ihren Baustellen wirklich optimieren möchten, dann sollten Sie ihn digitalisieren. So gestalten Sie Ihren Materialeingang effizienter und reibungsloser denn je, verbessern zugleich Ihre Wareneingangskontrolle und können eine Dokumentation derselben in Ihrer Software anlegen. Das hat zur Folge, dass Sie einen besseren Überblick über die Versorgung Ihrer Baustellen haben, eine bessere Datenbasis bezüglich der Qualität Ihrer Lieferanten und schlussendlich auch eine bessere Qualität Ihrer Arbeit abliefern können.

Fazit

Wenn Sie den Prozessablauf beim Wareneingang auf der Baustelle optimieren möchten, geht kein Weg an der Digitalisierung vorbei. Der Informationsfluss ins Büro und die Bündelung der Informationen an einem zentralen Ort haben vielfältige Vorteile, die Ihre Arbeitsabläufe bei der Warenannahme und Qualitätsprüfung genauso schlanker und effizienter machen wie bei der Ausmasserfassung für die spätere Rechnungsstellung. SORBA bietet Ihnen für jeden Digitalisierungsgrad im Baugewerbe passende Teillösungen, die Sie jederzeit zu einer Gesamtlösung ausbauen können. Immer effizient, immer kompatibel.

Möchten Sie erfahren, wie Sie Ihre Prozesse auf der Baustelle und im Büro mithilfe der Digitalisierung optimieren könnten? Nehmen Sie mit uns Kontakt! Wir beraten Sie gerne unverbindlich.

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