Baustellenlogistik: Wareneingang effizient kontrollieren
Je grösser eine Baustelle ist, desto mehr Materialien kommen dort jeden Tag an: Baustahl, Steine, Zement und Dämmstoffe sind nur einige Beispiele für die Fülle an Baustoffen, die benötigt werden, um eine Baustelle zu versorgen. Die effiziente Kontrolle des Wareneingangs spielt dabei eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Bauprojekts. Die Lieferscheinkontrolle mag zwar wie eine einfache administrative Aufgabe erscheinen, doch sie ist das Fundament für eine reibungslose und effektive Baustellenlogistik. Ein fehlerhafter Lieferschein kann zu Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und Qualitätsproblemen führen. Daher ist es wichtig, den Wareneingang effizient zu kontrollieren. In diesem Blogartikel geht es um die Relevanz der Lieferscheinkontrolle im Lieferkettenmanagement und darum, weshalb nur die digitale Wareneingangskontrolle die Zukunft sein kann.
Wareneingangskontrolle im Bauwesen
Lastwagen und andere Transportfahrzeuge liefern täglich Rohstoffe und fertig produzierte Waren auf Baustellen. Damit diese Waren in Menge und Qualität der Bestellung entsprechen, sollten Bauunternehmen bei jeder Anlieferung eine Wareneingangskontrolle durchführen. Diese geht unmittelbar mit der Lieferscheinkontrolle einher, die eine Falschlieferung verhindern. Der Lieferschein nämlich informiert darüber, ob die Ware vollständig ist und korrekt adressiert wurde. Während die Lieferscheinkontrolle den Umfang und Zielort der Lieferung fokussiert, ist bei der Wareneingangskontrolle, die oft stichprobenartig durchgeführt wird, die Qualitätskontrolle durch Inaugenscheinnahme das entscheidende Kriterium.
Ist eine Wareneingangskontrolle gesetzlich vorgeschrieben?
In der Schweiz gibt es kein explizites Gesetz, das eine Wareneingangskontrolle vorschreibt. Unabhängig von gesetzlichen Vorschriften kann die Durchführung einer Wareneingangskontrolle für Unternehmen dennoch aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein:
- Qualitätssicherung: Um die Qualität der eingehenden Waren zu gewährleisten und Reklamationen zu vermeiden.
- Lieferantenkontrolle: Um die Zuverlässigkeit der Lieferanten zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Waren den vereinbarten Spezifikationen entsprechen.
- Betrugsprävention: Um Betrug und Diebstahl vorzubeugen.
- Compliance: Um die Einhaltung von gesetzlichen und vertraglichen Vorschriften zu gewährleisten.
Was sollte man beim Wareneingang kontrollieren?
Der Wareneingang und die Warenannahme sind auf der Baustelle meist ein fester Prozessablauf. Sie fallen in den Bereich der Qualitätssicherung und sollen spätere Baumängel durch Materialfehler vermeiden. Die folgenden Punkte informieren über den Ablauf einer Wareneingangskontrolle und legen dar, warum Sie die gelieferte Ware kontrollieren sollten:
- Sind Sie der richtige Adressat? Ist die Ware für Sie bestimmt?
- Ist die richtige Menge geliefert worden? Ist die Anzahl der Einheiten korrekt?
- Sind von aussen Beschädigungen erkennbar? Wenn ja, ist eine weitere Inspektion notwendig.
- Ist die Lieferung pünktlich angekommen? Können Sie also darauf vertrauen, dass durch den Lieferanten keine Verzögerungen auf der Baustelle entstehen?
- Ist tatsächlich das geliefert worden, was Sie bestellt haben und was auf dem Lieferschein steht?
- Ist die Qualität, wie vereinbart? Nehmen Sie Stichproben und schauen Sie genau hin.
Es ist wichtig, dass diese Kontrollen vor Ort durchgeführt werden, damit Reklamationen von Waren nicht scheitern. Es ist besser, Qualitätsmängel und Lieferfehler im Beisein des Lieferanten zu entdecken.
Herausforderungen bei der analogen Lieferscheinkontrolle
Die traditionelle, analoge Lieferscheinkontrolle ist vielen Beschäftigten im Bau auf Anhieb vielleicht vertraut und mag einfach erscheinen. Papierlieferscheine können eine Reihe von Nachteilen haben, die die Effizienz und Genauigkeit des Prozesses beeinträchtigen. Die gravierendsten Nachteile, wenn Sie den Wareneingang analog kontrollieren, sind:
- Manuelle Dateneingabe, was zu Fehlern und Ungenauigkeiten führen kann.
- Zeitintensiver Prozess, der die Effizienz beeinträchtigen kann.
- Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Lieferungen und Beständen.
- Anfälligkeit für Verlust oder Beschädigung von Papierdokumenten.
- Begrenzte Möglichkeiten zur Integration mit digitalen Systemen und Softwarelösungen.
- Schwierigkeiten bei der gemeinsamen Nutzung und Archivierung von Informationen.
- Eingeschränkte Analysemöglichkeiten und Berichterstattung im Vergleich zu digitalen Lösungen.
- Potenzielle Verzögerungen bei der Informationsweitergabe an relevante Stakeholder.
- Höheres Risiko von menschlichen Fehlern und Inkonsistenzen.
- Begrenzte Zugänglichkeit und Verfügbarkeit von Informationen in Echtzeit.
Die Vorteile der digitalen Lieferscheinkontrolle
Mit der digitalen Lieferscheinkontrolle, indessen haben Sie eine verlässliche Wareneingangskontrolle und wissen immer, welche Materialien an welchem Tag auf welche Baustelle geliefert wurden. Gemeinsam mit dem Tagesrapport gelangen diese Informationen ohne Verzug auch mobil nahtlos zurück ins Büro und in die Buchhaltung. Die grössten Vorteile sind:
- Effizienzsteigerung: Digitale Tools erfassen, überprüfen und verarbeiten Lieferscheine schnell.
- Echtzeit-Verfügbarkeit von Informationen: Sofortige Verfügbarkeit von Daten über den Wareneingang: Ermöglicht zeitnahe Reaktion auf bestehende Probleme oder Unregelmässigkeiten.
- Verbesserte Genauigkeit: Automatische Dateneingabe reduziert menschliche Fehler.
- Nachverfolgbarkeit von Lieferungen: Erfassung von Lieferscheinen und Verknüpfung mit Lieferkettenmanagement-Systemen machen Status von Lieferungen in Echtzeit verfolgbar.
- Bessere Zusammenarbeit: Digitale Plattformen erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Beteiligten durch einen zentralen Ort für die Dokumentenverwaltung und Kommunikation.
- Integrierte Berichterstattung und Analyse: Umfassende Berichterstattung über den Wareneingang sowie Analyse von Trends und Leistungskennzahlen.
- Reduzierter Papierverbrauch und Umweltbelastung: Verringerter Bedarf an Papierdokumenten und Reduzierung des ökologischen Fussabdrucks.
- Bessere Compliance und Dokumentation: Erleichterte Einhaltung von Vorschriften und Best Practices durch eine genauere und umfassendere Dokumentation der Lieferscheinkontrolle.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Anpassbarkeit, um den Anforderungen unterschiedlicher Bauprojekte gerecht zu werden.
- Verbesserte Kundenkommunikation: Durch die schnelle Verfügbarkeit von Informationen können Kunden über den Status ihrer Lieferungen und den Fortschritt des Projekts informiert werden.
Die Auswertungsfunktionen wirken sich am Ende auch auf die Qualität der Lieferantenauswahl aus.
Warum die digitale Lieferscheinkontrolle unverzichtbar wird
Mit der digitalen Lieferscheinkontrolle erreichen Sie eine Echtzeitkommunikation zwischen Baustellen und Ihrer Buchhaltung. Damit haben Sie die direkte Kontrolle über den Wareneingangsprozess und darüber, ob der Materialeingang wie vertraglich festgeschrieben funktioniert. Der Lieferschein vom Lieferanten, vom Werkhof oder der Fuhrschein aus der LKW-Disposition gelangt direkt auf der Baustelle elektronisch ins System und kann mittels Tagesrapport direkt ins Büro übertragen werden. Die Lieferscheine, die nicht digital vom Lieferanten zur Verfügung gestellt werden, können mittels SORBA-Lieferscheinerfassung einschliesslich eines Fotos des Lieferscheins im SORBA-Tagesrapport vom Rapportersteller erfasst werden.
Lieferscheine samt Detaildaten automatisch auf einen Blick
Unser SORBA-Experte für den digitalen Lieferscheinprozess, Gregory Lioi, erklärt, wie der digitale Lieferscheinprozess nach der Erfassung im Tagesrapport abläuft:
„Die erfassten Rapportdaten werden nach der Übermittlung des Rapportes in der SORBA Lieferscheinkontrolle aufgeführt. Die Lieferscheindaten können in SORBA für die Zuweisung zu Objektgliederungen, Positionslagen, Nachträgen usw. weiterverarbeitet werden. Somit kann die Übernahme in die SORBA Ausmass-Verrechnung im Devisierungsmodul rationell ausgeführt werden.“
Gregory Lioi, Key Account Manager und SORBA Spezialist für den digitalen Lieferscheinprozess
Im Zusammenhang mit der SORBA-Buchhaltung und der Visumskontrolle werden dem Bauführer die Lieferscheine einschliesslich Detaildaten elektronisch und automatisch angezeigt. „Somit kann die Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, die im täglichen Bedarf sehr aufwendig ist, speditiv erledigt werden“, ergänzt Gregory Lioi.
Lieferscheine sofort anzeigen und ändern
Das Zusammenspiel von Tagesrapport und Lieferscheinkontrolle ist ebenfalls ein grosser Vorteil. Die vor Ort auf der Baustelle kontrollierten Lieferscheine können Sie im System sofort anzeigen. Ebenso ist es viel einfacher, durch die Lieferscheinkontrolle die Abrechnung vorzunehmen und die Mengen von Materialien auf einem Lieferschein direkt in Ihr Ausmass zu übernehmen.
Digitale Lieferscheinkontrolle für einen optimierten Wareneingang- und Rapportierungsprozess
SORBA hilft bei der Automatisierung und Digitalisierung von Lieferscheinkontrollen
Die digitale Lieferschein-Kontroll-Software von SORBA ist eine sinnvolle Erweiterung zum Modul der Rapportierung. Der Tagesrapport ist ein Teil der Bausoftware-Gesamtlösung von SORBA, die Ihre Baustelle vollständig digitalisiert. Ein grosser Vorteil dabei ist: Der gesamte Prozess ist papierlos. Das bedeutet: Keine Zettelwirtschaft mehr, nie wieder Verzögerungen bei der Übertragung von Daten ins Büro und nie wieder Dokumente verlieren. Ebenso entgehen Ihnen durch die unverzügliche Rechnungserfassung keine Skonti mehr und Sie können die Lieferungen direkt ins Ausmass übernehmen.
Übersicht: Kern-Vorteile der digitalen Lieferscheinkontrolle von SORBA
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Aufwendige Prozesse strukturiert erledigen
Das Zusammenspiel der gesamten SORBA-Software mit dem Werkhof, Tagesrapport, Kreditoren- und Lieferscheinkontrolle, Ausmass-Verrechnung und vielen weiteren macht es einer Baufirma möglich, dass diese jeden Tag ihre aufwendigen, manuellen Prozesse erledigt, und zwar strukturiert, rationell und aktuell.
Die in diesem Prozess erfassten Daten können jederzeit mittels der SORBA-Nachkalkulation oder der Kostenträgerrechnung abgerufen werden. Gregory Lioi erlebt die Vorteile der digitalen Lieferschein-Software bei vielen Kundenprojekten in der Praxis:
„Mit diesen Möglichkeiten kann während der Bauphase agiert, statt erst bei der Schlussrechnung reagiert werden.“
Digitaler Wareneingangsprozess sorgt für besseren Überblick
Wenn Sie den Wareneingang auf Ihren Baustellen wirklich kontrollieren und optimieren möchten, dann sollten Sie ihn digitalisieren. So gestalten Sie Ihren Materialeingang effizienter und reibungsloser denn je, verbessern zugleich Ihre Wareneingangskontrolle und können eine Dokumentation derselben in Ihrer Software anlegen.
Datengetriebene Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl
Das hat zur Folge, dass Sie einen besseren Überblick über die Versorgung Ihrer Baustellen haben, eine bessere Datenbasis bezüglich der Qualität Ihrer Lieferanten und schlussendlich auch eine bessere Qualität Ihrer Arbeit abliefern können. Das ist eine effiziente Lieferantenkontrolle, die eine datengetriebene Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl ermöglicht. Zugleich profitieren Sie von einem exzellenten Lieferantenmanagement und Lieferkettenmanagement, das auf Ihren Unternehmenserfolg einzahlt.
Mit SORBA die Warenannahme und Qualitätsprüfung verbessern
Wenn Sie den Prozessablauf beim Wareneingang auf der Baustelle optimieren möchten, geht kein Weg an der Digitalisierung vorbei. Der Informationsfluss ins Büro und die Bündelung der Informationen an einem zentralen Ort haben vielfältige Vorteile, die Ihre Arbeitsabläufe bei der Warenannahme und Qualitätsprüfung genauso schlanker und effizienter machen wie bei der Ausmasserfassung für die spätere Rechnungsstellung. SORBA bietet Ihnen für jeden Digitalisierungsgrad im Baugewerbe passende Teillösungen, die Sie jederzeit zu einer Gesamtlösung ausbauen können. Immer effizient, immer kompatibel.
Fragen? Ihr direkter Kontakt zu SORBA
Möchten Sie erfahren, wie Sie Ihre Prozesse auf der Baustelle und im Büro mithilfe der Digitalisierung optimieren könnten? Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie digital Lieferscheine kontrollieren, den Wareneingang prüfen und eine ganzheitliche Lieferantenkontrolle etablieren, auf der eine passende Lieferantenauswahl fusst? Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf! Wir beraten Sie gerne unverbindlich.
