Compliance: Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine einhalten
Lieferscheine sind von keiner Baustelle wegzudenken. Sie dienen der Kontrolle, ob eine Baustoff-Lieferung auch wirklich der aufgegebenen Bestellung entspricht. Und noch mehr: Die Aufbewahrung dieser Lieferscheine ist in der Schweizer Baubranche ist von entscheidender Bedeutung. Sie ist wichtig für die effiziente Betriebsführung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen. Bauunternehmen stehen vor der Herausforderung, Lieferscheine gemäss den geltenden Bestimmungen zu archivieren und langfristig zu verwalten. In diesem Zusammenhang spielt die digitale Lieferscheinarchivierung mit einem Tool eine zunehmend wichtige Rolle, weil sie eine effiziente und gesetzeskonforme Aufbewahrung ermöglicht. Welche Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine in der Schweiz gilt und wie sich diese digital überwachen und einhalten lässt, darum geht es in diesem Blogartikel.
Rechtliche Grundlagen: Dokumentenarchivierung im Bau
In der Schweiz unterliegt die Dokumentenarchivierung im Bauwesen klaren gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen. Die Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Dokumente ist ein zentraler Aspekt dieser Regelungen. Insbesondere gelten spezifische Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine, die sorgfältig eingehalten werden müssen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Digitale Lieferscheinarchivierung bietet eine effiziente Lösung, um diese Anforderungen in der Schweiz zu erfüllen und langfristige Archivierungspflichten umzusetzen. Diese Umsetzung entsprechender Praktiken im Dokumentenmanagement ist somit unerlässlich für Bauunternehmen, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden und effektive, rechtssichere Archive zu pflegen.
Schweiz: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine
Gemäss den gesetzlichen Vorschriften in der Schweiz, beträgt die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine in der Regel mindestens 10 Jahre. Diese Archivierungspflicht für Lieferscheine ist eine wichtige rechtliche Verpflichtung für Unternehmen im Bauwesen und wird oft durch digitale Archivierungslösungen, zum Beispiel in einem Dokumentenmanagement System, erfüllt. Dabei ist es entscheidend, effiziente und langfristige Archivlösungen zu implementieren, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und ein zuverlässiges Dokumentenmanagement zu gewährleisten.
Herausforderungen und Lösungen bei der Aufbewahrung von Lieferscheinen
Bei der langfristigen Aufbewahrung von Lieferscheinen stehen Unternehmen im Bauwesen vor verschiedenen Herausforderungen. Dazu gehören die physische Lagerung grosser Mengen von Papierdokumenten, die Gefahr von Beschädigungen oder Verlust sowie die Schwierigkeit, auf ältere Aufzeichnungen zuzugreifen. Eine digitale Lösung für die Aufbewahrung von Lieferscheinen bietet jedoch zahlreiche Vorteile.
Digitale Lieferscheinarchivierung: Vorteile
Eine digitale Lieferscheinarchivierung ermöglicht eine platzsparende und sichere Archivierung, vereinfacht den Zugriff auf die gespeicherten Daten, erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in der Schweiz und bietet Möglichkeiten zur effizienten Verwaltung von Archivbeständen. Durch die Implementierung digitaler Archivierungslösungen können Bauunternehmen ihre Pflicht zur langfristigen Aufbewahrung von Lieferscheinen effektiv erfüllen und gleichzeitig ihre Arbeitsprozesse optimieren.
Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsform von Buchungsbelegen
Die gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrungspflicht und -form von Buchungsbelegen erlauben deren Speicherung auf Papier, elektronisch oder ähnlich, unter der Bedingung, dass die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist. Digitale Belege müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, darunter Unabänderlichkeit, Nachvollziehbarkeit und die Verwendung zulässiger Informationsträger gemäss den Gesetzen und Verordnungen. Diese Belege müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer überprüfbar und auf Anfrage zugänglich sein.
Best Practices: Archivierungspflicht der Lieferscheine
Für Bauunternehmen in der Schweiz gibt es einige bewährte Praktiken, um ihre Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine effektiv zu erfüllen und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. Zunächst ist es wichtig, eine klare interne Richtlinie zur Aufbewahrung und Archivierung von Lieferscheinen zu etablieren, die die gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt. Die Implementierung einer digitalen Lieferscheinarchivierung bietet dabei viele Vorteile, einschliesslich der Möglichkeit, Lieferscheine effizient zu speichern, zu organisieren und leicht zugänglich zu machen.
Aufbewahrung der Lieferscheine mindert rechtliche Risiken
Es ist ratsam, regelmässige Schulungen für Mitarbeiter durchzuführen, um sie über die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Bedeutung der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen zu informieren. Ebenso sollten Bauunternehmen regelmässig ihre Archivierungspraktiken überprüfen und gegebenenfalls anpassen, damit sie den sich ändernden gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Durch die konsequente Umsetzung dieser Best Practices können Bauunternehmen ihre Pflicht zur langfristigen Archivierung von Lieferscheinen erfüllen und potenzielle rechtliche Risiken minimieren.
Laptop, Headset, Block, Schulung: Die Aufbewahrungspflicht der Lieferscheine in der Schweiz ist ein wichtiges Gesetz, das dem Personal bekannt sein muss.
Wie SORBA beim Einhalten der Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine unterstützt
- Bau-Gesamtlösung: SORBA bietet eine Gesamtlösung, die Unternehmen im Bau bei all ihren Prozessen, etwa der Ressourcenplanung und Projektverwaltung, digital unterstützt. Dazu gehört auch, die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine gemäss den schweizerischen gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.
- Tagesrapport: Der Tagesrapport ermöglicht einen einfachen Überblick über die täglichen Dokumente, einschliesslich Lieferscheinen, die archiviert werden müssen. Um den Prozess der Archivierung zu vereinfachen, werden die Lieferscheine nicht mehr in Papierform aufbewahrt. Sie werden direkt im Tagesrapport mit Foto angehängt oder kommen direkt vom Lieferanten digital im Tagesrapport aufs Tablet und werden mit den Materialien digital rapportiert.
- Visumskontrolle: Durch die Visumskontrolle von Rechnungen und Lieferscheinen gewährleistet SORBA die korrekte Überprüfung und Bestätigung der Dokumente vor ihrer Archivierung.
- DMS: Das Dokumentenmanagement-System (DMS) von SORBA bietet eine effiziente Möglichkeit zur Verwaltung und Archivierung von Lieferscheinen sowie anderen relevanten Dokumenten.
- Lieferscheinkontrolle: Durch die zentralisierte Speicherung aller digitalen Lieferscheine in einer Software erleichtert SORBA die Kontrolle und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen gemäss den schweizerischen Vorschriften.
Archivierungspflicht der Lieferscheine in der Schweiz ist eine bedeutende rechtliche Verpflichtung
Die Archivierungspflicht der Lieferscheine in der Schweiz ist eine bedeutende rechtliche Verpflichtung für Bauunternehmen, die nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch die effiziente Betriebsführung und Compliance fördert. Die digitale Lieferscheinarchivierung bietet eine effiziente Lösung, um diese Anforderungen zu erfüllen und langfristige Archivierungspflichten umzusetzen. Mithilfe von Tools wie SORBA können Unternehmen die Aufbewahrungsfrist ihrer Lieferscheine problemlos einhalten und potenzielle Risiken minimieren.
