Lesedauer: 2 Minuten
22.12.21 10:16

In 7 Schritten zur digitalen Arbeitszeiterfassung


Stundenzettel waren gestern: Moderne Arbeitszeiterfassung geschieht per App

In 7 Schritten zur perfekten Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeit ist ein wertvolles Gut. Das gilt für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermassen. Das Erfassen der Arbeitszeit ist in der Schweiz gesetzlich verpflichtend. Nur wenige Berufstätige in Grossunternehmen und KMU sind davon ausgenommen. Doch welche Arten der Arbeitszeiterfassung gibt es eigentlich? Und wie gelingt die Einführung eines neuen Systems in Unternehmen?

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Bei der Arbeitszeiterfassung geht es zuvorderst um die Einhaltung von Arbeits- und Ruhezeiten - und damit um die Gesundheit der Arbeitnehmer. Es gibt aber noch weitere positive Aspekte der Arbeitszeiterfassung : Für den Arbeitnehmer etwa wird transparent sichtbar, ob alle Überstunden und Zuschläge abgerechnet wurden.

Auch Arbeitgeber profitieren, wenn sie die Arbeitszeit ihrer Belegschaft erfassen: Sie erfahren zum Beispiel, wie viel Zeit ihre Beschäftigten für welche Tätigkeiten benötigt haben. Das hilft bei der strategischen Planung des Unternehmens, aber auch beim Erstellen von Angeboten für Kunden. Am effizientesten geschieht das Erfassen der Arbeitszeit durch eine digitale Dokumentation.

In der Schweiz ist die Arbeitszeiterfassung detailliert im Arbeitsgesetz (ArG) geregelt. Die Verpflichtung zur Umsetzung mit einer bestimmten Methode gibt es aber nicht. Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern anbieten können: die analoge und digitale Stempeluhr zum Beispiel, die Excel-Tabelle oder mobile Apps und Software-Anwendungen. Letztgenannte stellen die modernsten und flexibelsten Varianten dar. Sie ermöglichen eine mobile digitale Zeiterfassung, mit der ein digitaler Stundenzettel in der Cloud möglich ist.

ArbeitszeitErfassung_Icon_b

Sie brauchen folgende Hardware:

  • Mobiltelefon
  • PC

Und folgende Software:

  • Software für die Arbeitszeiterfassung
  • Mobile App

Wie gelingt die Arbeitszeiterfassung in 7 Schritten?

Nummer_Icon (1)
1. Gesetzliche Grundlagen für die Erfassung von Arbeitszeit

Grundsätzlich besteht in der Schweiz eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. So ist sichergestellt, dass die Einhaltung des Arbeitsgesetzes etwa durch Arbeitsinspektoren kontrollierbar ist. In der Regel liegt die maximale Wochenarbeitszeit je nach Arbeitsvertrag und Branche bei 45 bis 50 Stunden. Ebenfalls sind Gesamtarbeitsverträge (bspw. Landesmantelvertrag „LMV“) zu beachten. Es gibt aber sowohl für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung als auch für die Begrenzung der Wochenarbeitszeit Ausnahmen.

So ist eine Mehrarbeit über die maximale Wochenarbeitszeit hinaus phasenweise bei besonders hohem Arbeitsaufkommen möglich. Ebenso in zeitlicher Nähe zu Feiertagen, um das übliche Pensum vor- oder nachzuarbeiten.

Das Gesetz sieht Ausnahmen in der Befreiung der Arbeitszeiterfassung für beispielsweise leitende Angestellte vor. Es empfiehlt sich, diese Ausnahme im eigenen Betrieb besonders zu prüfen.  

Nummer_Icon (2)
2. Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt es?

Stundenzettel: Die wohl bekannteste Variante der analogen Zeiterfassung ist der Stundenzettel. Diese handschriftlich auszufüllenden Formulare geben Auskunft darüber, welche Tätigkeit wie lange gedauert hat, wann der Arbeitstag begonnen und wann er beendet wurde. Die Auswertung des Stundenzettels ist allerdings sehr aufwändig, da alle Papierbögen an die Lohnbuchhaltung weitergegeben und dort manuell berechnet werden müssen.

Excel-Tabelle: Eine weitere verbreitete Möglichkeit, die Arbeitszeit- und Leistungserfassung zu realisieren, ist die Excel-Tabelle. Mit etwas Zeitaufwand ist diese erstellt, jedoch ist der Nachpflegeaufwand relativ hoch: Schichtwechsel und Teilzeitregelungen machen die Arbeit mit Excel-Tabellen kompliziert. Ebenso die komplexen Berechnungsformeln innerhalb der Software. Ausserdem ist das System anfällig für Manipulationen, je mehr Personen Zugriff darauf haben.

Stempeluhr: Die mechanische Stempeluhr mit Lochkarte ist ein Klassiker der Arbeitszeiterfassung. Ihr Nachfolger ist die digitale Stempeluhr mit Magnetkarte. Beide halten fest, wann eine Person das Unternehmen betritt oder verlässt. Die Lohnbuchhaltung muss aber dennoch nacharbeiten, insbesondere bei der Abrechnungserstellung.

Zeiterfassung per App: Die effizienteste Zeiterfassung einschliesslich Überstunden, Pausen und Ruhezeiten geschieht digital per App. Die mobile Zeiterfassung rechnet minutengenau ab, entspricht dem Datenschutz und ist darüber hinaus absolut rechtssicher. Praktisch: Bei der digitalen Arbeitszeiterfassung können im Vorfeld allerlei Regeln definiert werden, sodass beispielsweise Zulagen, Spesen, Nachtschichten und Feiertagsdienste automatisch berechnet werden. Eine echte Erleichterung für jede Lohnbuchhaltung und jeden Mitarbeiter.

Nummer_Icon (3)
3. Welche Ausstattung benötigt man für die Arbeitszeiterfassung?

Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung ist einfach. Sie erfordert keine Investitionen in neue digitale Infrastrukturen. Lediglich eine Software für die Arbeitszeiterfassung ist notwendig und eine zugehörige App, die auf dem Handy oder Tablet von Mitarbeitern genutzt werden kann. Diese wird entweder einfach heruntergeladen oder die Anwendung im Browser gestartet.

Nummer_Icon (4)
4. Die mobile Zeiterfassung im Unternehmen ausrollen

Bevor die digitale Arbeitszeiterfassung im Unternehmen ausgerollt wird, gilt es einige wichtige Fragen und Aspekte zu klären:

  1. Team aus verschiedenen Abteilungen bilden, um die digitale Zeiterfassung gemeinsam zu planen und auf den Weg zu bringen
  2. as soll das Ziel der digitalen Zeiterfassung sein? Geht es um eine Reduzierung Papierverbrauchs? Um eine Verringerung des Aufwands in der Lohnbuchhaltung? Oder steht eine bessere Abrechenbarkeit von Projekten bei Kunden im Mittelpunkt?
  3. Gibt es Besonderheiten in der Unternehmensstruktur oder rechtliche Rahmenbedingungen wie ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) oder Landesmantelvertrag (LMV), die berücksichtigt werden müssen? Zeiterfassung für Arbeiter und leitende Angestellte mit speziellen Berechnungsgrundlagen für Überstunden, Feiertagsarbeit, Spesen etc.?
  4. Welche Funktionen soll die digitale Zeiterfassung enthalten? Ist eine einfache Zeiterfassung der Stunden auf dem Mobiltelefon oder eine umfassende Erfassung der Arbeitszeit und ausgeführten Arbeiten gewünscht? Wenn eine Software bereits im Einsatz ist: Prüfen, ob eine integrierte Arbeitszeiterfassung ausgebaut werden kann.
  5. Vor der Entscheidung für ein Produkt: bestehende Software prüfen, Angebote von Anbietern einholen, Systeme demonstrieren lassen
  6. Entscheidung für einen passenden Anbieter
  7. Informieren der Belegschaft und Kommunizieren der Hintergründe und Vorteile.
  8. Zeitplan der Einführung und deren Einzelschritte vorstellen
  9. Das neue System präsentieren
  10. Feedback der Mitarbeiter einholen, eventuelle Bedenken ausräumen
  11. Einführungen und Schulungen anbieten, Ansprechpartner für Rückfragen festlegen
  12. Zeit für die Eingewöhnung geben
Nummer_Icon (5)
5. Zeiterfassung per App in der Praxis anwenden

Alles braucht seine Zeit, auch der routinierte Umgang mit der digitalen Zeiterfassung. Wichtig ist es, in der frühen Phase immer ein offenes Ohr und Auge für mögliche Probleme zu haben. Werden alle Zeiten korrekt eingegeben? Gibt es Bedarf für eine Nachschulung? Bereits nach wenigen Tagen wird sich die Belegschaft mehr und mehr an das neue System gewöhnt haben.

Nummer_Icon (6)
6. Wie kann man die mobile Arbeitszeiterfassung verbessern?

Die Lösung zur digitalen Arbeitszeiterfassung von SORBA basiert auf einer Software und einer digitalen App, die je nach Anwendungsfall auf einem Handy oder Tablet installiert wird. Wahlweise kann die Software auch auf dem Computer genutzt werden. Mit SORBA kann jeder Arbeitsschritt und jede Pause minutengenau festgehalten werden. Die Vorteile:

  • Papierlose und mobile Arbeitszeiterfassung in der Cloud
  • Zeiterfassung hält der Überprüfung durch das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) oder eine angemessene Kommission stand (Datenschutz, rechtssicher)
  • Praktische Arbeitszeitvorlagen (auch projektbezogen) beschleunigen die Zeiterfassung
  • Automatisierung durch Regeln reduziert Komplexität für Nutzer (einmalige Festlegung)
  • Keine Mehrfach-Erfassung von Daten (modulübergreifende Integration)
  • Modul ist erweiterbar um die Lohnbuchhaltung (Baulohn)
Downloadassets-Arbeitszeit-Excel
Fazit

Die Arbeitszeiterfassung entwickelt sich immer weiter. Vom Gesetzgeber gefordert, ist sie hilfreich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Beide Seiten können transparent nachvollziehen, welche Leistungen erbracht und bezahlt wurden. Am einfachsten gelingt die Zeiterfassung digital und papierlos. Die Arbeitszeit kann von überall mobil erfasst werden und die Daten sind übersichtlich und transparent. Nicht zuletzt ist die digitale Arbeitszeiterfassung eine echte Erleichterung für die Lohnbuchhaltung, wenn sie in einer Gesamtlösung integriert wird.

Möchten Sie den ersten Schritt zur digitalen Zeiterfassung machen? Wir haben für Sie eine kostenlose Vorlage erstellt, mit der Sie Ihre Arbeitsabläufe beschleunigen können.

Weitere Informationen über die Arbeitszeiterfassung können Sie im Experten-Interview mit Prof. Dr. Thomas Geiser von der Universität St. Gallen erfahren.

Steigern Sie jetzt kostenlos Ihre Effizienz!