In 7 Schritten zur digitalen Arbeitszeiterfassung

Grundsätzlich besteht in der Schweiz eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. So ist sichergestellt, dass die Einhaltung des Arbeitsgesetzes etwa durch Arbeitsinspektoren kontrollierbar ist. In der Regel liegt die maximale Wochenarbeitszeit je nach Arbeitsvertrag und Branche bei 45 bis 50 Stunden. Ebenfalls sind Gesamtarbeitsverträge (bspw. Landesmantelvertrag „LMV“) zu beachten. Es gibt aber sowohl für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung als auch für die Begrenzung der Wochenarbeitszeit Ausnahmen.

So ist eine Mehrarbeit über die maximale Wochenarbeitszeit hinaus phasenweise bei besonders hohem Arbeitsaufkommen möglich. Ebenso in zeitlicher Nähe zu Feiertagen, um das übliche Pensum vor- oder nachzuarbeiten.

Das Gesetz sieht Ausnahmen in der Befreiung der Arbeitszeiterfassung für beispielsweise leitende Angestellte vor. Es empfiehlt sich, diese Ausnahme im eigenen Betrieb besonders zu prüfen.  

Stundenzettel: Die wohl bekannteste Variante der analogen Zeiterfassung ist der Stundenzettel. Diese handschriftlich auszufüllenden Formulare geben Auskunft darüber, welche Tätigkeit wie lange gedauert hat, wann der Arbeitstag begonnen und wann er beendet wurde. Die Auswertung des Stundenzettels ist allerdings sehr aufwändig, da alle Papierbögen an die Lohnbuchhaltung weitergegeben und dort manuell berechnet werden müssen.

Excel-Tabelle: Eine weitere verbreitete Möglichkeit, die Arbeitszeit- und Leistungserfassung zu realisieren, ist die Excel-Tabelle. Mit etwas Zeitaufwand ist diese erstellt, jedoch ist der Nachpflegeaufwand relativ hoch: Schichtwechsel und Teilzeitregelungen machen die Arbeit mit Excel-Tabellen kompliziert. Ebenso die komplexen Berechnungsformeln innerhalb der Software. Ausserdem ist das System anfällig für Manipulationen, je mehr Personen Zugriff darauf haben.

Stempeluhr: Die mechanische Stempeluhr mit Lochkarte ist ein Klassiker der Arbeitszeiterfassung. Ihr Nachfolger ist die digitale Stempeluhr mit Magnetkarte. Beide halten fest, wann eine Person das Unternehmen betritt oder verlässt. Die Lohnbuchhaltung muss aber dennoch nacharbeiten, insbesondere bei der Abrechnungserstellung.

Zeiterfassung per App: Die effizienteste Zeiterfassung einschliesslich Überstunden, Pausen und Ruhezeiten geschieht digital per App. Die mobile Zeiterfassung rechnet minutengenau ab, entspricht dem Datenschutz und ist darüber hinaus absolut rechtssicher. Praktisch: Bei der digitalen Arbeitszeiterfassung können im Vorfeld allerlei Regeln definiert werden, sodass beispielsweise Zulagen, Spesen, Nachtschichten und Feiertagsdienste automatisch berechnet werden. Eine echte Erleichterung für jede Lohnbuchhaltung und jeden Mitarbeiter.

Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung ist einfach. Sie erfordert keine Investitionen in neue digitale Infrastrukturen. Lediglich eine Software für die Arbeitszeiterfassung ist notwendig und eine zugehörige App, die auf dem Handy oder Tablet von Mitarbeitern genutzt werden kann. Diese wird entweder einfach heruntergeladen oder die Anwendung im Browser gestartet.

Bevor die digitale Arbeitszeiterfassung im Unternehmen ausgerollt wird, gilt es einige wichtige Fragen und Aspekte zu klären:

1. Team aus verschiedenen Abteilungen bilden, um die digitale Zeiterfassung gemeinsam zu planen und auf den Weg zu bringen
2. as soll das Ziel der digitalen Zeiterfassung sein? Geht es um eine Reduzierung Papierverbrauchs? Um eine Verringerung des Aufwands in der Lohnbuchhaltung? Oder steht eine bessere Abrechenbarkeit von Projekten bei Kunden im Mittelpunkt?
3. Gibt es Besonderheiten in der Unternehmensstruktur oder rechtliche Rahmenbedingungen wie ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) oder Landesmantelvertrag (LMV), die berücksichtigt werden müssen? Zeiterfassung für Arbeiter und leitende Angestellte mit speziellen Berechnungsgrundlagen für Überstunden, Feiertagsarbeit, Spesen etc.?
4. Welche Funktionen soll die digitale Zeiterfassung enthalten? Ist eine einfache Zeiterfassung der Stunden auf dem Mobiltelefon oder eine umfassende Erfassung der Arbeitszeit und ausgeführten Arbeiten gewünscht? Wenn eine Software bereits im Einsatz ist: Prüfen, ob eine integrierte Arbeitszeiterfassung ausgebaut werden kann.
5. Vor der Entscheidung für ein Produkt: bestehende Software prüfen, Angebote von Anbietern einholen, Systeme demonstrieren lassen
6. Entscheidung für einen passenden Anbieter
7. Informieren der Belegschaft und Kommunizieren der Hintergründe und Vorteile.
8. Zeitplan der Einführung und deren Einzelschritte vorstellen
9. Das neue System präsentieren
10. Feedback der Mitarbeiter einholen, eventuelle Bedenken ausräumen
11. Einführungen und Schulungen anbieten, Ansprechpartner für Rückfragen festlegen
12. Zeit für die Eingewöhnung geben

Alles braucht seine Zeit, auch der routinierte Umgang mit der digitalen Zeiterfassung. Wichtig ist es, in der frühen Phase immer ein offenes Ohr und Auge für mögliche Probleme zu haben. Werden alle Zeiten korrekt eingegeben? Gibt es Bedarf für eine Nachschulung? Bereits nach wenigen Tagen wird sich die Belegschaft mehr und mehr an das neue System gewöhnt haben.

Die Lösung zur digitalen Arbeitszeiterfassung von SORBA basiert auf einer Software und einer digitalen App, die je nach Anwendungsfall auf einem Handy oder Tablet installiert wird. Wahlweise kann die Software auch auf dem Computer genutzt werden. Mit SORBA kann jeder Arbeitsschritt und jede Pause minutengenau festgehalten werden. Die Vorteile:

• Papierlose und mobile Arbeitszeiterfassung in der Cloud
• Zeiterfassung hält der Überprüfung durch das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) oder eine angemessene Kommission stand (Datenschutz, rechtssicher)
• Praktische Arbeitszeitvorlagen (auch projektbezogen) beschleunigen die Zeiterfassung
• Automatisierung durch Regeln reduziert Komplexität für Nutzer (einmalige Festlegung)
• Keine Mehrfach-Erfassung von Daten (modulübergreifende Integration)
• Modul ist erweiterbar um die Lohnbuchhaltung (Baulohn)

Die Arbeitszeiterfassung entwickelt sich immer weiter. Vom Gesetzgeber gefordert, ist sie hilfreich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Beide Seiten können transparent nachvollziehen, welche Leistungen erbracht und bezahlt wurden. Am einfachsten gelingt die Zeiterfassung digital und papierlos. Die Arbeitszeit kann von überall mobil erfasst werden und die Daten sind übersichtlich und transparent. Nicht zuletzt ist die digitale Arbeitszeiterfassung eine echte Erleichterung für die Lohnbuchhaltung, wenn sie in einer Gesamtlösung integriert wird.

Möchten Sie den ersten Schritt zur digitalen Zeiterfassung machen? Wir haben für Sie eine kostenlose Vorlage erstellt, mit der Sie Ihre Arbeitsabläufe beschleunigen können.

Weitere Informationen über die Arbeitszeiterfassung können Sie im Experten-Interview mit Prof. Dr. Thomas Geiser von der Universität St. Gallen erfahren.