Verträge sind im Bau an Tagesordnung. Ob Werkvertrag, Lieferantenvertrag, Arbeitsvertrag, Bauwerkvertrag oder Kaufvertrag – Vertragswerke sind wichtig. Sie sichern alle Vertragsparteien rechtlich ab, indem sie die Vertragskonditionen samt Rechten und Pflichten aller Beteiligten klar definieren. Die Herausforderung: Je mehr Verträge, desto schwieriger ist es für ein Unternehmen, den Durchblick zu bewahren. Modernes, digitales Vertragsmanagement hilft Unternehmen im Bau dabei, Vertragsprozesse zu automatisieren und die Übersicht nicht zu verlieren. Auf diese Weise geraten auch ablaufende Kündigungsfristen nie wieder in Vergessenheit.
Digitalisierung des Vertragsmanagements
Wer auf Excel-Listen verzichtet und auf eine digitale Lösung setzt, profitiert von zahlreichen Vorteilen, die ein Vertragsmanagement-System mit sich bringt. Dazu gehören zum Beispiel folgende Punkte:
Effizienz im gesamten Vertragsprozess
Vertragsmanagement-Software ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Verträgen, weil sie den Prozess automatisieren und Zeit sparen kann. Dies umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags, von Entwurf und Überprüfung über die Genehmigung und Unterzeichnung bis zur Vertragsarchivierung.
Transparenz durch Vertragsmanagement online
Durch digitale Lösungen stehen Vertragsinformationen innerhalb des Unternehmens einfach und in Sekundenschnelle zur Verfügung. Insbesondere dann, wenn das Vertragswesen online in der Cloud gehostet wird, ist der ortsunabhängige und mobile Zugriff flexibel möglich. Das führt zu einer erhöhten Transparenz und besserer Zusammenarbeit.
Digitales Vertragswesen trägt zur Risikominderung bei
Digitale Vertragsmanagement-Software minimiert die Risiken im Zusammenhang mit dem Vertragsmanagement. Automatische Überwachungs- und Erinnerungsfunktionen etwa helfen dabei, Vertragsbedingungen einzuhalten.
Kostenersparnis durch Vertragsmanagement-Tool
Ein digitales Vertragsmanagement-Tool hilft dabei, die Kosten für die Verwaltung von Verträgen erheblich zu senken. Einerseits verringert es den Bedarf an manuellen Prozessen und steigert die Effizienz. Zugleich reduziert es den Bedarf an Regalplatz für Vertragswerke, den Verbrauch von Papier- und Druckerfarbe sowie die Portokosten für Signaturumläufe zwischen Vertragsparteien. Einzige Voraussetzung für letzteren Punkt: Alle Parteien müssen die Verträge digital signieren.
Flexibilität durch Digitalisierung im Vertragswesen
Digitale Software-Lösungen bieten Flexibilität. Sie ermöglichen es, Verträge von überall und zu jeder Zeit zu verwalten. Hauptsächlich in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt ist dies von grossem Vorteil. Ein gewichtiger Faktor dabei ist die Medienbruchfreiheit, weil der Vertragsprozess nur noch digital abläuft. Das bedeutet: kein Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen mehr.
Vertragsarchivierung erfüllt Compliance-Richtlinien
Digitales Vertragsmanagement stellt sicher, dass Verträge gemäss den geltenden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen verwaltet werden. Das bedeutet etwa, dass sie in einem digitalen Archiv aufbewahrt werden, das den Datenschutz durch Zugriffsbeschränkungen gewährleistet und sonstige Risiken für die Datensicherheit auf ein Minimum reduziert.
Digitales Vertragsmanagement im Bau einsetzen
Mit digitalem Vertragsmanagement im Bau lassen sich der Verwaltungsaufwand reduzieren, die Effizienz steigern und die Sicherheit erhöhen. Hier sind einige Bereiche, in denen das digitale Vertragsmanagement eingesetzt werden kann:
- Vertragsverwaltung: Ein Vertragsmanagement-Tool dient dazu, Verträge zwischen Auftraggebern, Auftragnehmern und Subunternehmern zu erstellen, zu überwachen und zu verwalten. Dies hilft dabei, Verzögerungen zu vermeiden und das Risiko von Rechtsstreitigkeiten zu reduzieren.
- Offerten- und Auftragsmanagement: Im digitalen Vertragsprozess lassen sich Devis erstellen und Verträge mit Auftragnehmern abschliessen. Die Digitalisierung dieser Prozesse ermöglicht Unternehmen, Zeit und Ressourcen zu sparen und eine höhere Genauigkeit und Effizienz zu erreichen.
- Änderungsmanagement: Im Bauwesen sind Änderungen im Projektumfang, in den Anforderungen oder in anderen Faktoren, die den Vertrag betreffen, nicht selten. Das digitale Vertragsmanagement hilft dabei, diese Änderungen zu verwalten und sicherzustellen, dass alle beteiligten Parteien in gleichem Masse informiert sind.
- Risikomanagement: Digitale Vertragsmanagement-Software ist dabei behilflich, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Verträgen zu identifizieren und zu bewerten. So lassen sich Risiken minimieren und das Risikomanagement im Bauwesen verbessern.
Funktionen digitaler Vertragsmanagement-Software
Digitale Vertragsmanagement-Software hat mehrere Funktionen, die dazu beitragen, den Vertragslebenszyklus effizienter und transparenter zu gestalten. Insgesamt kann digitale Vertragsmanagement-Software Unternehmen dabei helfen, ihre Vertragsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, was am Ende vor allem Zeit und Kosten einspart. Hier sind einige der Funktionen, die am häufigsten beim Vertragsmanagement verwendet werden:
- Vertragsverwaltung: Erstellung, Verwaltung, Überprüfung und Speicherung von Verträgen an einem zentralen Ort. Dadurch: erleichterter Zugriff auf Verträge und Vertragsdaten.
- Automatisierung von Vertragsprozessen: Automatisierung wiederkehrender Vertragsprozesse wie Genehmigungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen. Das spart Zeit und Arbeitsaufwand und Aufgabemanagement-Systeme können dabei unterstützen.
- Vertragsanalyse: Analyse von Verträgen, um Einblicke in wichtige Daten wie Ablaufdaten, Vertragsbedingungen und Verpflichtungen zu gewinnen.
- Vertragsüberwachung: Überwachung von Vertragsbedingungen und -leistungen, um sicherzustellen, dass Verträge eingehalten werden.
- Zusammenarbeit: Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams, um Vertragsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten.
- Compliance-Management: Einhaltung von Vorschriften und Vertragsbedingungen durch Generierung von Warnungen und Benachrichtigungen bei drohenden Verstössen.
- Reporting: Erstellung von Berichten und Dashboards, um einen Überblick über Vertragsdaten und -leistungen zu erhalten.
Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements
Die Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements im Bau erfordert einige wichtige Schritte. An erster Stelle steht dabei eine Analyse der Geschäftsprozesse im Unternehmen, um festzustellen, welche Verträge verwaltet werden müssen und welche Funktionen benötigt werden. Eine mögliche Zusatzfunktion ist die digitale Signatur, mit der Verträge rechtssicher elektronisch unterschrieben werden können. Erst dann erfolgt die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung, die die Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Die Software sollte alle Verträge zentral erfassen, verwalten und überwachen können.
Schulung der Mitarbeiter für einheitliche Standards
Eine anschliessende Schulung der Mitarbeiter ist ebenfalls wichtig. Nur so ist sicherzustellen, dass die Software korrekt genutzt wird und ihren Zweck erfüllt. Das Unternehmen sollte auch klare Richtlinien und Verfahren für die Vertragsverwaltung entwickeln und implementieren, damit alle Mitarbeiter die gleichen Standards einhalten. Eine regelmässige Überprüfung und Aktualisierung der Verträge sind ebenfalls von grosser Bedeutung.
DMS von SORBA als Basis für digitales Vertragsmanagement
Das Dokumentenmanagement-System (DMS) als Teil der Bausoftware-Gesamtlösung von SORBA bietet die perfekte Basis für ein digitales Vertragsmanagement - auch in der mobilen App. Mit ihm lassen sich alle archivierten Dokumente an einem zentralen Ort speichern, organisieren und in der Cloud ortsunabhängig abrufen und bearbeiten. Verträge sind auf diese Weise leicht auffindbar, was den Zugriff, die Zusammenarbeit und die Projektverwaltung vereinfacht. Ebenso lassen sich Workflows für die Vertragsverwaltung automatisieren. So können bestimmte Aktionen, etwa die Freigabe von Verträgen oder die Benachrichtigung von beteiligten Parteien, automatisch ausgeführt werden. Das spart Zeit und Aufwand.
Verringerung des Risikos von Datenverlusten
Das DMS von SORBA hilft darüber hinaus, die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicherzustellen. Dazu gehört beispielsweise die revisionssichere Archivierung von steuerrelevanten Dokumenten. Es vereinfacht die Dokumentation von Vertragsprozessen und ermöglicht, die Vertragsaktivitäten zu überwachen und zu kontrollieren. Nicht zuletzt lassen sich im DMS die Vertragsdokumente in einer sicheren und zentralen Datenbank speichern. Dies minimiert das Risiko von Datenverlust und ermöglicht eine schnellere Wiederherstellung von Daten im Falle eines unvorhergesehenen Ereignisses.
Durch digitale Lösungen, Projekte erfolgreich abschliessen
Mit digitaler Vertragsmanagement-Software sparen Unternehmen im Bau Zeit und Geld und minimieren rechtliche Risiken, weil sie stets einen Überblick über ihre Vertragsfristen haben. Die effiziente Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Daten in einem DMS ermöglicht eine schnellere Kommunikation und verbessert die Transparenz im Projektmanagement. Die Nutzung von digitalen Lösungen sorgt dafür, dass Akteure im Bauhaupt- und Baunebengewerbe ihre Arbeitsprozesse optimieren und ihre Projekte erfolgreich abschliessen.
