Lesedauer: 2 Minuten
08.11.21 16:22

Zeit sparen auf der Baustelle durch cloudbasiertes Dokumentenmanagement


cloud-dokumentenmanagement-baustelle-SORBA

Sie kennen die Situation bestimmt: Die Zeit drängt, da ein Projekt abgeschlossen werden muss, doch es fehlt wieder ein Dokument. Sie telefonieren, suchen… Doch, keine Spur davon. Bevor sich der Stress noch weiter anstaut, überlegen Sie sich, wie einfach es doch wäre, alles zentral immer verfügbar zu haben. Kein langes Suchen mehr und dafür mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie sparen können, wenn alle notwendigen Dokumente und Dateien direkt digital verfügbar wären? Genau diese Idee steckt hinter dem Dokument-Management System von SORBA, das komplett in die mySORBA Gesamtlösung integriert ist.

Ortsunabhängig und sicher

Mit dem SORBA DMS gehört langes Suchen der Vergangenheit an. Sie haben die Möglichkeit, all Ihre wichtigen Dokumente und Daten zentral zu speichern und mithilfe der Volltextsuche zu durchsuchen. Das Ganze ist verschlüsselt und auf unseren Servern in der Schweiz.

Dabei beschränkt sich die Datenablage nicht nur auf Worddokumente: Seien es Fotos von Baustellen, Offerten, Rechnungen, Verträge – alle Arten von Dokumenten können gespeichert und auch direkt online mit MS Office 365 bearbeitet werden.

Der Vorteil dabei: Sie sind nicht auf einen fixen PC im Geschäft angewiesen. Mit der mobilen App "DMS" können Sie auch unterwegs von der Baustelle aus auf alle Ressourcen zugreifen und neue Dokumente erstellen oder hochladen. 

Versionierung und Volltextsuche: jederzeit den Überblick behalten

Mit der Versionierung behalten Sie zudem jederzeit den Überblick über alle Änderungen und Aktivitäten, wobei Sie die Möglichkeit haben, Änderungen rückgängig zu machen und damit eine ältere Version eines Dokuments zurückzuholen. So sind Sie auch bei Fehlern jederzeit abgesichert, wenn es beispielsweise mal vorkommen sollte, dass jemand einen Projektordner löscht.

Die Autoren der Änderungen sind zudem auch vermerkt, was Ihnen mehr Transparenz verschafft und es ermöglicht, gewisse Benutzer aus der Bearbeitung und dem Zugriff auszuschliessen, womit auch firmeninterne Dokumente nicht in die falschen Hände geraten können.

Mit der Funktion der Volltextsuche können zudem Dokumente nicht nur nach Titel, sondern auch nach dem ganzen Inhalt gefunden werden. Somit können Sie zeitnah auf die gesuchte Datei zugreifen.

Die zentralen Vorteile auf einem Blick

  • Onlinezugriff auf Dokumente (Cloudbasiert)
  • Mit der App auch unterwegs auf Daten zugreifen
  • Kein langes Suchen mehr dank der Volltextsuche
  • Jederzeit den Überblick behalten dank der Versionierung, inklusive Änderungsverlauf, Zeitstempel und Zugriff auf ältere Versionen einer Datei
  • Zugriffskontrolle: Verwalten Sie, wer welche Daten sehen/bearbeiten kann
  • Dank Office365-Integration Dokumente direkt online bearbeiten
  • Serverstandort in der Schweiz (Outsourcing)

 

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