„Das lauft ja wie am Schnürli!“ - Wenn Sie diesen Satz auf der Baustelle sagen können, haben Sie beim Managen Ihrer Aufgaben alles richtig gemacht. Jeder weiss, was zu tun ist. Das benötigte Material und die entsprechenden Werkzeuge liegen auch parat. Das ist super. Die Realität zeigt allerdings, dass viele Unternehmen in der Baubranche Schwierigkeiten bei der strukturierten Planung ihrer Aufgaben und Projekte haben.
Planung und Praxis
Vor Ort weiss jeder, wie die anfallenden Arbeiten umzusetzen sind. Aber durch Fehler im Projektmanagement entstehen hohe Kosten. Fehlplanungen verschwenden wertvolle Zeit und kosten Geld. Zum Unternehmenserfolg gehören einerseits gute Mitarbeiterführung und Organisation, aber ebenso das Tracking von Fortschritten auf den Baustellen. Nur wer den Überblick hat, kann langfristig Strategien und Ziele für sein Unternehmen definieren und so wachsen.
Ihre Vorteile durch gutes Aufgabenmanagement
Mit Projektmanagement-Methoden oder -Software verringern Sie die Kosten in Ihrem Betrieb, ganz egal, in welcher Branche Sie arbeiten. Denn jedes Projekt besteht aus einer Vielzahl von Aufgaben, die es zu delegieren und erledigen gilt, um das Projekt im Zeitrahmen voranzubringen. Durch übersichtliche Planung haben Sie immer im Blick, welche Aufgaben welcher Mitarbeitende gerade erledigt. Bemerken Sie, dass eine Aufgabe hinter dem Zeitplan zurückliegt, haben Sie im Rahmen des Aufgabenmanagements die Möglichkeit, zeitig gegenzusteuern. Das ermöglicht eine verlässliche Planung der nächsten Baustellen. Der Knackpunkt dabei: Halten Sie sich bei Bauherren nicht an Absprachen, wirkt sich das negativ auf Ihre Reputation aus. Gerade im Handwerk und auf dem Bau sind zufriedene Kunden diejenigen, die Sie weiterempfehlen werden.
Methoden zum Aufgabenmanagement
Im Folgenden erläutern wir Ihnen einige Methoden, wie Sie Ihr Projektmanagement verbessern und so die unternehmerische Entwicklung nach vorne bringen. Wichtige Faktoren bei der Planung der Bauführung und der administrativen Büroarbeiten sind die Einteilung der Mitarbeiter, einzelne Arbeitsschritte, Fristen und Fälligkeitsdaten. Es gilt: Stimmt die Aufgabenplanung, wirkt sich das positiv auf die Zusammenarbeit und die Ergebnisse aus.
Getting Things Done
„Getting Things Done“ hilft beim Selbstmanagement. Im Fokus liegt hier das Abarbeiten von selbsterstellten Aufgabenlisten. Diese sind in fünf Schritte untergliedert: Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Reflektieren und Erledigen. So stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben auf der To-do-Liste rechtzeitig erledigt werden.
Don’t Break the Chain
„Don‘t Break the Chain“ ist wie ein Wettbewerb gegen sich selbst. Es werden To-dos für einen Tag festgelegt und im Kalender geplant. Wenn diese erledigt sind, erfolgt ein Kalendereintrag mit einem roten „X“ an dem Tag. Ziel ist es, die „Erfolgskette“ nicht abbrechen zu lassen. Ein spielerischer Gedanke, der zu Bestleistungen motiviert.
Task-Management-Tools
Task-Management-Tools, oder sogenannte Aufgaben-Management-Tools, helfen dabei, anfallende Aufgaben digital zu erfassen. Sie vereinfachen die Planungen, helfen Ihnen beim Priorisieren der Aufgaben und erleichtern die Kommunikation mit den einzelnen Teammitgliedern. Das verbessert Workflows, schafft mehr Übersicht und steigert die Produktivität des Unternehmens.
Anforderungen der Baubranche
Doch eines fehlt all diesen Methoden für das Aufgabenmanagement: der direkte Bezug zur Baubranche. Denn das Handwerk ist aufgrund seiner traditionellen Strukturen etwas ganz Besonderes. Deswegen haben wir von SORBA es zu unserer Aufgabe gemacht, ein Tool zur Aufgabenplanung zu erstellen, das genau auf die Bedürfnisse der Baubranche zugeschnitten ist. Das ist uns mit SORBA Activity gelungen.
Ein Task-Management-Tool für alle Aufgaben
Alle Arbeiten, die im Geschäftsalltag anfallen, sehen Sie auf einem Blick. Mit SORBA Activity können Sie Abläufe Schritt für Schritt erfassen und diese flexibel Ihren Mitarbeitern zuteilen. So weiss jeder Mitarbeiter anhand seiner persönlichen To-do-Liste, was zu erledigen ist. So haben die Projektverantwortlichen jederzeit im Blick, welche Aufgaben anstehen, wie weit andere Aufgaben fortgeschritten sind und was Sie und Ihr Team bereits geschafft haben.
Mehr Effizienz im Unternehmen
Direkt zugewiesene Aufgaben verbessern die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens. Ausserdem schaffen sie Klarheit. Schliesslich weiss so jeder direkt, was zu tun ist. Egal, ob im Büro bei der Projektplanung, Nachbearbeitung oder vor Ort auf der Baustelle. Das Beste: Sie können wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisieren, Daten analysieren, vorliegende Aufgaben direkt Mitarbeitern oder Teamkollegen zuweisen und den aktuellen Status im Projekt einsehen. So kann die Abgabe eines Rapports beispielsweise automatisch an den Bauführer und die Buchhaltung zur Unterschrift gesendet oder Rechnungen im PDF-Format über E-Mail versendet werden.
Strukturierte digitale Projektarbeit mit intuitiver Prozessdokumentation ist ein wirksamer Hebel, und Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern und Ihr Unternehmen wachsen zu lassen. Zusammengefasst bietet Ihnen das SORBA Activity folgende Vorteile:
- Zeitersparnis dank modulübergreifende Automatisierungen
- Firmenspezifische Prozess individuell mit Aufgaben abbilden
- Bessere Übersicht über anstehende Aufgaben und wichtige Termine
- Mehr Struktur im Unternehmen
- Durch das Zuweisen von Aufgaben an Mitarbeiter verbessert sich die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle.
Möchten Sie die Verwaltung Ihrer Projektaufgaben auf die nächste Stufe heben? Möchten Sie mit einem Task-Management-Tool mehr Struktur in Ihr Unternehmen bringen? Wir beraten Sie gerne.
