Grundlagen erklärt: Alles, was Sie über den Kontenplan im Bau wissen müssen

Der Kontenplan ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung und Finanzplanung in KMU und grossen Unternehmen. Er spielt eine entscheidende Rolle, um eine präzise Finanzverwaltung zu ermöglichen. Der Kontenplan bildet das Gerüst für die systematische Erfassung von Geschäftsvorfällen und Transaktionen. Im Bau ist er besonders relevant, weil die Branche komplexe Projekte und Kostenstrukturen umfasst. Die Vorteile eines Kontenplans und wie man ihn erstellt, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Definition: Was ist ein Kontenplan?

Ein Kontenplan ist eine hierarchisch aufgebaute Liste von Konten in der Buchhaltung von KMU und Grossunternehmen. Diese Liste dient der systematischen Erfassung und Kategorisierung von Geschäftsvorfällen und finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Der Kontenplan bildet die Grundlage für die Buchhaltung, das Rechnungswesen, die Finanzberichterstattung und die finanzielle Analyse und umfasst verschiedene Konten. Diese Konten repräsentieren etwa die Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital.

Kontenplan basiert auf einem Kontenrahmen

Jeder Kontenplan basiert in der Regel auf einem Kontenrahmen. Ein Kontenrahmen ist eine standardisierte Struktur, die eine bestimmte Anzahl von Konten umfasst und deren Nummerierung und Bezeichnung festlegt. Er dient als Grundlage für die Organisation und Systematisierung der Buchführung eines Unternehmens. Eine eindeutige Nummerierung und spezifische Bezeichnung für jedes Konto ist wichtig, damit eine einheitliche und übersichtliche Erfassung der finanziellen Daten möglich ist.

Welche Vorteile bietet ein Kontenplan?

1. Strukturierung von Geschäftsvorfällen

Ein Kontenplan strukturiert Geschäftsvorfälle, indem er ihnen eine einheitliche Kategorisierung und Zuordnung ermöglicht. Jeder Vorfall wird einem spezifischen Konto im Kontenplan zugeordnet, um eine einheitliche Erfassung und Auswertung der finanziellen Transaktionen zu realisieren. Die Struktur des Kontenplans erleichtert die Finanzberichterstattung, Analyse und Planung und erleichtert eine präzise Darstellung der finanziellen Performance eines Unternehmens.

2. Überblick über Finanzsituation

Kontenpläne bieten einen Überblick über die Finanzsituation von Unternehmen, indem sie Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten in klar definierte Konten kategorisieren. Dadurch können diese Unternehmen schnell erkennen, woher ihr Geld kommt, wohin es fliesst und welche finanziellen Verpflichtungen bestehen. Mit einem gut strukturierten Kontenplan können wichtige finanzielle Kennzahlen wie Gewinn, Liquidität und Verschuldung berechnet und analysiert werden. 

3. Grundlage für Buchführung und Steuererklärung

Die fundierte Kontenplanung bildet die Grundlage für die Buchführung, da sie die strukturierte Erfassung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen gestattet. Die einzelnen Konten im Kontenplan dienen als Kontenrahmen für die Buchung von Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerten und Verbindlichkeiten. Darüber hinaus wird der Kontenplan auch bei der Erstellung der Steuererklärung verwendet, da er eine geordnete und nachvollziehbare Darstellung der finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens bietet, die für die steuerliche Erfassung und Berichterstattung relevant sind.

4. Vergleichbarkeit von Geschäftsjahren

Kontenpläne sorgen für die Vergleichbarkeit von Geschäftsjahren, indem sie eine einheitliche Struktur und Klassifizierung der finanziellen Informationen über verschiedene Perioden hinweg bieten. Durch die Verwendung eines einheitlichen Kontenplans können Unternehmen ihre Finanzdaten konsistent und standardisiert erfassen, was einen direkten Vergleich zwischen verschiedenen Geschäftsjahren erlaubt. Dies erleichtert die Identifizierung von Trends, das Erkennen von Veränderungen in der finanziellen Performance und die Bewertung des Geschäftswachstums im Zeitverlauf.

5. Unterstützung bei der Entscheidungsfindung

Ein Kontenplan unterstützt die Entscheidungsfindung, weil er eine detaillierte Aufschlüsselung der Kosten begünstigt. Unternehmen können anhand der Konten im Kontenplan die verschiedenen Kostenarten identifizieren und analysieren, um ihre Ausgaben besser zu kontrollieren und effizientere Entscheidungen zu treffen. Überdies lässt der Kontenplan die Überwachung von Einnahmen und Ausgaben im Zeitverlauf zu, was die Identifizierung von Kostenmustern und -trends erleichtert und somit eine informierte Entscheidungsfindung gewährt. Ein gut strukturierter Kontenplan stellt somit eine wichtige Informationsquelle dar, die bei der Planung, Budgetierung und strategischen Ausrichtung eines Unternehmens unterstützt.

6 Schritte: Wie kann man einen Kontenplan erstellen?

Wer einen Kontenplan erstellen möchte, verfolgt das Ziel einer strukturierten Aufstellung von Buchhaltungskonten und Bilanzkonten und einer systematischen Kontenführung etwa in einem KMU. Kontenarten, Kontenabstimmung und Kontenabschluss spielen dabei eine wichtige Rolle. Nur wer die Bedeutung, Anwendung und Funktion eines Kontenplans versteht, kann einen solchen auch erstellen. Folgende Schritte sind dafür notwendig:

1. Analysieren Sie die spezifischen Anforderungen der Schweizer Baubranche in Bezug auf die Buchhaltung und Finanzberichterstattung. Dazu zählen etwa: Erfassung und Kategorisierung von Bauprojektkosten, Berücksichtigung von Mehrwertsteuerregelungen im Baugewerbe, Abgrenzung von Anlagevermögen und Umlaufvermögen für Baumaschinen und -ausrüstung, Behandlung von Baugewährleistungen und -garantien, Einhaltung von branchenspezifischen Rechnungslegungsstandards.
2. Identifizieren Sie die relevanten Konten und Kategorien, die für die Erfassung und Klassifizierung von finanziellen Transaktionen im Baubereich erforderlich sind, wie zum Beispiel Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.
3. Entwickeln Sie eine hierarchische Struktur für den Kontenplan, um eine übersichtliche und logische Gliederung zu gewährleisten. Eine solche könnte etwa so aussehen:

4. Berücksichtigen Sie branchenspezifische Aspekte wie Projektphasen, Baustellenkosten und spezielle regulatorische Anforderungen.
5. Nummerieren und benennen Sie die Konten entsprechend der vereinbarten Struktur und sorgen Sie für einheitliche Bezeichnungen und Verständlichkeit. Zum Beispiel:

6. Überprüfen und optimieren Sie den Kontenplan regelmässig, um sicherzustellen, dass er den aktuellen Anforderungen und Veränderungen in der Baubranche entspricht.

SORBA-Software hilft beim Aufbau eines Kontenplans

• mySORBA bietet vorgefertigte Kontenpläne, die als Ausgangspunkt für den Aufbau eines Kontenplans dienen können.
• Die Software enthält ebenso vorgefertigte Kontenrahmen. Diese beinhalten vordefinierte Konten, die für verschiedene Arten von Transaktionen und Kontenarten verwendet werden können.
• Für die Kostenrechnung gibt es ebenfalls einen Kostenstellenplan als Standard, den man übernehmen kann.
• mySORBA ermöglicht, den Kontenplan individuell anzupassen, auch mit Unterstützung durch Berater von SORBA.
• Die Software ermöglicht die Integration von Konten für Debitoren und Kreditoren, um eine nahtlose Erfassung und Verwaltung von Kunden- und Lieferantenkonten zu gewährleisten.
• mySORBA unterstützt die Lohnbuchhaltung, indem es spezifische Konten für Lohn- und Gehaltszahlungen bereitstellt und die Verwaltung von Mitarbeiterkonten ermöglicht.
• Die Funktionen für die Finanzbuchhaltung der SORBA-Software ermöglichen eine effiziente Erfassung und Verwaltung von Konten für Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.

Kontenplan als essenzieller Bestandteil der Buchhaltung

Der Kontenplan ist ein essenzieller Bestandteil der Buchhaltung und Finanzplanung im Bau. Dabei basiert der Kontenplan in der Regel auf einem Kontenrahmen, der eine standardisierte Struktur vorgibt. Ein gut strukturierter Kontenplan bietet zahlreiche Vorteile, darunter die Strukturierung von Geschäftsvorfällen, einen Überblick über die Finanzsituation, die Grundlage für Buchführung und Steuererklärung sowie die Vergleichbarkeit von Geschäftsjahren. Zudem unterstützt er die Entscheidungsfindung.

Um einen Kontenplan zu erstellen, sollten die spezifischen Anforderungen der Baubranche analysiert und relevante Konten und Kategorien identifiziert werden. Eine hierarchische Struktur des Kontenplans erleichtert die Übersichtlichkeit. Dabei ist es wichtig, branchenspezifische Aspekte zu berücksichtigen und eine einheitliche Nummerierung und Bezeichnung der Konten zu gewährleisten.