Für einen effizienten Submissions- und Bestellprozess kommen Materiallieferanten und -händler an der Digitalisierung nicht vorbei. Wir haben uns mit dem SORBA Spezialist, Serdal Sariyildiz, unterhalten, der für die Materiallieferanten bei SORBA verantwortlich ist. Er kennt sich am besten aus, wenn es um digitale Submissionsprozess und die Optimierung von Prozessen zwischen Endkunden, Materiallieferanten und Softwarepartner geht. Serdal ist seit 2020 wieder bei der SORBA im Aussendienst tätig. Er ist verantwortlich für den Aufbau von Partnerschaften mit Materiallieferanten sowie für die Umsetzung kaufmännischer Softwareprojekte.
Was bietet SORBA genau als Lösung für Materiallieferanten?
SORBA bietet eine Kommunikationsplattform für die Submissionsübermittlung, zwischen dem Kunden, Endkunden und den Materiallieferanten, um die Kommunikation zwischen den Submissonsabwicklungen zu optimieren.
Aktuell werden diese oft via E-Mail übermittelt und es entsteht ein mehrfaches hin und her. Genau hier setzen wir an. Die Submissionen können ohne Schnittstelle direkt aus der SORBA Einkaufslösung an den Materiallieferanten übermittelt werden und die Submission wird vom Lieferanten automatisch errechnet. Die angefragten Preise kommen direkt nahtlos in die mySORBA Lösung zurück und können weiterverarbeitet werden. Auch Bestellungen an den Materiallieferanten können über den gleichen Weg getätigt werden.
Gibt es als Materiallieferant verschiedene Lösungen?
Ja, wir haben ein 3 Phasen-Modell aufgebaut:
- Im Ersten geht es um die Integration des Artikelstamms in die Bausoftware mySORBA. Am Anfang ist es sicher für unseren gemeinsamen Endkunden interessant, den Artikelstamm des Materiallieferanten zur Verfügung zu stellen. Der Artikelstamm ist direkt in der Software mit allen Produkten, Bildern, Einheiten und Bruttopreisen ersichtlich. Der Kunde kann diese Informationen direkt für seine Vorkalkulation nutzen.
- Im Zweiten geht es um die online Kommunikation und die firmenspezifischen Preise. Sobald der Kunde einen Artikel in seiner Kalkulation integriert, werden die kundenspezifischen Preise direkt online abgefragt und in die Kalkulation aufgenommen.
- Als letzter Schritt kann man den Bestellprozess abbilden und die Lieferscheine digitalisieren. Sobald die Lieferung erfolgt ist, werden die Lieferscheine direkt in den entsprechenden Modulen im SORBA für den Kunden, zur Verfügung stehen, wie z. B. den automatischen Vorschlag im Tagesrapport.
Serdal Sariyildiz ist Senior Consultant bei der SORBA und Spezialist für digitale Submissionsprozesse
Du bist mit vielen Materiallieferanten im Gespräch, was hast du festgestellt? Wo liegen vielleicht noch Hemmungen?
Was mir bei den jeweiligen Gesprächen aufgefallen ist, dass jeder der Materiallieferanten gerne eine Lösung hierzu hätte. Sie merken den erheblichen Zeitaufwand für die Bearbeitung der Submissionsanfragen. Genau in diesem Bereich möchten wir ansetzen.
“Wir unterstützen den Materiallieferanten, damit er die Kommunikation zum Kunden digitalisiert, optimiert und somit Zeit sparen kann.”
Auch für den Aussendienst des Materiallieferanten möchte man den Prozess vereinfachen. Dieser ist und bleibt immer noch notwendig, was die Kundenbindung und die Kommunikation in der Schlussverhandlung betrifft. Er hat als Grundlage für die digitale Submission, was den Prozess vereinfacht. Für den Materiallieferanten ist die Submissionsverarbeitung sehr personalintensiv und zeitaufwendig. Jeder versucht hier eine Lösung zu finden, aber viele wissen nicht, wie und wo sie anfangen sollen. Hierbei hilft die Lösung von SORBA.
Mit welchen Materiallieferanten arbeitet SORBA bereits?
Das gesamte Projekt haben wir im Jahr 2018 mit der HG Commerciale gestartet. Solche Integrationen benötigen Zeit in der Entwicklung und in der Kommunikation. Sie müssen sich vorstellen, dass wir hier eine Dreieck-Beziehung aufbauen mussten, zwischen dem Materiallieferanten, dem gemeinsamen Endkunden und SORBA.
"Mit der HGC haben wir das Konzept aufgegleist, geprüft und eine Software-Lösung auf den Markt gebracht, welche heute bereits erfolgreich eingesetzt wird."
Auf den Ebenen haben wir mittlerweile BMS Building Material Suisse dazu gewinnen können, zu dem auch Baubedarf gehört. Sie waren für eine vereinfachte Lösung mit der Onlineanbindung sehr interessiert. Dazu haben wir noch weitere Materiallieferanten, die ihr Artikelstamm in SORBA gelistet haben, wie z. B. Tschümperlin. Weitere sind noch im Gespräch.
Ich glaube sehr stark, dass sich in den nächsten Monaten noch viel ändern wird. Ich merke, dass die Materiallieferanten vermehrt selbst auf uns zukommen, weil hier grosses Interesse besteht.
Wir möchten die ganze Kommunikation für den Materiallieferanten vereinfachen. Unsere Lösung ist auf dem Nutzen und Prozess des Materiallieferanten individualisiert, damit eigene Submissionsprozesse optimiert werden können.
"Der Nutzen und die verbesserte Kommunikation soll nicht nur für SORBA Anwender, sondern auch für Nutzer anderer ERP-Systeme spürbar sein."
Wie sieht der Projektablauf und Zeitrahmen für den Materiallieferanten aus?
Die erste Möglichkeit des Artikelstamms ist die einfachste Variante, indem eine Artikelstamm-Liste in Form einer standardisierten CSV Datei im Programm implementiert wird. Es gibt klare Vorgaben, die Datei ist schnell ausgefüllt und somit zeitnah im SORBA ersichtlich – schnell umgesetzt und kosteneffizient.
Diese Lösung bietet eine Werbeplattform direkt innerhalb von SORBA an. Die eigenen Produkte sind direkt in der Vorkalkulation sichtbar. Somit können neue potenzielle Kunden erreicht werden.
Mit der zweiten Variante geht es um die online Anbindung und dafür wird eine Schnittstelle zwischen SORBA zum ERP System des Materiallieferanten aufgebaut. Somit können die kundenspezifischen Konditionen für die Submission und Kalkulation direkt auf dem ERP übernommen und ins SORBA übertragen werden.
Dieser Prozess benötigt aktuell ein Vorprojekt. Es wird zuerst eine Machbarkeitsanalyse durchgeführt. Der gesamte Prozess wird durchleuchtet und alle Vorbereitungen für einen erfolgreichen Start und Abschluss des Hauptprojektes werden getroffen.
Wir rechnen für die Einführung und den Schnittstellenaufbau, je nach Grösse des Unternehmens, Anzahl Zugriffe und Standorte, zwischen 3 - 8 Monaten für die Umsetzung. Aus unserer Erfahrung bei SORBA können die neu dazugekommenen Materiallieferanten nur profitieren.
Wenn diese Onlineanbindung erfolgreich abgeschlossen ist, können in einem dritten Schritt noch die Lieferscheine digital integriert werden. Somit schliesst sich der Kreis, von der Submissionsanfrage bis zum Lieferschein und bietet eine komplette Digitalisierung des Prozesses für den Materiallieferanten und Endkunden.
Von welchen Vorteilen profitiert der Materiallieferant, wenn er seine Produkte in SORBA einbindet?
“Es ist ganz klar, dass der Markt eine Digitalisierung fordert und dies wird früher oder später kommen, egal in welcher Form.”
Jeder Materiallieferant hat bereits eigene Lösungen, wie z. B. ein eigener Online- oder Webshop. Eine Vereinheitlichung durch SORBA in diesem Bereich ergibt Sinn, vor allem wenn der Prozess gesamtschweizerisch veranschaulicht wird. Die Vergleiche, die der Kunde heute bereits auf dem Markt macht, werden dadurch vereinfacht. Der aktuelle Prozessablauf ist noch sehr umständlich in der Kommunikation.
“Wer Zeit sparen kann und Prozesse optimiert, wird auf dem Markt konkurrenzfähig bleiben.“
In dem Bereich bietet SORBA eine Lösung an, um den ganzen Prozess zu standardisieren.
Und was sind die Vorteile für den Endkunden?
Für den Endkunden ist klar, dass er 24/7 Zugriff auf die Produkte und den eigenen Konditionen hat. Die eigenen Preise im Webshop muss der Kunde entsprechend wieder manuell in seiner Kalkulation einpflegen. Wenn die firmenspezifischen Preise und Konditionen direkt in mySORBA integriert wurden, können diese direkt ohne Doppelerfassungen für die Kalkulation verwendet werden. Das ist ein erheblicher Zeitgewinn für den Endkunden, weil die Übertragungsarbeit wegfällt. Fehlerquellen werden minimiert, da die Daten automatisch eingelesen werden.
Und als letztes, wie sieht die Zukunft aus? Wie sieht der nächsten Schritt aus?
In den nächsten 1 - 2 Jahren wird sicherlich noch viel Aufbau nötig sein. In diesem Bereich wird noch vieles passieren. Aber die Richtung, die wir jetzt eingeschlagen haben, zeigt schon Früchte.
“Wir haben Rahmenbedingungen gesetzt, wie der Submissionsprozess standardisiert und digitalisiert werden kann.”
Es ist ein typisches «Huhn-Ei-Problem», man muss irgendwann beginnen und das Projekt mit der HGC war der erfolgreiche Start.
Wir sind nun offen, mit anderen Materiallieferanten den gesamten Prozess zu optimieren und weiter auszubauen. Damit schlussendlich der gemeinsame Endkunde davon profitieren kann.
Das Interview wurde am 17.03.2022 von Séverine Gremper durchgeführt. Vielen Dank, Serdal, für die interessanten Einblicke.
Möchten Sie als Materiallieferanten von mehr Zeitsparen profitieren und einen effizienteren Submissionsprozess gestalten? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf:
