Unterhaltsrapporte auf Papier sind von gestern

Der Frühling hat begonnen, mit Ihm erwacht die Natur. Das bedeutet für viele Unternehmen, vor allem Gartenbauer und Hauswarte, dass einiges an Arbeit ansteht. Es ist wieder Zeit, die Pflanzen auf die höheren Temperaturen vorzubereiten, der Rasen will wieder gemäht und die Grundstücke von Blütenstaub befreit werden. Für diese Arbeiten braucht jede Gartenbauunternehmung ein Werkzeug, um die Planung, Rapportierung und Verrechnung des Unterhalts zu verwalten – und SORBA bietet diese digitale Lösung an! Sie erfahren in diesem Blogbeitrag, wie die Software aufgebaut ist und was Kunden sagen!

Die vielen Arbeiten, die der Frühling mit sich bringt, bedürfen einer Menge Planung. Es braucht regelmässige Einsätze für Liegenschaften, deren Rasen getrimmt, oder deren Hecke zurückgeschnitten werden muss. Nach verrichteter Arbeit muss das verwendete Material rapportiert, die Mitarbeiter und Ihre Stunden aufgeschrieben und alles dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

Dieser ganze Planungsaufwand kann natürlich von Hand in Kalendern oder Excel-Tabellen gemacht werden – was aber wiederum Zeit kostet, die besser in die Gartenarbeit investiert werden könnte. Wieso nicht einfach alles digital und zentral erfassen und sich auf das Wichtige konzentrieren?

Setzen Sie der Papierschlacht ein Ende

Es funktioniert nämlich einfacher: Mit der Unterhaltslösung von SORBA erfassen Sie wiederkehrende Arbeiten, erstellen automatisch Pflegepläne, Abrechnungen und vieles mehr – alles mit wenigen Klicks. Ihre Mitarbeiter erhalten die Einsatzpläne direkt auf ihr Tablet, auf dem sie eine Übersicht über den Auftrag inklusive wichtiger Informationen haben.

Auf dem Tablet befindet sich die ganze Wochenplanung für die jeweilige Gruppe. Mit einem Klick auf den anstehenden Auftrag erscheinen die anstehenden Arbeiten für die jeweilige Liegenschaft, inklusive verwendetem Material und benötigten Maschinen. Das macht das Beladen am Morgen einfach: Kurzer Blick aufs Tablet, einladen und losfahren.

Nach vollendeter Arbeit wird das Material im Rapport vom Mitarbeiter hinterlegt, die erledigte Arbeit und Arbeitsstunden aufgeschrieben und der Rapport abgesendet – fertig. Der Rapport ist nun direkt im Büro verfügbar, wo er zur Kontrolle bereitliegt. Es muss nicht mehr nach Papier-Rapporten gesucht werden, da sie nun digital erfasst werden und nicht verloren gehen.

Von der zentralen Aufgabenplanung zum digitalen Rapport

Bild: Aufbau Unterhaltsmodul von mySORBA

Doch nun der Reihe nach: Wie sieht der ganze Prozess in mySORBA aus?

Im Unterhaltsmodul in mySORBA erhalten Sie eine umfangreiche Übersicht über alle erfassten Liegenschaften, die zugeordneten Projekte und die dazugehörigen Arbeiten. Es können einfach neue Liegenschaften erfasst und die dazugehörigen Arbeiten geplant werden.

Interessant dabei ist die Planung der Arbeiten: Neben der Einstellung des Intervalls kann die Verrechnungsart gewählt werden, der Preis pro Arbeitseinheit und das Zeitfenster des Auftrags. Die Arbeiten können nun per Drag-and-Drop direkt in den Kalender des jeweiligen Mitarbeiters oder der jeweiligen Arbeitsgruppe gezogen und so eingeplant werden.

Der Gruppenleiter erhält damit den Einsatzplan direkt auf sein Tablet, wo er Detailinformationen zu den einzelnen Terminen einsehen kann.

Bild: iPad Ansicht der Rapporte und fällige Arbeiten

Er sieht alle Informationen zu den anstehenden Aufträgen, die benötigten Materialien und Maschinen auf einen Blick. Die vor Ort zu erledigenden Aufgaben können nach Erledigungsgrad sortiert und direkt rapportiert werden.

In den Rapport fliessen anschliessend die erledigten Aufgaben, das Personal, das Material und die Maschinen ein und generieren einen übersichtlichen Rapport. Dieser Rapport kann mit zusätzlichen Kommentaren oder Bildern ergänzt werden, damit kann der Einsatz dokumentiert oder allfällige Zwischenfälle vermerkt werden. 

Vom Garten ins Büro in 1 Sekunde

Nach Abgabe des Rapports erscheint dieser direkt im Büro in mySORBA, wo er nun kontrolliert werden kann. Nach erfolgter Kontrolle und Verbuchung kann aus dem Rapport mit wenigen Klicks die Rechnung erstellt werden. Es ist auch möglich, allfällige Rabatte in diesem Bereich hinzuzufügen.

Wenn die Rechnung fertig bearbeitet wurde, ist sie bereit für den Druck und Versand. Das geschieht mit einem Klick, worauf die Rechnung automatisch mit Ihrem Firmenlogo und den dazugehörigen Daten versehen wird.

Wie Sie sehen, erleichtert und verschlankt SORBA den Prozess der wiederkehrenden Arbeiten um ein vielfaches. Noch nie war es effizienter, wiederkehrende Arbeiten zu erfassen und zu planen.

Wenn Sie einen tieferen Einblick in die Funktionsweise dieser Anwendung haben möchten, haben wir für Sie ein Video erstellt, welches Sie Schritt für Schritt durchführt.

Blick in die Praxis

Maibach Gartenbau GmbH

Erfahren Sie aus erster Hand, was unsere Kunden vom Unterhaltsmodul denken. In diesem Video berichtet Herr Nicolas Liechti, Geschäftsführer und Inhaber der Maibach Gartenbau GmbH in Safnern (BE) von seinen Erfahrungen mit dem mobilen Unterhaltsrapport.

Einer der Gründe, wieso er das Unterhaltsmodul von SORBA verwendet, ist die zentrale Datenablage.
"Früher hat man alles schnell auf einen Zettel geschrieben," sagt Herr Liechti. Das ist nicht nur ineffizient, ihm fehlte auch der Einbezug der Mitarbeitenden.

Auf diesem Weg war nur der Chef über alle Vorgänge im Bilde, die Mitarbeitenden mussten also viele Vorgänge über ihn regeln.

Der nächste Schritt war also klar: Eine neue Lösung musste her. Mit SORBA konnte er dieses Wissen zentral übertragen. Nun hat jeder Mitarbeiter vor Ort alle Informationen, um den Auftrag kundengerecht umzusetzen und der Chef ist entlastet. Bei dieser Motivation dauerte es nicht lange, bis alle die neue App beherrschten und begeistert waren, Teil dieser Modernisierung zu sein. Heute ist das Modul fester Bestandteil des Arbeitsalltags und kann nicht mehr weggedacht werden.

Diebold & Zgraggen Gartenbau AG 

Ein weiteres Beispiel für eine erfolgreiche Umsetzung liefert die Diebold & Zgraggen Gartenbau AG.

„Früher wusste der Chef wann und wo eine Arbeit gemacht werden musste. Wenn er weg wäre, ginge dieses Wissen verloren.“
Fabian Meier, Stv. Geschäftsführer und Abteilungsleiter Unterhalt bei der Diebold & Zgraggen Gartenbau AG, bestätigt diesen Vorteil:

„Der Chef leert seinen Kopf und überträgt sein ganzes Wissen ins Programm hinein. Das war für mich eine grosse Erleichterung.“

Dank der digitalen Planung können alle spezifischen Anforderungen eines Kunden im Programm nachgeschaut werden.

"Ich habe heute jederzeit den Überblick über die offenen und anstehenden Arbeiten, und jeder im Büro verfügt über die gleichen Informationen. Dank dieser zentralen Datenablage hat die Transparenz und Effizienz in unserem Betrieb deutlich zugenommen." fasst Herr Meier zusammen.

👉 Möchten Sie mehr über unser Unterhaltsmodul erfahren? Lassen Sie sich von unseren Experten beraten und starten Sie mit der digitalen Planung!