QR-Rechnung: Die digitale Zukunft des Zahlungsverkehrs

03.04.20 10:51

Sind Sie es leid, die unendlich lange Referenznummer der Einzahlungsscheine abzutippen, nur um festzustellen, dass Sie irgendwo eine Zahl vergessen haben? Das alles wird ein Ende haben. Mit der QR-Rechnung will SIX [Swiss Infrastructure and Exchange] den Schweizer Zahlungsverkehr nicht nur digitalisieren, sondern auch weitestgehend harmonisieren. Ab dem 30. Juni 2020 beginnt die Übergangsfrist, in der sowohl QR-Rechnungen als auch die orangen/roten Einzahlungsscheine verwendet werden können. Von da an sollten Sie bereit sein und mit QR-Rechnungen arbeiten können, da die ersten Firmen diese Möglichkeit bereits nutzen werden. Die neue QR-Rechnung, die alle wichtigen Informationen enthält, wird in Zukunft alle heutigen Varianten von Einzahlungsscheinen ablösen.

Aber was sind QR-Rechnungen überhaupt? Wie bereiten Sie sich auf diese Umstellung vor? Welche Geräte können Sie für das Scannen nutzen? Und wie unterstützt Sie SORBA dabei?


swissqrcode_beispiel

Bild: Muster einer QR-Rechnung

QR-Rechnung: Was ist das?

Die aufgedruckten Informationen sowie auch der Swiss QR-Code in der QR-Rechnung bilden den Zahlteil auf der rechten Seite und kommen neu im Format A6 daher. Die QR-Rechnung erfüllt vollumfänglich die Regelung der Anforderungen im Zusammenhang mit der revidierten Geldwäschereiverordnung und eignet sich für die Rechnungsstellung in CHF und in EUR.

Neu können Rechnungen auf ein herkömmliches, weisses, perforiertes Papier gedruckt werden. Die Rechnung besteht dabei aus einem Empfangsschein und einem Zahlteil. Im Empfangsschein sind die Informationen des Rechnungsstellers, des Rechnungsempfängers und der Rechnungssumme enthalten. Der Zahlteil verfügt über den QR-Code, der die Referenznummer ersetzt und alle wichtigen Daten enthält. Markant ist bei der QR-Rechnung das Schweizer Kreuz, welches als Erkennungsmerkmal dient. In diesem Swiss QR-Code sind alle wichtigen Informationen enthalten.

Damit die Rechnung auch analog – also beispielsweise bei der Post – bezahlt werden kann, sind alle relevanten Informationen wie bisher üblich schriftlich festgehalten. Neu ist aber die elektronische Erfassung, die via Smartphone dank der myQR-Scan App von SORBA, einem Lesegerät wie dem PayEye oder dem Swiss QR Reader möglich ist und eine Überweisung direkt möglich macht. Die manuelle Erfassung oder nachträgliche Ergänzung der Daten entfällt, kann jedoch dank der Informationen in lesbarer Form aber trotzdem noch vorgenommen werden.

Uebergangsfrist-QR Rechnung

Bild: Übergangsfrist Implementierung QR-Rechnung (Quelle: Payment Standards)

Die Übergangsfrist beginnt ab dem 30. Juni 2020. Ab diesem Datum können QR-Rechnungen und auch die orangen/roten Einzahlungsscheine parallel verwendet werden. Die Rechnungsempfänger müssen in der Lage sein, QR-Rechnungen ab dem 30. Juni 2020 einzulesen.

Ihre Vorteile: Vieles kommt dazu, nichts fällt weg

Generell ist die Einführung der QR-Rechnung ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung. Dies ermöglicht eine effizientere Zahlungsabwicklung und Zahlungsüberwachung, da nicht mehr alles manuell übertragen werden muss, weniger Fehler entstehen und der Zahlungsverkehr komplett automatisiert wird. Dies führt ausserdem zu einer besseren Datenqualität, denn die Daten können präziser und in einer standardisierten Form verarbeitet werden. Für Rechnungsempfänger bietet die QR-Rechnung den Vorteil der vereinfachten Rechnungsverarbeitung, denn der geringe manuelle Aufwand spart Zeit und Geld. Zudem können nebst der digitalen Zahlung auch Zahlungen am Postschalter vorgenommen werden. Der Rechnungssteller hingegen profitiert von der elektronischen Übermittlung aller Informationen. Darüber hinaus braucht er neu keine vorgedruckten Einzahlungsscheine mehr, sondern kann sich eines weissen, perforierten Blattes bedienen. Weitere Informationen und Vorteile erhalten Sie auf der offiziellen Seite von SIX.

mySORBA ist bereit!

Schon vor einiger Zeit hat die SORBA mit der Implementierung der QR-Rechnung in die SORBA Software begonnen. Ab der Version 20.1.9 ist die Verarbeitung der QR-Rechnung möglich.

QR-Rechnung in Ihrer Debitorenbuchhaltung implementieren

Mit der neuen QR-Rechnung arbeiten Sie effizienter und schneller. Die Umstellung benötigt ein paar Anpassungen, welche Sie zum Teil bereits selber vorbereiten und vornehmen können. Sobald einmal die QR-Rechnung in Ihrer Debitorenbuchhaltung integriert ist, profitieren Sie von dieser Umstellung.

Was ändert sich und was muss eingestellt werden: 

  1. Bankenstamm muss in mySORBA neu eingelesen werden
  2. QR-IBAN in der Firmenzahlstelle anpassen
  3. Drucklayout anpassen: das Drucklayout des Zahlteils kann Ihnen einer unserer Aussendienstmitarbeiter gerne einrichten. Melden Sie sich direkt unter support@sorba.ch.

Wenn Sie mehr Informationen über die Änderungen und Umstellungen möchten, lesen Sie unseren Help Center Artikel.Zum Help Center

Gerne unterstützen wir Sie bei der Umstellung und bieten Ihnen ein "Rundum Sorglos"-Paket an. Bestellen Sie heute Ihr "Rundum-Sorglos"-Paket für die QR-Rechnung:

Zum "Rundum-Sorglos"-Paket

 

Einlesen von QR-Rechnung in Ihrer Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenrechnungen können mit 3 verschiedenen Hilfsmitteln bzw. Geräten eingelesen werden. Diese drei Geräte werden von mySORBA unterstützt. Zuerst müssen Sie jedoch die QR-IBAN den Lieferantenzahlstellen zuweisen, damit die Rechnung richtig verbucht wird.

Gerne stellen wir Ihnen 3 Hilfsmittel vor, mit denen Sie QR-Rechnungen einscannen können. Wir haben für Sie ausserdem ein Video erstellt, in welchem Sie die Geräte in Verwendung sehen und weitere Informationen zur QR-Rechnung erhalten. Folgende Geräte stehen zur Auswahl:

  • myQR-Scan App (kostenlose App von SORBA für Android und Apple)
  • PayEye
  • Swiss QR Reader

myQR-Scan App: kostenlose App von SORBA

QR-Rechnung iPhone myQR-Scan App

In Ihrem Kreditorenmodul von mySORBA erscheint ein QR-Code, wenn Sie im Fenster "QR-Rechnungen verwalten" auf "Gerät verbinden" klicken. Über diesen QR–Code kann die App mit Ihrer mySORBA Domain verbunden werden. Dies ist nötig, damit die gescannten Rechnungen nachher in Ihrem mySORBA erscheinen. Die Rechnungen können dann bequem mit dem Mobiltelefon gescannt und in der Kreditorenbuchhaltung weiterverarbeitet werden. Die Daten der Rechnungen werden direkt in mySORBA übertragen. Der grosse Vorteil dieser App ist, dass Sie kein zusätzliches Gerät beschaffen müssen und die Rechnung direkt übertragen wird. Die App finden Sie im Appstore und im Playstore.

 

Bild: Screenshot myQR-Scan App

Payeye

Mit dem PayEye lassen sich QR-Rechnungen einlesen. Die wichtigen Daten werden gescannt und direkt ins E-Banking oder in mySORBA übertragen. Der PayEye kann via USB-C, Bluetooth oder WiFi verbunden und mit dem Einsatz der optionalen Dockingstation kann der PayEye kabellos benutzt werden. Zur Verwendung wird noch ein externer Treiber benötigt, den Sie auf dieser Seite herunterladen können

Sie können PayEye auf folgenden zwei Seiten bestellen: CREALOGIX oder Digitec

QR-Scanner

Bild: Swiss QR-Reader (links) und Payeye (rechts)

Swiss QR-Reader

Der Swiss QR Reader ist ebenso für das Erfassen der neuen QR-Rechnung geeignet. Zusätzlich mit dem Autosense-Ständer wird die Strichcodelesung automatisch und bequem ausgelöst.

Sie können Swiss QR Reader auf folgender Seite bestellen: Strichcode-Shop

Was ändert sich in der Visumskontrolle von SORBA?

Die QR-Rechnung kann eingescannt (am besten mit der myQR-Scan App) oder direkt als PDF im Posteingangsordner abgelegt werden (Scan Client). Die Rechnung erscheint direkt in der Visumskontrolle und kann weiterverarbeitet werden.

Visumskontrolle

Bild: Einsatz der QR-Rechnung in der Visumskontrolle von mySORBA

Die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs betrifft alle Konsumentinnen und Konsumenten, KMUs und Banken. Sie ist somit weitreichend, aber nicht komplex in der Anwendung und bringt dennoch zahlreiche Vorteile mit sich: die verbesserte Datenqualität, die vereinfachte Rechnungsverarbeitung und das Vorbeugen von Fehlern sind nur einige davon. Sollten Sie ab Ende Juni 2020 noch nicht bereit sein, können Sie bis zum Ende der Übergangsfrist – welche noch nicht definiert worden ist – mit den QR-Rechnungen umgehen wie bisher mit den Einzahlungsscheinen. Nach der Übergangsfrist wird es jedoch keine alten Einzahlungsscheine mehr geben, weshalb es lohnenswert ist, sich bereits frühzeitig mit der Umstellung zu befassen. Sollten Sie noch Fragen haben, können Sie sich mit uns in Kontakt setzen. Wir beraten Sie gerne!

 

Wir haben für Sie noch ein Video erstellt, das Ihnen einen Überblick über die Funktionen der neuen QR-Rechnung geben soll und die 3 Geräte in Aktion zeigt!

Haben Sie noch Fragen? Unser Service Desk steht zu Ihrer Verfügung!

Jetzt kontaktieren!

Quellen:

https://www.paymentstandards.ch/de/home/roadmap/payment-slips.html

https://www.paymentstandards.ch/dam/downloads/ig-qr-bill-de.pdf

https://www.paymentstandards.ch/de/home/roadmap.html

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