Bundesordner und Stundenlisten sind passé

05.09.18, 16:17

Unser geschätzter Kunde Remo Bischofberger der R. Bischofberger AG, Gipsergeschäft berichtet in einem Artikel der letzten applica über die Vorteile und Nutzung von mySORBA für Gipser. Wir danken ihm für diesen wertvollen Beitrag und sein Lob.

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Eine Betriebssoftware anzuschaffen, lohnt sich für alle, auch kleinere Betriebe. Davon ist Remo Bischofberger, Stuckateurmeister und Geschäftsführer des gleichnamigen Familienbetriebs überzeugt. Er hat zusammen mit dem Anbieter eine auf sein Geschäft zugeschnittene Lösung entwickelt. Diese erleichtert nicht nur die Administration, sondern auch die Arbeit auf dem Bau. Remo Bischofberger kennt Gipserfirmen, die mit zehn verschiedenen Computerprogrammen arbeiten. «Da bekäme ich Vögel», sagt der 36-Jährige. Das bedeute zehn verschiedene Supporter und zehn verschiedene zu bezahlende Rechnungen. «Das ist in der Anschaffung zwar günstiger, im Unterhalt aber sicher viel teurer als unsere Lösung», sagt er. Deshalb hat der Stuckateurmeister und Geschäftsführer der R. Bischofberger AG in Mettmenstetten ZH zusammen mit einem Softwareanbieter eine IT-Komplettlösung erarbeitet. Das Unternehmen wickelt von der Auftragserfassung und der Projekteröffnung über die Ressourcenplanung und die Arbeitserfassung bis zur (Lohn-)Buchhaltung alles mit der gleichen Software ab. «Das ist sehr übersichtlich, man vergisst viel weniger und hat jederzeit den Überblick über alle Projekte», sagt Bischofberger.

Rechnungen per Smartphone visieren

Ein Beispiel für das Funktionieren der IT-Lösung: Die Rechnungen (Kreditoren) erhalten alle ein «Märkli» mit den nötigen Informationen. Sie werden bündelweise mit dem Scanner ins System eingelesen, wo eine Nachbearbeitung möglich ist, bevor die Daten zur Verarbeitung zum Softwareanbieter gehen, bei dem der Server ausgelagert ist. Anhand der DSR-Nummer erkennt das Programm automatisch, um welche Rechnung es sich handelt. Es macht einen Vorschlag, auf welche Baustelle die Rechnung gebucht werden soll. Die Buchhaltung der Gipserfirma bestätigt oder ändert, dann wird der Betrag verbucht und die Rechnung erscheint via Modul Visumskontrolle auf dem Smartphone von Bischofberger. «Wenn ich gerade irgendwo warten muss, kann ich die Rechnungen kontrollieren und freigeben. Wenn etwas nicht stimmt, kann ich das elektronisch notieren», erklärt der Geschäftsführer.

Schnelle Buchhaltung

Wenn alles in Ordnung ist, die Rechnung auf ein Projekt und einen Lieferanten abgelegt ist, geht sie in die Finanzbuchhaltung. Muss Bischofberger eine Rechnung suchen, kann er das auf zwei Wegen, via Lieferant oder via Projekt, machen. «So sind wir sehr schnell in der Buchhaltung. Wir brauchen eigentlich keine Bundesordner mehr.» Die Mitarbeitenden auf den Baustellen merkten spätestens, als sie ein Tablet in die Hand gedrückt bekamen, dass bei der R. Bischofberger AG ein neues Zeitalter angebrochen war. Mit dem Tablet sehen sie auf der Baustelle ihren Auftrag und ob dieser in Akkord, Ausmass oder Regie ausgeführt wird. Muss eine im Auftrag nicht erwähnte Arbeit gemacht werden, kann der Gipser diese selber erfassen und aufteilen in Akkord und Regie. Hinterlegt sind auch die Materialkataloge mit den Einkaufs- und Verkaufs preisen. Die Baustellenleiter suchen via Tablet Material aus, die Zentrale verbucht es, worauf das System einen Regierapport erstellt und dem Baustellenleiter automatisch übermittelt. Dieser kann die Sache mit dem Bauleiter besprechen, falls nötig einzelne Posten ändern und den Rapport zurückschicken. Die definitive Version wird sogleich fakturiert. Praktisch ist auch, dass die Gipser vor Ort Fotos machen und dem jeweiligen Projekt zuordnen können. «Das machen wir oft, denn Bilder sagen mehr als Worte», sagt Bischofberger. Am Abend erstellen die Mitarbeitenden online einen Tagesrapport, der automatisch an die Zentrale weitergeleitet und auf die einzelnen Objekte verbucht wird. Das ist viel effzienter als die alte Methode mit der Ende Woche zu erstellenden Stundenliste. «Wenn eine Baustelle fertig ist, kann ich alle Rapporte rauslassen und sehe für jeden Tag detailliert, wer was, wo und wie lange gearbeitet hat», sagt Bischofberger. Gekoppelt ist die Stundenerfassung mit der Finanz- und der Lohnbuchhaltung.

Jederzeit den Überblick über alles

Der Geschäftsführer kann auch zu jedem Zeitpunkt eine Übersicht über jedes Projekt rauslassen. Wie nützlich diese ist, hängt davon ab, wie sorgfältig die Mitarbeitenden den Tagesrapport ausgefüllt haben. Für den Geschäftsführer ist klar: «Die genaue Eingabe und deren Kontrolle sind entscheidend.» Grosse Schulungen brauche es allerdings nicht. Die R. Bischofberger AG schulte ihre Gipser in zwei je einstündigen Teamsitzungen. Die Akzeptanz für die Betriebssoftware ist gross unter den Mitarbeitenden. «Auch die über 50-Jährigen haben tipptopp mitgemacht», erzählt der Chef. Allerdings hat er praktisch nur Schweizer und Deutsche im Betrieb, die kein Problem mit der Sprache haben. Die Tablets können auch auf Italienisch umgeschaltet werden. Und der Mitarbeiter, der aus Osteuropa stammt, füllt den Tagesrapport unter Zuhilfenahme des Kollegen aus, mit dem er immer zur Arbeit fährt. Selbstverständlich gibt es auch zwei, drei Mitarbeitende, bei denen nicht alles nach Wunsch funktioniert. Dazu meint Bischofberger: «Das hat nichts mit dem System zu tun. Es sind die Gleichen, bei denen es schon früher mit der administrativen Stundenerfassung nicht geklappt hat.»

Viele verschiedene Module

Die R. Bischofberger AG verwendet Software-Module für:

■ Projektverwaltung inklusive Dokumentenverwaltung und Briefvorlagen

■ Mobile Rapportierung (Arbeitszeiterfassung und Stundenkontrolle)

■ Ressourcenplanung

■ Buchhaltung (Lohn, Finanzbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenmanagement)

■ Visumskontrolle (Digitalisierung der Rechnungen)

Es gäbe noch weitere Möglichkeiten. Es ist zum Beispiel möglich, das Ausmass online zu machen, Pläne einzulesen, die Lagerbuchhaltung und das Inventar zu integrieren und vieles mehr. Diese Module seien eher nützlich für grössere Gipserunternehmungen, meint Bischofberger.

Nur das, was man braucht

Für den Geschäftsführer ist klar: «Man muss vor der Anschaffung eines solchen Systems immer genau überlegen, was man braucht und was nicht.» Wenn man unzählige Möglichkeiten habe, zum Beispiel für Vorkalkulationen, dann verbringe man plötzlich zu viel Zeit am Computer. Das sei gefährlich, denn ein Gipser unternehmen verdiene sein Geld nicht mit am PC erstellten Statistiken, sondern mit «Metern, die wir draussen machen». Dennoch empfehlt Remo Bischofberger jedem Gipserbetrieb, sich eine solche Software anzuschaffen. Gerade auch für kleine Unternehmen lohne sich die Investition: «Da ist der Unternehmer selber in den Hosen auf dem Bau, sonst geht es nicht auf. Die Administration muss daher schlank sein.»

Text: Raphael Briner Bilder Janine Küffer von der applica 18.08.2018

Séverine Gremper

Verfasst von Séverine Gremper

Habe immer etwas Kreatives im Kopf wie zum Beispiel meine Leidenschaft für Kirigami, eine Papier-Schneidekunst aus Japan, die ich für Grusskarten nutze. Wenn ich nicht bastle bin ich meistens mit dem Rennvelo unterwegs.

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