Hanspeter Niederhauser ist seit rund 20 Jahren bei der Firma Cäsar Bay AG in Konolfingen. Als Verantwortlicher für Kalkulation, Arbeitssicherheit und zuständiger für die firmeninterne IT hat er SORBA eingeführt, vor kurzem auch neu das Einkaufsmodul. Nun berichtet er von seinen Erfahrungen und gibt Auskunft zur effizienten und zeitsparenden Nutzung des Moduls.
Zur Firma Cäsar Bay AG
Im Jahre 2013 feierte die traditionsreiche Bauunternehmung ihr 111-jähriges Bestehen. Der aktive Tätigkeitsbereich befindet sich schwerpunktmässig im Dreieck Bern, Thun und Langnau. Angeboten werden diverse Tätigkeiten, welche Hochbau, Tiefbau, Umbau und diverse Spezialdienstleistungen betreffen, was eine grosse Palette an Aktivitäten beinhaltet. Dieser vielfältige Tätigkeitsbereich wird von rund 120 Mitarbeitenden bedient. Die Unternehmung mit mittlerweile mehr als einem Jahrhundert Erfahrung geht aber auch mit der Zeit: Durch die Einführung einer digitalen Softwarelösung konnten Prozesse optimiert und viel Zeit gespart werden.
Die Papierflut und die Suche nach passendem Material
Damit die Kalkulation einer Offerte die realen Preise möglichst gut widerspiegelt, sind aktuelle Preise notwendig. Wenn nun - vor allem bei Grossprojekten - Material von unzähligen Lieferanten angefragt werden muss, wird eher mit Schätz- und Erfahrungswerten als mit real offerierten Werten gearbeitet.
"Es war relativ zeitraubend in der Kalkulation für sämtliche Artikel aktuelle Preise aufzutreiben."
Das kann im Endeffekt die Marge drücken, je nachdem, ob zu hoch oder zu tief kalkuliert wurde. Neben ungenauer Kalkulation sind die Anfragen an sich ein wesentlicher Faktor, der viel Zeit in Anspruch nimmt. Anfragen müssen versendet und anschliessend wieder in die Kalkulation übertragen werden. Von Hand braucht es einiges an Zeit, die sicher sinnvoller eingesetzt werden kann.
"Bei einer normalen Offerte ging sofort eine viertel- / halbe Stunde verloren."
Herr Niederhauser spricht aus Erfahrung, der Anfrageprozess ist sehr zeitintensiv. Je grösser die Offerte ist, desto mehr Zeit fliesst in diesen Prozess. Wie kann man das Ganze also beschleunigen?
Digitale Materialanfrage mit dem Einkaufsmodul
Mit dem SORBA Einkaufsmodul fallen für Herr Niederhauser einige Zwischenschritte weg, die vorher der Kalkulation im Weg standen. Das Einkaufsmodul ist vollständig in die Gesamtlösung von SORBA integriert, weswegen keine Medienbrüche mehr anfallen. Er muss also nicht zwischen Programmen und schon gar nicht zwischen verschiedenen Medien - wie Papier und PDF - wechseln, sondern hat alle Daten an einem Ort, in einem Programm.
Bild: Vergleich Anfrageprozess
Die Anfrage funktioniert mit wenigen Klicks und kann unkompliziert an den ausgewählten Lieferanten übermittelt werden. Auch der Aufwand des Lieferanten mindert sich: Durch die Integration ins ERP-System des Lieferanten können Offerten schneller bearbeitet werden, da kein Medienbruch anfällt. Die angefragten Positionen können mit den dazugehörigen Preisen befüllt und gleich darauf zurück übermittelt werden. Zurück im SORBA können die offerierten Preise übernommen werden, sodass der Kalkulation nichts mehr im Wege steht.
"Der Austausch mit dem Lieferanten wird von mir aus gesehen besser."
Aus Herr Niederhausers Sicht hat sich der Austausch mit dem Lieferanten verbessert, da die schnelle Erstellung und Übermittlung der Anfragen dazu führen, dass Ihm der Lieferant auch Positionen offerieren kann, welche er in der Offertphase vergessen oder noch nicht eingeplant hat. Wenn das Projekt realisiert werden soll, können die offerierten Materialien direkt in mySORBA mit einem klick bestellt werden. Projekte kalkulieren und planen war noch nie so einfach.
Installation und erste Nutzung
Nachdem das Modul vom SORBA Aussendienst installiert und getestet wurde, bekamen Herr Niederhauser und sein Team eine halbstündige Schulung, nach welcher das Programm gleich eingesetzt wurde.
"... und von da an waren wir scharf und brauchen es jeden Tag."
Da das Einkaufsmodul eine Erweiterung der mySORBA-Lösung ist, fügt es sich nahtlos in das System ein und profitiert von der gleichen Datenbasis.
Zusammengefasst profitiert Herr Niederhauser und die Cäsar Bay AG von folgenden Vorteilen des SORBA Einkaufsmoduls:
- Schnellere und genauere Kalkulation durch firmenspezifische Preise
- Zeitersparnis bei Materialanfragen für Offerten
- Keine Medienbrüche von Papier zu PC und umgekehrt
- Alle Informationen an einem Ort, in einem Programm
Besten Dank an Hanspeter Niederhauser und die Cäsar Bay AG für das freundliche Interview!
Falls auch Sie mehr über die Einkaufslösung von SORBA erfahren möchten, finden Sie auf unserer Webseite ausführlichere Informationen. Natürlich beraten wir Sie auch gerne persönlich oder demonstrieren unsere Softwarelösungen, senden Sie uns jederzeit eine Anfrage!
