Weniger Aufwand, mehr Nachweis: Automatische Reisezeit-Berechnung im Tagesrapport

Die Erfassung der täglichen Arbeitszeiten und Tätigkeiten auf der Baustelle ist essenziell für eine lückenlose Dokumentation. Doch die manuelle Erstellung eines Tagesrapports ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Vor allem die Berechnung der Reisezeiten nach LMV (Landesmantelvertrag) stellt viele Bauunternehmen vor Herausforderungen. Digitale Lösungen wie myRapport mit automatischer Reisezeiterfassung über Google Maps bieten eine effiziente Alternative. Sie reduzieren den administrativen Aufwand erheblich, verbessern die Nachweisführung und sorgen für eine exakte Verrechnung.

Warum ein digitaler Tagesrapport unverzichtbar ist

Von der Zettelwirtschaft zur digitalen Erfassung

Früher wurden Tagesrapporte oft noch handschriftlich oder mit Excel-Listen erstellt. Vorarbeiter mussten Arbeitszeiten, Materialverbrauch und Maschinenlaufzeiten manuell eintragen – ein aufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Hinzu kam der Medienbruch: Lieferscheine von externen Lieferanten mussten separat erfasst, Abwesenheiten und Zulagen mühsam berechnet werden. Digitale Lösungen ermöglichen eine automatische und direkte Erfassung aller relevanten Daten – von der Anwesenheit über den Materialeinsatz bis zur Reisezeit.

Welche Daten können im Tagesrapport erfasst werden?

Ein Tagesrapport kann mehrere Gattungen enthalten:

• Personal: Erfassung der anwesenden Mitarbeitenden, inklusive Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten sowie Zuschläge für Überstunden, Nacht- und Wochenendarbeit.
• Inventar: Laufzeiten von Maschinen und Geräten, GPS-basierte Standortnachweise und Nutzungszeiten zur besseren Kontrolle und Nachweisführung.
• Material/ Fremdleistungen: Verbrauchte Baumaterialien, Fuhren oder Dienstleitungen von Subunternehmern. Durch digitale Erfassung können Lieferanten Lieferscheine direkt im System hinterlegen (entweder per Foto oder direkt online auf dem Tablet erhalten), was die manuelle Eingabe überflüssig macht.

Herausforderungen bei der manuellen Erfassung

Die manuelle Erstellung eines Tagesrapports birgt zahlreiche Fehlerquellen: vergessene Einträge, falsche Zeiten oder verlorene Belege. Insbesondere die Berechnung der Reisezeiten nach LMV ist kompliziert, da verschiedene Faktoren wie Arbeitswege, Mittagspausen oder Fahrgemeinschaften berücksichtigt werden müssen. Dies führt oft zu Unklarheiten und einem hohen administrativen Aufwand in der HR-Abteilung.

Ein weiteres Problem ist die Erfassung von Regiearbeiten. Wenn diese nicht direkt und vollständig im Tagesrapport dokumentiert werden, kann es passieren, dass nachträgliche Nachweise fehlen oder fehlerhaft sind. Dadurch gehen wertvolle Arbeitsstunden verloren, die eigentlich verrechnet werden könnten.

Ohne eine zeitnahe und digitale Erfassung fehlt oft die Beweisgrundlage, was dazu führt, dass Regiearbeiten nicht oder nur teilweise in Rechnung gestellt werden können. Eine digitale Lösung sorgt hier für mehr Transparenz und eine lückenlose Abrechnung.

Automatische Reisezeiterfassung – zwei Varianten

Automatische Berechnung von Arbeitswegen nach LMV

Laut LMV müssen Bauunternehmen die Reisezeit ihrer Mitarbeitenden anteilig vergüten. Mit einer digitalen Lösung wird der Arbeitsweg automatisch erfasst und entsprechend den vertraglichen Vorgaben berechnet. Die korrekten Werte werden direkt in die Stundenkarte übernommen.

1) Automatische Berechnung basierend auf einer festen Strecke (Büro/Magazin – Baustelle)

Eine einfache Lösung besteht darin, die Strecke zwischen Büro oder Magazin und der Baustelle als Referenz im Projekt hinterlegt zu haben. Die Software erkennt anhand der Projektinformationen:
✅ Wie weit ist die Baustelle vom Büro entfernt?
✅ Gibt es eine Mittagspauschale, die angerechnet werden muss?

Auf dieser Basis kann die Reisezeit automatisch in die Stundenkarte übernommen werden. Falls laut LMV ein Teil der Fahrzeit vom Mitarbeitenden selbst getragen werden muss (z. B. eine halbe Stunde Eigenanteil), wird dies direkt bei der Berechnung berücksichtigt. Ebenso wird eine mögliche Mittagszulage automatisch erfasst.

2) Flexible Berechnung für variierende Anfahrtswege

Nicht jede Baustelle wird von allen Mitarbeitenden auf derselben Route erreicht. Manche fahren direkt von zu Hause zur Baustelle, andere über das Magazin oder einen Sammelplatz. Diese individuelle Erfassung ist manuell kaum umsetzbar – Google Maps ermöglicht hier eine flexible Berechnung:

✅ Das System erkennt automatisch, von wo aus der Mitarbeitende gestartet ist
✅ Es berechnet die genaue Wegstrecke und Fahrzeit für jede Person
✅ Es berücksichtigt, ob jemand Fahrer oder Mitfahrer war, da für Fahrer oft andere Regelungen gelten

Diese Lösung sorgt für eine maximale Genauigkeit bei der Abrechnung der Reisezeiten und bietet eine rechtssichere Grundlage für HR und Lohnbuchhaltung. Gleichzeitig reduziert sie Unklarheiten bei den Mitarbeitenden, da der Weg transparent und nachvollziehbar erfasst wird.

Mit der automatischen Reisezeiterfassung entfällt das manuelle Eintragen von Fahrzeiten. Google Maps ermittelt die exakte Strecke und Dauer der Arbeitswege, wodurch der Tagesrapport präziser und zuverlässiger wird. Mitarbeitende müssen keine Schätzungen mehr abgeben, und die Berechnungen basieren auf realen Daten.

Die Vorteile der digitalen Arbeitsweg-Berechnung

Weniger Verwaltungsaufwand für Vorarbeiter und HR

Durch die Automatisierung entfällt die mühsame manuelle Berechnung der Reisezeiten. Die erfassten Daten werden direkt in die Stundenkarte übernommen, wodurch HR-Abteilungen und Vorarbeiter bis zu 60 % Zeit einsparen.

Exakte Nachweise für Regiearbeiten und Verrechnungen

Regiearbeiten können direkt im Tagesrapport erfasst und vom Kunden auf einem Tablet unterschrieben werden. Dies ermöglicht eine sofortige Dokumentation und Rechnungsstellung, wodurch Bauunternehmen schneller und transparenter abrechnen können.

Transparente Arbeitszeiten und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Durch die automatische Erfassung der Arbeits- und Reisezeiten werden gesetzliche Vorgaben zuverlässig eingehalten. Unternehmen vermeiden so Verstösse gegen Arbeitszeitregelungen und sichern sich gegenüber Mitarbeitenden und Behörden ab.

Praxisbeispiel: Wie Bauunternehmen Zeit und Kosten sparen

60 % weniger Aufwand durch digitale Prozesse

Ein Bauunternehmen mit fünf Mitarbeitenden kann durch digitale Zeiterfassung rund 60 % des administrativen Aufwands einsparen. Die automatische Berechnung reduziert Nachbearbeitungen und minimiert Fehler.

Direkte Integration in den Tagesrapport mit myRapport

Mit myRapport werden alle erfassten Daten direkt in den Tagesrapport integriert und steht direkt im Büro zur Kontrolle bereit. Das bedeutet: kein doppeltes Erfassen, keine verlorenen Belege und eine nahtlose Verknüpfung mit der Lohnabrechnung.

Mehr Effizienz bei der Lohnabrechnung und Zuschlägen

Dank der automatischen Berechnung von Arbeitszeiten und Zuschlägen nach LMV entfällt die aufwendige manuelle Kontrolle. Das System berücksichtigt automatisch relevante Zuschläge und gewährleistet eine korrekte und faire Abrechnung.

Digitalisierung bringt mehr Kontrolle und weniger Aufwand

Warum sich die Investition in digitale Lösungen lohnt

Digitale Tagesrapporte sparen nicht nur Zeit, sondern sorgen auch für mehr Transparenz, exakte Nachweise und eine fehlerfreie Abrechnung. Unternehmen profitieren von besseren Planungsmöglichkeiten, geringeren Kosten und einer höheren Effizienz.

Jetzt auf digitalen Tagesrapport umsteigen und profitieren

Die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten und Reisewegen gehört der Vergangenheit an. Mit myRapport und der automatischen Reisezeiterfassung via Google Maps optimieren Bauunternehmen ihre Prozesse und reduzieren ihren administrativen Aufwand erheblich. Jetzt auf digitale Lösungen umsteigen und von einer effizienteren Arbeitsweise profitieren!

Der digitale Tagesrapport als Teil einer durchgängigen Gesamtlösung

Ein digitaler Tagesrapport ist nicht nur eine Erleichterung für die tägliche Erfassung auf der Baustelle – er ist auch der erste Schritt in einem nahtlosen digitalen Prozess, der sich durch das gesamte Bauunternehmen zieht.

✅ Arbeitszeiten werden direkt aus dem Tagesrapport in die Stundenkarte übernommen und fliessen ohne manuelle Nachbearbeitung in die Lohnabrechnung ein.
✅ Regiearbeiten werden unmittelbar dokumentiert und können direkt weiterverarbeitet werden – das sorgt für eine schnellere und genauere Verrechnung mit dem Kunden.
✅ Material- und Fremdleistungen sind direkt im System erfasst und stehen für die Projekt- und Kostenkontrolle zur Verfügung, was die Nachkalkulation verbessert.
✅ Die erfassten Daten gelangen automatisch in die Debitorenbuchhaltung, wodurch Rechnungen schneller und fehlerfrei gestellt werden können.

Durch diese vollständig digitale Prozesskette in der SORBA Gesamtlösung entfällt doppelte Arbeit, Fehlerquellen werden reduziert und Bauunternehmen sparen wertvolle Zeit und Kosten.