Am Donnerstag, dem 02.05.2019 haben wir zusammen mit Herrn Fabian Meier, Stv. Geschäftsführer und Abteilungsleiter Unterhalt der Diebold & Zgraggen eine Präsentation unseres Unterhaltsmoduls veranstaltet. Er gewährte uns und den zahlreich erschienen Zuhörern einen interessanten Einblick, wie er das SORBA Unterhaltsmodul einsetzt. Nachfolgend finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.
Den Anfang machte Séverine Gremper, Marketingverantwortliche bei SORBA. Sie erklärte den Aufbau und Prozess hinter dem Unterhaltsmodul, bevor dann Fabian Meier, Stv. Geschäftsführer und Abteilungsleiter Unterhalt bei der Diebold & Zgraggen Gartenbau AG, übernahm und seine spezifischen Erfahrungen darlegte. Er erzählte von früher, als alle Unterhaltsarbeiten auf einzelne Kundenkarten geschrieben und zentral an einem Ort abgelegt werden mussten. Das kostete enorm viel Zeit und Arbeitsaufwand. Mit dem Wechsel zum Unterhaltsmodul änderte sich das – die Zeit des mühsamen Aufschreibens und Archivierens war vorbei.
Alle Liegenschaften, Kundenverträge und angebotenen Arbeiten wurden ins Unterhaltsmodul übertragen und alle Beteiligten verfügen über die gleichen Informationen. „Der Chef leert seinen Kopf und überträgt sein ganzes Wissen ins Programm hinein. Das war für mich eine grosse Erleichterung.“ so Herr Meier. Den Liegenschaften werden Projekte untergeordnet. In den Projekten werden Arbeiten und Intervalle erfasst. Man kann sich das in etwa so vorstellen: Der Standardvorgang „Frühlingsdüngung“ beinhaltet folgendes: Einen Gärtner, ein Transportfahrzeug, einen Frühlingsdünger Typ 2, das jeweilige Werkzeug und den genauen Arbeitsablauf. Mit diesen klaren Anweisungen wird der Informationsfluss und die Rapportierung erheblich erleichtert und Unklarheiten werden vermieden.
Bild: Aufbau SORBA-Unterhaltsmodul
Früher fuhr man noch zweimal zur gleichen Liegenschaft, weil die Aufträge nicht gebündelt wurden. Nun können diese Arbeiten in den jeweiligen Projekten geplant und ein Intervall definiert werden. Somit erfolgt die Grobplanung automatisch für das ganze Jahr und die Feinplanung kann Woche für Woche im Kalender gemacht werden. Der grosse Vorteil: Diese Informationen sind für die Mitarbeitenden ersichtlich. „Früher wusste der Chef wann und wo eine Arbeit gemacht werden musste. Wenn er weg wäre, ginge dieses Wissen verloren“, laut Fabian Meier. Es können sogar noch spezifische Informationen hinterlegt werden, beispielsweise ein Plan der Anlage bei grösseren Liegenschaften oder dass hinter dem Apfelbaum von Frau Müller noch ein Haustier begraben liegt. „Wenn ich abwesend bin, wissen trotzdem alle was zu tun ist“, sagt Fabian Meier. So kann auch bei einem krankheitsbedingten Ausfall ein anderer Gärtner mit dem gleichen Wissenstand einspringen.
Diese geteilte Datenbasis erleichtert auch die Planung. So können alle spezifischen Anforderungen eines Kunden im Programm nachgeschaut werden, wodurch die Planung von mehreren Bauführern verteilt gemacht werden kann. Damit wird nicht mehr aus dem Bauchgefühl heraus geplant, sondern es kann durch die einheitliche Übersicht der anfallenden Projekte sauber geplant werden und bei allfälligen Terminkonflikten Termine verschoben werden.
Am Ende der Präsentation hat Herr Meier noch wertvolle Tipps für die Einführung des Unterhaltsmoduls gegeben und die Vorteile zusammengefasst. Ein aus seiner Sicht ein wichtiger Tipp stellt das Miteinbeziehen von Mitarbeitern am Anfang des Einführungsprozesses. Die Mitarbeiter der Diebold und Zgraggen Gartenbau AG wurden vor der Einführung des Unterhaltsmoduls über den Prozess informiert und konnten diesen mitgestalten. So war der Schulungsaufwand danach viel geringer. Eine weitere Empfehlung von ihm ist, genug Zeit für die Erfassung vom Arbeitsstamm und der Liegenschaften einzuplanen. Je genauer dieser Schritt durchgeführt wird, desto besser wird die Qualität und der Zeitgewinn bei der Planung, Rapportierung und Verrechnung der Unterhaltsarbeiten. "Ich habe heute jederzeit den Überblick über die offenen und anstehenden Arbeiten und jeder im Büro verfügt über die gleichen Informationen. Dank dieser zentralen Datenablage hat die Transparenz und Effizienz in unserem Betrieb deutlich zugenommen." fasst Herr Meier zusammen.
Wir danken Herr Meier von der Diebold & Zgraggen Gartenbau AG herzlich für die spannenden Einblicke!
